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A As st tu uc ce es s G Gé én né ér ra al le es s E Ex xc ce el l - - 2 2 Astuces_Generales2_excel.doc - bitsch.gerard@orange.fr 44120 – VERTOU Page : 1 / 27 S So om mm ma ai ir re e 1) - Inscrire une valeur dans plusieurs cellules à la fois _____________________________________ 3 2) - Insertion de lignes ________________________________________________________________ 3 3) - Intégrez des éléments de la suite Office dans Excel _____________________________________ 3 4) - Largeur colonne identique pour plusieurs colonnes _____________________________________ 3 5) - Le pinceau d’Excel _______________________________________________________________ 3 6) - Les bordures avec Excel 2003 _______________________________________________________ 4 7) - Les listes déroulantes ______________________________________________________________ 4 8) - Limiter la longueur du texte dans une cellule __________________________________________ 4 9) - Lissez la courbe de votre graphique pour le rendre plus lisible ____________________________ 5 10) - Maîtrisez la fonction de fusion des cellules ___________________________________________ 6 11) - Manipulation de plusieurs feuilles en même temps _____________________________________ 7 12) - Masquer des colonnes ____________________________________________________________ 7 13) - Masquer des informations pour une impression _______________________________________ 7 14) - Masquez les feuilles d'un classeur afin de protéger certaines données _____________________ 7 15) - Mettez rapidement un libellé au carré ou au cube _____________________________________ 8 16) - Mettez vos nombres automatiquement entre parenthèses _______________________________ 8 17) - Modifiez le format des nombres dans un tableau croisé dynamique _______________________ 9 18) - Naviguer dans les feuilles d'un classeur _____________________________________________ 10 19) - Naviguez plus rapidement dans vos tableaux avec les liens hypertextes ___________________ 10 20) - Paramétrez vos cellules pour n’accueillir que les données autorisées _____________________ 11 21) - Partagez un classeur pour y travailler à plusieurs en même temps _______________________ 11 22) - Problème d'affichage ____________________________________________________________ 12 23) - Protégez uniquement les zones sensibles ____________________________________________ 12 24) - Raccourcis accessibles en permanence ______________________________________________ 12 25) - Rajoutez rapidement et proprement des données dans un listing ________________________ 12 26) - Réduction de la largeur de colonne ________________________________________________ 13 27) - Réduisez les délais de traitement d'Excel____________________________________________ 13 28) – Remplir une cellule en diagonale __________________________________________________ 14 29) - Rendez vos tableaux parfaitement lisibles ___________________________________________ 14 30) - Repérez les formules en un clin d'œil _______________________________________________ 14 31) - Reproduire un contrôle de validation ______________________________________________ 15 32) - Sélectionner en deux clics un grand nombre de cellules ________________________________ 16 33) - Supprimez les espaces entre les mots _______________________________________________ 16 34) - Traitement des durées lors d'un export de données pour Excel__________________________ 17 35) - Transférer des données d’une feuille à l’autre _______________________________________ 18 36) - Transmettre une feuille en toute sécurité de modification ______________________________ 18 A As st tu uc ce es s G Gé én né ér ra al le es s E Ex xc ce el l - - 2 2 Astuces_Generales2_excel.doc - bitsch.gerard@orange.fr 44120 – VERTOU Page : 2 / 27 37) - Transposez rapidement lignes et colonnes ___________________________________________ 19 38) - Tri des Dates et du Texte_________________________________________________________ 19 39) - Trois méthodes pour sélectionner les cellules commentées______________________________ 19 40) - Trouver les cellules avec critères de validation des données ____________________________ 20 41) - Trouvez directement la valeur qui vous manque _____________________________________ 20 42) - Utilisez des caractères spéciaux ___________________________________________________ 21 43) - Formats conditionnels pour visualiser les "bons" et les "mauvais" résultats ______________ 21 44) - utilisez les modèles de tableaux ____________________________________________________ 21 45) - Utilisez plusieurs lignes pour vos libellés ____________________________________________ 21 46) - Utilisez sans erreur le presse-papier dans Excel ______________________________________ 22 47) - Verrouillage de cellules __________________________________________________________ 22 48) - Visualisez les combinaisons de touches Excel 2007 ____________________________________ 22 49) - Volet espions __________________________________________________________________ 22 50) - Zoomez au maximum ___________________________________________________________ 23 51) - Convertissez des cellules en fichier image ___________________________________________ 24 52) – Faire apparaitre une image dans une cellule ________________________________________ 24 A