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M.KHIRAT COURS TECHNIQUE D’EXPRESSION ECRITE - STRUCTURE DU RAPPORT LE RAPPORT

M.KHIRAT COURS TECHNIQUE D’EXPRESSION ECRITE - STRUCTURE DU RAPPORT LE RAPPORT PROFESSIONNEL Un rapport est un texte de nature professionnelle qui concerne une question précise: il présente des faits et des réflexions pour qu’une décision éclairée puisse être prise sur la question étudiée. Les circonstances dans lesquelles un rapport peut être requis sont diverses. Elles concernent surtout la vie professionnelle, mais aussi la formation préparatoire à l’accomplissement des tâches de plusieurs métiers et professions. Les comptables, les gestionnaires, les travailleurs sociaux, les consultants de toutes sortes (en marketing, en informatique, en droit, par exemple) doivent produire des rapports. Dans presque tous les secteurs d’activité, on peut être amené à analyser une situation afin de favoriser une prise de décision. Les principales qualités d’un bon rapport sont l’objectivité et la concision. Généralement, un rapport est adressé à des décideurs, il a pour objet de les informer de certains faits ou de certaines situations requérant leur attention et de donner les éléments requis pour porter un jugement ou prendre une décision dans ce contexte. Évidemment, un rapport peut aussi se conclure sur une recommandation, puisque généralement c’est un avis professionnel que l’on sollicite sous la forme d’un rapport. Le rapport est un texte essentiellement informatif. Il s’adresse à des gens dont le temps est précieux et qui doivent rendre une décision rapide sur un sujet précis. L’information de base doit être exposée clairement et complètement, sans digression ni considérations inutiles. Un bon rapport est 1 M.KHIRAT efficace s’il rend possible la solution d’un problème précis. La page titre du rapport doit comporter le nom de l’organisme concerné, celui de l’auteur, la date de production, le numéro de dossier s’il y a lieu, à qui le rapport est adressé, etc. L’introduction doit présenter les raisons pour lesquelles le rapport a été commandé et la problématique dont il traite. Le développement présente d’abord les circonstances et les faits concernés. Vient ensuite leur analyse. C’est en conclusion qu’interviennent les recommandations et les raisons qui les justifient. Si la compréhension du rapport nécessite qu’on fournisse certains documents, ils seront placés en annexe. Tout rapport doit être divisé en autant de parties que nécessaire. Chaque partie doit être clairement numérotée et avoir un titre, de manière à ce qu’on puisse dresser une table des matières complète et détaillée. Cet élément est important, car les lecteurs doivent pouvoir se référer aisément à n’importe quel élément du rapport et retrouver facilement toute information pertinente. La longueur d’un rapport professionnel varie selon la nature du problème étudié. En règle générale, le canevas de base pour la rédaction d’un rapport professionnel est le suivant. I. COMPOSITION A. GENERALITES. a) L’exposé ou préambule 2 M.KHIRAT _ Son but _ Ses caractères Faire connaître la question (problème traité dans le rapport) : Immédiatement Exclusivement Brièvement Complètement  Quoi ?  Objet du rapport : De quoi s’agit-il ? L’objet du rapport doit toujours figurer dans l’introduction et, si possible, en début de phrase.  Où ? Quand ?  Lieu ou s’est produite l’affaire ?  Date et heure. A faire figurer impérativement. Dans les rapports d’accidents, mais, dans les rapports d’études, ces questions ne se placent pas dans l’introduction.  Pourquoi ? Cause, Conséquences. Les causes et conséquences ne sont indiquées que si elles caractérisent l’affaire.  Comment ? Dans quelles circonstances. Les circonstances figurent exceptionnellement dans l’introduction si elles caractérisent l’affaire.  Pourquoi ? Raisons pour lesquelles le rapport est envoyé. Dans ce cas, il convient d’indiquer la référence du document qui l’a demandé b)L’information 3 M.KHIRAT _ but et nature _ ce qu’elle comprend _ ce qu’elle exclut c) L’annonce du plan d) Enjeux  Rendre compte  Apporter des solutions adéquates  Etre pragmatique B. LE DEVELOPPEMENT. a)But b)Les faits complets, concrets, utiles présentés de façon ordonnée c) Le raisonnement, divers type de raisonnement possibles et ses caractères d)La conclusion partielle C. LA CONCLUSION GENERALE. - Buts et caractères C’est une récapitulation de propositions concrètes indiquant ce que l’autorité doit faire. II. REDACTION A. QUALITES DE STYLE Le rapport doit être rédigé dans un style qui doit être à la fois : 1) Clair et précis : idées qui s’enchaînent avec logique, dans des phrases bien construites, qui ne prêtent pas à ambigüité, sans termes 4 M.KHIRAT vagues ou passe-partout, avec des notes justes et des éléments chiffrés chaque fois que cela est nécessaire. 2) Aisé et concis : éviter les disharmonies, les phrases trop longues, lourdes ou maladroites (abus des qui et des que par ex.) la monotonie (répétition des mots, propositions ou phrases construites sur le même type). 3) Simple et objectif : pas d’emphase, de termes pédants, de néologismes, de passion ; courtoisie et prudence. B. CARACTERE IMPERSONNEL DU RAPPORT Nous rappelons que l’établissement de ce document est un acte de fonctionnement du service. Ce n’est pas l’individu qui écrit ou lit, mais le fonctionnaire. Le caractère impersonnel s’applique au rédacteur et au destinataire. 1) Le rédacteur , qui a rédigé au nom du service et non pour son propre compte, doit éviter de se mettre en scène. a)Il n’imposera jamais le terme, « je » : « je me suis rendu sur les lieux », « j’ai constaté que », « j’ai pris telle décision ». b)Il usera de la première personne du pluriel «nous avons constaté que ». Le « nous » représente une personne et s’accorde grammaticalement comme un singulier « nous nous sommes rendu » et non « rendus ». En aucun cas, il ne faut mêler l’emploi de « je » et « nous ». c) La forme passive ou impersonnelle est une autre mode d’expression, qui résout ce conflit. Elle sera employée chaque fois que cela sera 5 M.KHIRAT possible. Au lieu de « nous avons constaté que », « nous avons pris telle mesure, infligé telle sanction », on écrira « telle chose a été constatée », « telle mesure a été prise ». En cas de difficulté, nous préconisons l’emploi de « nous ». d) En tout cas, la personnalité du rédacteur ne doit pas encombrer le rapport. Le nous sera employé avec discrétion. Aucune passion ne doit entacher le raisonnement : éviter « il est inadmissible que », « cet acte inqualifiable », etc. Toutefois cette personnalité ne peut totalement disparaître et c’est pourquoi le subordonné qui rédige un rapport qui sera signé par son supérieur doit écrire comme s’il était ce supérieur. 6 uploads/s3/ 1806-methode-du-rapport-support-de-cours.pdf