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XXVIII Congrès International du Notariat Paris, France 19-22 octobre 2016 _____

XXVIII Congrès International du Notariat Paris, France 19-22 octobre 2016 _____________________________________________________________ Acte notarié électronique et dématérialisation des procédures en Pologne. Enjeux techniques et juridiques Résumé Les procédures dématérialisées dans la pratique notariale Dans le système du droit polonais il n’existe actuellement ni l’original de l’acte authentique (notarial) ni aucune autre activité notariale en forme electronique. Dans l’actuel réel état juridique, uniquement l’enregistrement des actes des certificats d’héritier et des testaments reçus par les notaires est réalisé en forme dématérialisé, dans les registres gérés par la Notariat dans le système télé-informatique. Les notaires polonais se sont inscrits durablement dans le système du droit en tant que quasi-organes qui réalisent un enregistrement obligatoire de certains actes ou faits juridiques. Évidemment du point de vue de l’ordre professionnel des notaires notre rôle dans ce champ est toujours assez restreint, et les possibilités que la profes- sion notariale nous offre, ainsi que principes sont peu utilisées. L’un des plus remarquables succès de l’ordre professionnel du notariat dans le- dit domaine est certainement le Registre des Certificats d’Héritier [Rejestr Aktów Poświadczenia Dziedziczenia (RAPD)] tenu, au moyen d’un système téléinformatique, par le Conseil National du Notariat. À présent on y enregistre uniquement des certifi- cats d’héritier reçus par les notaires qui équivalent aux décisions judiciaires de l’acquisition de la succession. Après avoir reçu le certificat d’héritier, le notaire l’enregistre au Registre des Certificats d’Héritier, en y introduisant, par le biais du sys- tème téléinformatique, certaines données concernant l’acte. Le notaire appose sa signa- ture électronique sécurisée sur cette inscription au registre. Une fois le certificat d’héritier enregistré, il acquiert des effets d’une décision ayant force de la chose jugée de l’acquisition de la succession. Le Conseil National du Notariat met à la disposition dans les réseaux informa- tiques, les informations sur les certificats d’héritier enregistrés avec les données qui permettent de trouver le notaire qui a reçu le certificat d’héritier pour le testateur pré- cis. Le changement qui entrera en vigueur le 8 septembre 2016, prévoit la gestion par le Conseil National du Notariat du Registre des Successions qui engloberait non seulement des certificats d’héritier reçus par un notaire mais aussi toutes les décisions ayant force de la chose jugée de l’acquisition de la succession, ainsi que celles les abrogant ou modifiant. Le changement prévoit aussi les frais pour l’enregistrement au Registre des Successions dûs par les tribunaux et les notaires. Les frais ont été précisés dans le règlement du Ministre de la Justice et ils sont censés couvrir les frais d’exploitation courante du Registre et permettre son développement. Le Conseil National du Notariat a créé en 2011, de sa propre initiative et de ses propres moyens, en coopération avec l’association ARERT, le Registre Notarial des Testaments [Notarialny Rejestr Testamentów (NORT)] tenu au moyen d’un système téléinformatique. Faute de réglementation légale, l’enregistrement d’un testament au système susmentionné reste volontaire. Le fonctionnement de NORT est conforme à toute disposition adoptée dans la Convention de Bâle du 16 mai 1972, relative à la création du système d’enregistrement des testaments. Vu le développement du système des registres téléinformatiques, le Conseil Na- tional du Notariat a modernisé les moyens informatiques et a interconnecté les deux registres en un seul système appelé : Registres notariaux [Rejestry Notarialne]. De plus, il a créé un organe séparé, chargé de la gestion de ces registres et de l’organisation de projets à venir. En 2012 le Conseil National du Notariat a fondé sa propre société unipersonnelle: les Registres Notariaux, société à responsabilité limitée, qui a son siège à Varsovie. Le rôle de la profession notariale dans l’infrastructure juridique d’un document électronique. L’ordre professionnel des notaires en Pologne n’a pas encore analysé la possibi- lité de créer un centre notarial de certification qui recevrait des signatures électro- niques, même celles dites « simples ». Dans le cadre de la transmission des informa- tions, des avis ou des déclarations par voie électronique, les notaires utilisent unique- ment la signature électronique sécurisée (vérifiée au moyen d’un valable certificat qua- lifié). Le rôle du notaire pour obtenir la signature électronique sécurisée par les parites intéressées, se limite à l’authentification de la signature (y compris de l’identité) des personnes solicitant l’obtention de la signature électronique sécurisée par courrier. Les notaires constituent des entités tenus de fournir des informations offi- cielles aux registres publics et à d’autres organes administratifs en utilisant les moyens