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CONDUIRE LE CHANGEMENT Nathalie Morand-Khalifa, Sylvie Dessolin-Baumann, Antoin

CONDUIRE LE CHANGEMENT Nathalie Morand-Khalifa, Sylvie Dessolin-Baumann, Antoine Laurent, Susan Vaillant, Isabelle Viel-Dworniczek, Anne Citeau-Berg A.D.B.S. | « Documentaliste-Sciences de l'Information » 2009/2 Vol. 46 | pages 52 à 62 ISSN 0012-4508 Article disponible en ligne à l'adresse : -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- https://www.cairn.info/revue-documentaliste-sciences-de-l- information-2009-2-page-52.htm -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Distribution électronique Cairn.info pour A.D.B.S.. © A.D.B.S.. Tous droits réservés pour tous pays. La reproduction ou représentation de cet article, notamment par photocopie, n'est autorisée que dans les limites des conditions générales d'utilisation du site ou, le cas échéant, des conditions générales de la licence souscrite par votre établissement. Toute autre reproduction ou représentation, en tout ou partie, sous quelque forme et de quelque manière que ce soit, est interdite sauf accord préalable et écrit de l'éditeur, en dehors des cas prévus par la législation en vigueur en France. Il est précisé que son stockage dans une base de données est également interdit. Powered by TCPDF (www.tcpdf.org) Document téléchargé depuis www.cairn.info - Cité internationale universitaire de Paris - - 193.52.24.26 - 15/07/2020 18:14 - © A.D.B.S. Document téléchargé depuis www.cairn.info - Cité internationale universitaire de Paris - - 193.52.24.26 - 15/07/2020 18:14 - © A.D.B.S. 52 IDocumentaliste - Sciences de l’informationI 2009, vol. 46, n°2 dossier Records management 03 pose à lui, ses règles de gouvernance, son système d’information. Il faut cibler les besoins en information en repartant des processus métier, cibler lesinformationsnécessairesàlapreuve del’activité,àlapréservationdusavoir- faire et des connaissances. L ’enquête préliminaire peut partir de l’étude de l’organigramme, des informations du site internet et de l’intranet, du règlement intérieur, des différentes politiques (sécurité, information, etc.), des codes de déontologie et de bonnes pratiques, de l’existence de contrats avec des presta- taires d’archivage, d’entretiens, de questionnaires. Lerésultatde cetteétudepréliminairepermettranotamment d’identiﬁer les activités de l’organisme et de les organiser. Étude des activités et des processus À l’issue de cette étude doit intervenir une analyse des acti- vités et des processus. Elle se traduira notamment par une analyse de l’existant et des risques. L ’analyse de l’existant doit permettre de connaître les documents et données produits par une activité et de caractériser ces informations, de leur donner une valeur et un niveau de sensibilité. Par exemple, l’analyse du processus RH va mettre en lumière le fait que cette activité se décompose en sous-process, que tous les documents n’ont pas la même importance ni la même durée d’utilisation. On peut identiﬁer les sous-process « dossier nominatif d’un [ analyse ] Commentprendreencompte les exigences et les besoins métier tout en gagnant le défi de la conservation exhaustive, raisonnée et efficace ? Comment mettre en place les procédures qui per- mettront de prouver les bonnes règles dans la conduite des activités de l’organisme ? Nathalie Morand-Khalifa passe en revue et commente les étapes spécifiques d’un pro- jet de records management. Pour une bonne gouvernance de l’information l Le records management s’appuie principalement sur les normes ISO 15489 et 14721 (OAIS) 1, ainsi que sur des modèles type MoReq2. Comment mener une démarche de records management Un système de gestion de l’information et des documents doit être conçu en fonction de l’orga- nisme et en regard de ses propres besoins. L ’arrêt de la Cour de cassation de décembre 2008 2, attendu depuis longtemps, identiﬁe clairement les éléments et règles à respecter dans le cadre de la preuve élec- tronique. Étude préliminaire La première étape est d’avoir une vision globale de l’organisme : ses activités, son environnement économique, ses concurrents, la législation qui s’im- CONDUIRE LE changement [p.52] Pour une bonne gouvernance de l’information [p.56] Une étape clé : l’analyse des processus [p.58] Une coopération interprofessionnelle, inter-association et internationale [p.59] Paroles de Records managers [p.59] « Penser autrement, et avec profit » [p.60] « Les bénéfices ont été perçus par tous » [p.61] « Une fonction incontournable, nécessaire et à forte valeur juridique » [p.61] « Une application concrète de l’analyse des processus » Document téléchargé depuis www.cairn.info - Cité internationale universitaire de Paris - - 193.52.24.26 - 15/07/2020 18:14 - © A.D.B.S. Document téléchargé depuis www.cairn.info - Cité internationale universitaire de Paris - - 193.52.24.26 - 15/07/2020 18:14 - © A.D.B.S. tionaveclesrisquesetlescoûts,etcedanslerespectdesbesoins de l’organisme et de ses acteurs 3. Comment gérer le cycle de vie du document L ’analyse des processus et des risques permet d’établir le réfé- rentiel de conservation des documents en lien avec l’activité à laquelle ils se rapportent. Le records management va prendre en compte les documents ainsi