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Introduction Qu’est-ce que classer ? Mettre de l’ordre, ranger, classer sont de

Introduction Qu’est-ce que classer ? Mettre de l’ordre, ranger, classer sont des exigences qui s’imposent à tous et « savoir ranger et classer » apparaît comme un aspect fondamental de l’intelligence humaine. Les documents, écrits, photographiques, sonores, se sont ainsi multipliés et le classement a pris aujourd’hui une importance considérable. T out classement doit faire l’objet d’une réflexion préalable. Il varie avec la nature, l’importance et la fréquence de consultation des documents à classer, le matériel ou le mobilier utilisé. Qu’est-ce que le classement ? Le classement est l’action de ranger des documents1 dans un certain ordre. Il existe bien entendu différents types de classement. Qu’est-ce que le rangement ? Le rangement constitue la manière ou l’action de ranger. Pourquoi classer ? Le classement a une très grande importance. Il doit : Donner à chaque objet une place unique et définitive, ce qui évite des recherches longues et difficiles, Permettre de déceler rapidement toute absence et toute interversion de documents ; Permettre une bonne conservation des documents. Le classement est donc une tâche essentielle dans l’entreprise. En résumé : Classer consiste à ranger des documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer facilement et rapidement l’information recherchée. Le classement est en quelque sorte « la mémoire » de l’entreprise. 1 Support matériel (écrit, photographie, disque, ruban ou carte magnétique, carte perforée,…) permettant de conserver une pensée, une information, un renseignement. 1 Avantages du classement : Gain de place ; Gain de temps ; Sécurité (pour le classement sous-clé). Les différents types de classement Les ordres de classement principaux L’ordre alphabétique L’ordre numérique L’ordre idéologique Il existe bien entendu d’autres ordres de classement, mentionnés ci- dessous. Le classement alphabétique Le classement alphabétique consiste à ranger les mots dans l’ordre de succession des lettres de l’alphabet2. Règle du classement alphabétique Lorsque la première lettre des mots à classer est identique, on classe selon l’ordre de la seconde. Lorsque les deux premières lettres des mots à classer sont identiques, on classe selon l’ordre de la troisième et ainsi de suite. 2 Série de signes graphiques rangés dans un ordre traditionnel et servant à la transcription des sons d’une langue. 2 La norme Belge Qu’est-ce que la norme Belge ? La norme belge est la référence en Belgique en matière de classement. Elle est régie par différentes règles qui ont pour but de déterminer les procédés du classement alphabétique des noms de personnes, des noms de sociétés et d’organismes, des noms de lieux géographiques et des noms de voie de communication. (Voir feuilles) Avantages du classement alphabétique Le classement alphabétique est : - simple dans son principe, - rapide lorsqu’il porte sur un nombre restreint de documents, - extensible à l’infini (il est toujours possible d’insérer de nouvelles dénominations ou un nouveau dossier entre deux dénominations ou dossiers déjà existants. Inconvénients du classement alphabétique Le classement alphabétique est : -souvent compliqué dans son application (il faut appliquer certains principes et règles), - lent lorsqu’il porte sur un nombre important de documents dont les mots directeurs de classement peuvent être homonymes ou composés de lettres identiques. - limité dans son développement par des problèmes matériels (listes à modifier, dossiers à déplacer,…). Le classement numérique Si l’alphabet français est limité à 26 lettres la suite naturelle des nombres entiers est, elle, illimitée. Le classement numérique peut être substitué au classement alphabétique lorsque le nombre des documents à classer est important. Le classement numérique est donc très utilisé. Règle du classement numérique Le classement numérique consiste à ranger les documents selon la suite des nombres entiers. Avantages du classement numérique 3 Le classement numérique est : - simple, tant pour la mise en place que pour la recherche d’un dossier ou d’un document ; - sûr, la place du dossier est nettement précisée, il est facile de déceler une absence de dossier ; - extensible indéfiniment, l’insertion de nouveaux documents ne modifie pas le rangement des documents déjà classés. Inconvénients du classement numérique Le classement numérique est : -lent, la recherche d’un dossier nécessite la consultation du répertoire alphabétique, Il y a une rupture de classement provoquée par l’annulation ou la sortie définitive d’un document. Principales utilisations du classement numérique La classement numérique est utilisé principalement : - lorsque le nombre des dossiers devient très important et augmente les risques d’erreurs et la lenteur du classement alphabétique, - chaque fois que la nature du document à classer exige une sécurité particulière de classement : bons de commande, factures, relevés, documents comptables, etc. - pour les classements qui requièrent une certaine discrétion : dossiers du