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COMITE DE COORDINATION DE L’EVALUATION CLINIQUE ET DE LA QUALITE EN AQUITAINE H

COMITE DE COORDINATION DE L’EVALUATION CLINIQUE ET DE LA QUALITE EN AQUITAINE Hôpital Xavier Arnozan - 33604 Pessac Cedex - tél. 05 57 65 61 35 - fax. 05 57 65 61 36 Mesure du Contexte Organisationnel et Managérial en Etablissement de santé Questionnaire COMEt© Guide d’utilisation de l’outil de mesure version janvier 2011 Document élaboré par S. Domecq, M. Kret, F. Saillour-Glénisson avec l’aide du groupe de travail Théorem : Dr V Daucourt, S Domecq, JP Dumont, N Halgand, M Kret, Pr P Lombrail, H Michel , Dr V Migeot, Dr P Nachin, Dr MS Noboa, Dr F Riou, Dr F Saillour-Glénisson, M Sibé, B Toulouse, Dr D Veillard e questionnaire COMEt© a été élaboré et validé dans le cadre du projet ThéOReM (Théories Organisationnelles, Recommandations et Management). Ce projet a été financé par la HAS et coordonné par le CCECQA. Cet outil de mesure a été élaboré par un groupe de travail national pluridisciplinaire et 36 unités de soins de médecine polyvalente de court séjour de cinq régions (Aquitaine, Bretagne, Franche-Comté, Poitou-Charentes, Rhône-Alpes) ont participé à sa validation. I. Qu’est-ce que le contexte organisationnel et managérial ? Dans le projet ThéOReM, la définition de Schein a servi de socle à la réflexion. Le contexte organisationnel et managérial a été défini comme l’atmosphère dégagée par la rencontre des valeurs, des croyances, qui sous-tendent les attitudes et les comportements des individus dans un collectif. Le questionnaire COMEt© permet de mesurer l’invisible de l’organisation constituant ainsi le point de repère indispensable pour caractériser, interpréter et donner du sens aux différents contextes organisationnels et managériaux rencontrés dans les services hospitaliers. II. Que mesure le questionnaire ? Le questionnaire permet d’explorer les perceptions des professionnels enquêtés sur le fonctionnement de leur service. Les perceptions des professionnels ont été recueillies autour de six thématiques : 1) Implication du professionnel, 2) Résultats perçus du fonctionnement du service, 3) Management du service, 4) Vie relationnelle et communication au sein du service, 5) Relations avec le patient et sa famille et 6) Soutien hiérarchique. Le questionnaire comporte 83 questions regroupées en 21 dimensions. Pour 18 dimensions, les questions ont un sens alimentant de façon unidirectionnelle l’intitulé de la dimension. Dans ce cas, un score pour chaque dimension peut être calculé à partir des réponses aux questions composant la dimension. On parle de dimensions "scorées". Pour trois dimensions (1C - Aspirations professionnelles, 3F - Modalités de gestion des conflits, 3G - Type de comportements encouragés au sein du service), chaque question correspond à des caractéristiques complémentaires de la dimension. Ces dimensions sont dites "typologisées". Exemples de questions On demande au professionnel enquêté s’il est en accord ou en désaccord avec les affirmations concernant : Indiquez votre accord ou votre désaccord avec les affirmations suivantes Pas du tout d’accord Pas d’accord Ni en accord, ni en désaccord D’accord Tout à fait d’accord ► L’engagement du professionnel envers le service Je travaille dans ce service par choix personnel 1 2 3 4 5 ► L’efficacité du service Notre service répond correctement aux besoins des membres de la famille des patients 1 2 3 4 5 ► La prise en compte de l’individu Les avis et les idées des professionnels sont pris en compte dans les choix de prise en charge des patients 1 2 3 4 5 ► La coordination au sein du service Quand des changements de fonctionnement sont décidés, ils sont clairement expliqués 1 2 3 4 5 L Thématiques du contexte organisationnel et managérial : définitions et dimensions 1 Implication du professionnel Perception de chaque professionnel interrogé de son degré d'engagement dans son service en termes affectif, stratégique ou conformiste. Les dimensions sont : 1A – Engagement envers le service 1B – Acceptation des normes du service 1C – Aspirations professionnelles (dimension typologisée) 2 Résultats perçus du fonctionnement du service Perception de chaque professionnel interrogé de l'efficacité du fonctionnement du service : - pour lui-même en termes de satisfaction, d'épuisement, d'épanouissement ; - pour la collectivité en termes de qualité des prises en charge et d'attractivité. Les dimensions sont : 2A – Satisfaction au travail 2B – Propension à rester 2C – Absence de surcharge de travail 2D – Absence d’épuisement professionnel 2E – Efficacité perçue du service 3 Management du service Perception de chaque professionnel interrogé sur la manière dont sont gérées les relations entre les professionnels et dont est organisé le travail au sein du service. Les dimensions sont : 3A – Prise en compte de l’individu dans le collectif 3B – Faibles pratiques discriminatoires 3C – Attribution des tâches et des objectifs 3D – Apprentissage organisationnel 3E – Faible fréquence de conflits entre professionnels 3F – Modalités de gestion des conflits (dimension typologisée) 3G – Types de comportements encouragés au sein du service (dimension typologisée) 4 Vie relationnelle et communication au sein du service Perception de chaque professionnel interrogé sur la nature des relations entretenues par les professionnels entre eux et sur la qualité des informations échangées. Les dimensions sont : 4A – Relations entre les professionnels paramédicaux 4B – Relations avec et entre les médecins 4C – Coordination au sein du service 4D – Diffusion de l’information 5 Relations avec le patient et sa famille Perception de chaque professionnel interrogé sur la nature des relations des professionnels avec les patients et la qualité de l'information transmise au patient et à son entourage. Cette thématique constitue une seule dimension. 6 Soutien hiérarchique Perception de chaque professionnel des capacités de l’encadrement de proximité (médical, paramédical) à anticiper, à motiver, à faire travailler, à entrainer son équipe, à la faire vivre, et à privilégier les relations de groupes. Cette thématique constitue une seule dimension. III. Quelles unités de travail sont enquêtées ? Le questionnaire COMEt© n’a aucune spécificité en lien avec la spécialité ou le type d’unité de soins. Il peut être administré dans tout type d’unité de soins (court, moyen ou long séjour) quelque soit sa spécialité du moment que l’unité de soins répond aux caractéristiques suivantes. L’unité enquêtée doit faire référence à un collectif de travail et non à un découpage administratif. En général, dans les établissements de santé, l’unité de soins correspond à la fois à une entité administrative et à une unité de travail. Les unités de travail enquêtées doivent être volontaires et les professionnels doivent constituer des équipes permanentes. Selon l’objectif de la mesure, le nombre d’unités de travail enquêtées peut varier. Le contexte organisationnel et managérial peut être mesuré dans : • Une unité de travail, • Plusieurs unités de travail d’une même spécialité, d’un même pôle, • La totalité des unités de travail de l’établissement ou un échantillon (une ou deux unités de soins de chaque pôle par exemple). IV. A quel moment enquêter les unités de travail volontaires ? L’idéal est de mesurer le contexte organisationnel et managérial en dehors d’une période de changements importants, au cours d’une période où le personnel et l’activité de l’unité de travail enquêtée sont relativement stables. En effet, les réponses des professionnels au questionnaire peuvent être influencées par des facteurs internes à leur unité de travail (surcharge de travail, changement de l’encadrement de proximité, changement du personnel…) et par des facteurs externes à leur unité de travail (période de certification de l’établissement, arrivée d’un nouveau directeur…). V. Qui remplit le questionnaire COMEt© ? Les dimensions explorent le fonctionnement du service du point de vue des professionnels, dispensant des soins et participant aux activités de l’unité de travail enquêtée (service, unité de soins, secteur, équipe…). Du fait de leurs fonctions, les professionnels appartenant à l’encadrement de proximité (cadre de santé, responsable ou chef de service désigné) ont un rôle important dans le fonctionnement du service dont la perception par les autres professionnels est mesurée par le questionnaire. De ce fait, il est conseillé que les professionnels de l’encadrement de proximité ne répondent pas au questionnaire COMEt©. Sont inclus : tous les professionnels dispensant des soins aux patients et travaillant à plein temps ou à temps partiel ou intervenant régulièrement (au moins un jour par semaine), présents depuis au moins un mois dans l’unité de travail enquêtée. • Dans les établissements publics, les médecins du service présents dans le service (internes, faisant fonction d’interne - FFI, assistants, médecins attachés présents au moins un jour par semaine), • Dans les établissements privés, tous les médecins quels que soient leurs statuts intervenant au moins un jour par semaine. • Le personnel infirmier • Le personnel aide-soignant • Les autres personnels paramédicaux (kinésithérapeutes, psychologues…) • Tout professionnel attaché à une autre unité mais intervenant régulièrement (au moins un jour par semaine) • Les équipes de jour et les équipes de nuit • Les intérimaires intervenant régulièrement (au moins un jour par semaine) Sont exclus : • Les professionnels d’encadrement de proximité (cadre de santé, chef de service désigné…) • Les professionnels sans activité de soin ou intervenant de façon occasionnelle et non régulière dans l’unité de travail enquêtée • Les professionnels absents au cours de la période d’étude • Les médecins extérieurs au service n’effectuant que des uploads/s1/guide-utilisation-comet.pdf