référencés de leur création à leur destruction et donc mettre en place des procédures de gestion du cycle de vie des documents. Un document étant lié à un processus métier, il devra être contextualisé de sa création jusqu’à sa destruction. Le système doit pouvoir prouver que le document en question, quelle que soit sa date de création, est bien celui qu’il prétend être, qu’il est lisible, authentique et ﬁable. Mais cette afﬁrmation est vraie à tout moment et ce aussi bien vis-à-vis de toute personne exté- rieure à l’organisme que des acteurs internes. Ainsi, la gestion d’une délégation de pouvoirs doit répondre à des besoins multiples et dans le temps. Les délégations de pouvoir Une délégation de pouvoirs fait partie intégrante d’un dos- sier composé lui-même d’autres documents qui, pour certains, n’ont d’autre valeur que celle d’attribuer la délégation elle- même. Conserver l’un ou l’autre de ces documents ne sert à rien si l’on n’est pas capable de les lier. Les organismes établissent des délégations pour la gestion quotidienne de leurs activités. Ces délégations sont à conserver et doivent pouvoir être consultées tant pendant leur validité que pendant leur conser- vation au titre de l’archivage. Le système de RM va donc devoir prendre en compte ces documents de leur signature à leur des- truction : rien ne sert de conserver une information qui ne pourra pas être utilisée parce que l’on est pas certain de sa vali- dité et qu’elle ne peut donc être considérée ﬁable. salarié », « élections professionnelles », « relations avec les partenaires sociaux », « accords », etc., cha- cun d’eux produisant des documents propres à son fonctionnement. La création puis la conservation de cesinformationsrépondentàdesbesoinstantlégaux que métier. Qu’elle soit juridique ou information- nelle, leur valeur doit être prise en compte pour les modalitésdeconservation,deconsultationetdedes- truction. Un document juridique considéré comme vital relèvera d’un processus d’archivage plus com- plexe qu’un document de travail standard. Définition de la politique de conservation L ’identiﬁcation des informations en regard des processus métier, la prise en compte de leur valeur et de leur niveau de sensibilité permettra de déﬁnir une politique de conservation et d’accès conforme aux besoins. Le records management prend donc en compte la notion risque/coût dans ses préconisations. Toutes les infor- mations n’ont pas la même valeur. De la même façon, il convient de prendre en compte aussi bien les informations sur support papier que sur support électronique. Les résultats attendus de l’ana- lyse de l’existant sont à la fois des mesures qualita- tives et quantitatives de l’information existante et nécessaire à la bonne marche de l’organisme. La connaissance des documents et données, leur circulation, leur utilisation, leurs utilisateurs, la législation qui s’applique, les outils informatiques et documentaires existants sont autant d’éléments qui vont permettre de préconiser des solutions et de prendre en compte à la fois les besoins, les durées de conservation et les modalités de conservation. Ils’agitaussid’avoiruneidéeduvolumedesinfor- mations et de son évolution, des supports et des for- mats utilisés. En parallèle, l’analyse de risques déterminera les menaces qui pèsent sur l’information (eau, incendie, malveillance, vol, etc.). Que peut-il se passer en cas de non-disponibilité de l’information (perte, des- truction, méconnaissance du lieu de conservation, etc.),sicelle-cin’estplusintègreouﬁable,siellen’est plus lisible (obsolescence des supports et des for- mats), si sa conﬁdentialité et sa sécurité ne sont plus assurées ? Quels peuvent être les impacts pour l’or- ganisme(amendes,pertedemarchés,pénalités,arrêt d’une activité, etc.) ? Dresser un état des lieux des risques (commer- ciaux, juridiques, ﬁnanciers, etc.) et des conséquen- ces (pénalités, perte de procès, dégradation de l’image, impossibilité de relire une information, etc.), identiﬁer les vulnérabilités organisationnelles (le document existe-t-il et qui le détient ?), techno- logiques (obsolescence des outils, pérennité des for- mats) et physiques (locaux, sécurité, etc.) du système permettra d’adopter des règles en adéqua- 2009, vol. 46, n°2 IDocumentaliste - Sciences de l’informationI 53 1 Voir l’article de Claire Sibille page 36. 2 Premier arrêt de la Cour de cassation sur la preuve électronique (Cour de cassation, Civ. 2, 4 décembre 2008, pourvoi n° 07-17622), ayant fait l’objet d’un commentaire d’Isabelle Renard du 15/02/09 : www.isabelle- renard.com/imgfck/PreuveElectronique_C_Cass_4_12_2008(2).pdf 3 Voir l’article de Sylvie Dessolin-Baumann page 56 Nathalie Morand-Khalifa est records manager du groupe France Télécom depuis septembre 2005 et responsable du département Archives et patri- moine historique. Elle a effectué sa carrière principalement dans des établis- sements financiers où elle a mis en œuvre des projets d’archivage et de records management. Elle intervient lors de stages de l’ADBS et auprès de différentes écoles ou IUT. Elle a notamment contribué au guide pratique de la FEDISA Comprendre et utiliser les normes dans le domaine de l’archivage numérique, et elle participe aux travaux de normalisation de uploads/s1/ conduire-le-changement.pdf