personnel, dossiers médicaux, etc. En résumé Le classement numérique est basé sur la suite des nombres entiers. La recherche du numéro attribué au document nécessite l’utilisation préalable d’un répertoire. Le classement numérique, par sa simplicité et sa sûreté, est particulièrement adapté aux classements importants. Le classement alphanumérique Il est possible de combiner le classement alphabétique et le classement numérique pour limiter les inconvénients de ces deux modes de classement. Règle du classement alphanumérique 4 Le classement alphanumérique consiste d’abord à répartir les documents dans des classes alphabétiques préétablies, puis, à l’intérieur de celles-ci, de leur attribuer, selon leur ordre d’arrivée, un numéro. Avantages du classement alphanumérique - risques d’erreurs peu nombreux, - classement et recherche relativement rapides et faciles, - chaque tranche de classement assure une certaine discrétion. Inconvénient du classement alphanumérique - nécessité de tenir un répertoire pour chacune des tranches alphabétiques, - difficulté de déceler un dossier manquant, - assez lent : consultation du répertoire alphabétique avant la recherche ou la mise en place du dossier. Principales utilisations Cet ordre de classement est peu utilisé, il peut servir pour ranger des dossiers, des fiches ou des dossiers médicaux. Par contre, il est tout de même très connu puisque c’est celui des plaques minéralogiques des voitures. En résumé Le classement alphanumérique est la combinaison du classement alphabétique et du classement numérique, il est relativement peu utilisé. Il présente cependant l’avantage d’être plus sûr que le classement alphabétique. Le classement chronologique Le classement chronologique, dérivé du classement numérique, consiste à classer les documents dans l’ordre de la suite naturelle des dates : années, mois, jours. Règle du classement chronologique Dans le classement chronologique, le document le plus récent doit toujours être placé sur le dessus. Avantages du classement chronologique - simple, - le document le plus récent est immédiatement visible, - extensible à l’infini. Inconvénient du classement chronologique 5 - impossible de constater les absences de documents, - difficile de retrouver un document dont on ne connaît pas la date précise. Principales utilisations Le classement chronologique est principalement utilisé pour le classement des documents et de la correspondance dans les dossiers, pour le classement des doubles, des lettres, des factures, des bordereaux bancaires, de chèques postaux, des revues et des journaux, des dossiers de contentieux, des ouvrages, des fiches et des catalogues de bibliothèque, etc. En résumé Le classement chronologique consiste à classer les documents dans l’ordre de leur date de création, le plus récent sur le dessus. Il est particulièrement adapté au classement de la correspondance dans les dossiers. Le classement géographique Le classement géographique est une application particulière du classement idéologique. Il est utilisé chaque fois que l’idée de répartition suivant les lieux est essentielle. Il est fréquent, par exemple, qu’une entreprise ait besoin de connaître le nombre, la situation, la profession de ses clients par pays, régions ou villes. Règle du classement géographique Le classement géographique est basé sur la connaissance des divisions et des subdivisions territoriales d’une même unité géographique : pays, région, commune. Il est souvent associé à un classement numérique (numéro des communes) et à un classement alphabétique. Avantages du classement géographique - simple dans son principe, - précis, - extensible puisqu’il se subdivise naturellement, - répond parfaitement à son objet. Inconvénients du classement géographique - nécessite fréquemment l’emploi d’un dictionnaire des communes, - nécessite un répertoire alphabétique pour réduire le temps de certaines recherches. 6 Principales utilisations Le classement géographique est utilisé par les : - Services commerciaux des entreprises (répartition des clients, des succursales, etc.), - Editeurs, - Services de vente par correspondance, - Services des abonnements : revues, journaux, - Agences de publicité, etc. En résumé Le classement géographique est une application particulière du classement idéologique. Il est basé sur les divisions administratives d’un territoire. Il s’associe très souvent au classement alphabétique ou au classement numérique Il est employé chaque fois que l’intérêt principal du classement consiste en une répartition géographique des documents. Le classement idéologique Le classement idéologique mettra en évidence : -le contenu du document, - le sujet qu’il développe, - l’idée qui a inspiré son auteur. Règle du classement idéologique Le classement idéologique se fait à l’aide d’un plan de classement, établi à partir des documents à classer. Ceux-ci sont répartis par sujet, chaque sujet est divisé en sous-sujets, eux-mêmes subdivisés, et ainsi de suite. Avantages du classement idéologique - parfaitement adapté au classement et à la recherche de documentation, - extensible : il est toujours possible de uploads/s1/gestion 2 .pdf