As st tu uc ce es s G Gé én né ér ra al le es s E Ex xc ce el l - - 2 2 Astuces_Generales2_excel.doc - bitsch.gerard@orange.fr 44120 – VERTOU Page : 3 / 27 1) - Inscrire une valeur dans plusieurs cellules à la fois Vous avez besoin d’inscrire la même valeur dans de nombreuses cellules, placées un peu partout dans votre feuille. C’est facile; sélectionnez les différentes cellules en cliquant dessus tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée, entrez la valeur ou le texte de votre choix (par exemple URGENT), puis validez en appuyant simultanément sur les touches Ctrl et Entrée. Toute votre sélection est remplie d’un seul coup. 2) - Insertion de lignes Vous avez souvent besoin d’insérer des lignes dans vos feuilles de calcul. Après avoir sélectionné une ligne ou plusieurs, vous avez deux solutions : soit vous passez par le menu "Insertion" puis par l’option "Ligne". soit vous appelez la boîte de dialogue spécialisée en combinant "Ctrl et +." (Ctrl plus point) La ligne sera insérée au niveau de la cellule active. Si vous souhaitez insérer plusieurs lignes en une seule fois, pensez à en sélectionner autant que de besoin puis appelez le menu "Insertion" ou "la boîte de dialogue". 3) - Intégrez des éléments de la suite Office dans Excel Il ne faut pas oublier qu’Excel fait partie de la suite Office, qui compte d’autres logiciels comme Word ou PowerPoint. Il est donc possible d’insérer dans une feuille de calcul un document provenant de ces différents programmes. Bien entendu, les possibilités de conception ou de modification sont limitées. Mais, pour un simple affichage, c’est parfait et cela rend de grands services. Lors de la présentation de comptes, de résultats ou d’objectifs commerciaux, l’ajout d’une diapositive réalisée avec PowerPoint donne une autre force aux colonnes de chiffres. Pour le mettre en œuvre, il vous suffit de cliquer sur "Insertion", puis de sélectionner "Objet". Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur l’onglet "Créer à partir du fichier" et allez chercher votre fichier en sélectionnant sur "Parcourir". 4) - Largeur colonne identique pour plusieurs colonnes Vous souhaitez que vos colonnes aient toutes la même largeur. Le plus simple est de sélectionner avec votre souris les colonnes concernées. Pour cela, il suffit de cliquer sur la lettre de la première puis, tout en gardant le bouton enfoncé, de tirer le curseur jusqu’à la dernière colonne. Si vos colonnes ne sont pas adjacentes, effectuez un "Ctrl + clic" sur les en-têtes de colonnes choisies. Un premier "Ctrl + clic" l’ajoute à la sélection, un second l’en enlève. Ensuite, placez votre curseur à l’intersection de deux colonnes et cliquez-tirez vers la gauche pour réduire la largeur, vers la droite pour l’augmenter. Si vous voulez indiquez une valeur précise, effectuez un clic droit et choisissez l’option "Largeur de colonne" dans le menu contextuel. Bien entendu, les mêmes manipulations sont disponibles pour régler les hauteurs des lignes. 5) - Le pinceau d’Excel Tout le monde connait la classique fonction copier/coller. Mais, savez-vous qu’il existe aussi un moyen de copier/coller uniquement le style (couleur, police, enrichissement…) sans modifier le contenu de la cellule A As st tu uc ce es s G Gé én né ér ra al le es s E Ex xc ce el l - - 2 2 Astuces_Generales2_excel.doc - bitsch.gerard@orange.fr 44120 – VERTOU Page : 4 / 27 à laquelle il sera appliqué. Il suffit d’utiliser l’outil Pinceau qui sert à reproduire la mise en forme. Il se trouve dans la barre d’outils, à coté des ciseaux et du porte-document. Sous Excel 2007, il est dans l’onglet "Accueil". Pour l’utiliser, sélectionnez la cellule dont vous voulez copier les caractéristiques de présentation. Cliquez sur l’outil "Pinceau", votre curseur se change en pinceau. Sélectionnez la ou les cellules à traiter pour appliquer. Dès que vous relâchez le bouton gauche de la souris, vous voyez que vos cellules ont changé d’aspect mais pas de contenu. 6) - Les bordures avec Excel 2003 Cet outil est disponible de base et, en plus, il et facile à utiliser. Vous le trouverez dans la Barre d’outils "Mise en Forme" d’Excel. Il suffit de cliquer sur la petite flèche noire à côté de l’outil cadre et de choisir l’option "Traçage des bordures". Vous remarquez deux choses : une Barre d’outils "Bordures" vient de s’afficher et votre curseur a pris la forme d’un crayon. Choisissez dans la barre d’outils le style et la couleur qui vous conviennent et, à l’aide du curseur crayon, dessinez les contours des cellules pour lesquelles vous souhaitez obtenir la bordure de votre choix. 7) - Les listes déroulantes Vous souhaitez avoir une liste déroulante dans un tableau. Voici la marche à suivre. Quelque part sur votre feuille, insérez les différents éléments qui serviront à remplir votre liste (en colonne, c’est plus pratique et triée par ordre alphabétique). Ensuite, placez votre curseur dans la cellule où vous voulez qu’elle apparaisse. Cliquez sur "Données", puis "Validation" (Validation des données dans Excel 2007). Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur l’onglet "Options". Dans la liste sous "Autoriser", qui doit contenir le libellé Tout, sélectionnez "Liste". Une nouvelle zone de saisie, appelée Source, apparaît. Saisissez les références de la liste que vous uploads/s3/ astuces-excel2.pdf