téléinformatiques. Dans l’état juridique actuelle, les notaires utilisent la procédure dématérialisée pour : a) tenir le registre des transactions en vertu des dispositions de la loi relative à la lutte contre le blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, ainsi que pour transmettre les informations de ce registre au Ministre des Finances, b) inscrire des certificats d’héritier au registre de ces certificats, tenu par le Conseil National du Notariat, c) transmettre au Ministre de la Justice des données statistiques sur le nombre des ca- tégories des opérations notariales effectuées au cour d’un semestre et d’une année, d) enregistrer des testaments notariaux ou olographes (à condition qu’ils aient été dé- posés au dépôt notarial) au Registre notarial des testaments, créé et tenu par le Conseil National du Notariat. À partir du 1 janvier 2016, les notaires, en tant que contribuables des impôts sur les actes de droit civil et sur les successions et les donations, seront obligés de déposer une fois par mois les déclarations fiscales, en forme uniquement dématérialisées (les e- déclarations), à titre de ces impôts. Dès le 1 avril 2016, les demandes d’inscription au livre foncier, incluses jusqu’à présent dans le contenu de l’acte notarié, concernant l’acquisition d’une propriété ou le droit d’usufruit perpétuel d’un immobilier, ainsi que l’établissement, le changement ou l’acquisition d’un autre droit assujetti à la publication au livre foncier, désormais ne seront pas compris dans le contenu de l’acte notarié. Elles devront être soumises uni- quement en forme électronique et à l’intermédiaire du système téléinformatique, qui se trouve en phase de construction par le Ministère de la Justice. En décembre 2015, on a lancé des tests de ce système. En plus, dans le cadre du Système Intégré d’Information sur les Immobiliers [Zintegrowany System Informacji o Nieruchomościach- [ZSIN], construit depuis plu- sieurs années par l’administration gouvernementale, on prévoit aussi bien la possibilité de la transmission par les notaires au Registre des Terrains et des Bâtiments [Ewidencja Gruntów i Budynków (EGiB)] les données des actes notariés, indispen- sables pour démontrer dans ledit Registre (EGiB) des modifications géodésiques et titulaires résultant des opérations notariales, que celle de télécharger par les notaires, à l’aide du système téléinformatique, des supports géodésiques indispensables pour re- cevoir des actes notariés. La réalisation de ce projet ne pourrait être mise en applica- tion que dans une perspective de quelques années. La valeur juridique d’un acte authentique par rapport à un document privé et signé par le biais de la signature électronique Le document en version électronique, signé à l’aide d’une signature électronique sécurisée équivaut, en ce qui concerne des effets juridiques, à un document traditionel, en version papier et avec une signature apposée à la main. Des effets juridiques de l’apposition de la signature sécurisée sont décrits dans l’art. 78 § 2 du Code civil. Con- formément à cette disposition, une déclaration de volonté, soumise en version électro- nique et signée au moyen de la signature électronique sécurisée, vérifiée à l’aide d’un valable certificat qualifié, équivaut à une déclaration de volonté soumise en forme écrite, appelée une forme écrite ordinaire d’un acte juridique. Selon la hiérarchie d’importance, sont supérieures à elle les formes qualifiées : la forme écrite avec la si- gnature certifiée par le notaire ou, parfois, par le fonctionnaire public (cela concerne uniquement une signature apposée à la main sur le document en version papier) et la forme de l’acte notarié, suprême à cet égard. La valeur juridique d’un acte authentique par rapport aux documents si- gnés avec une signature électronique, établis avec participation d’un avocat ou une autre personne avec des qualifications adéquates. Dans le système juridique polonais la forme écrite qualifiée n’existe pas tenat compte du fait que que l’avocat ou le conseiller juridique assistait à l’établissement du document. Les juristes des ces spécialisations ainsi que l’agent en brevet et le conseil- ler de la Fiscalité Générale du Trésor de l’État peuvent certifier, dans une mesure limi- tée, la conformité des copies des documents pour les besoins de la procédure civile, par contre, ils ne sont pas autorisés à authentifier les signature apposées à la main. De plus, en vertu du réglement du Ministre de la Justice du 7 février 2007 sur la réception de certains certificats par des organes de l’administration territoriales et par les banques, publié conformément à l’art. 101 de la Loi sur le Notariat, dans les villes où les études notariales n’existent pas, on autorise des organes suivants à authentifier les signatures apposées à la main : 1) le maire de la commune [wójt] (le bourgmestre [burmistrz] ou le maire de la ville [prezydent]) : sur les documents qui donnent droit à la réception du courrier, des sommes d’argent et des uploads/s1/acte-notarie-electronique-et-dematerialisation-des-procedures-en-pologne-enjeux-techniques-et-juridiques.pdf