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Cour « Utiliser Accès » semestre 3 2014 1 1. Présentation d’ACCES TABLES Une ta

Cour « Utiliser Accès » semestre 3 2014 1 1. Présentation d’ACCES TABLES Une table contient des données de même nature. Les tables organisent les données en colonnes (ou champs, ou rubriques) et en lignes (ou enregistrements, ou fiches). Par exemple, dans une table de clients, le nom est un champ. L’enregistrement est un ensemble de valeurs de champ concernant une entité : une personne, un article, un événement... Cour « Utiliser Accès » semestre 3 2014 2 R EQUÊTES Une requête est la formulation de critères de sélection d’enregistrements d’une ou de plusieurs tables. On peut par exemple extraire les clients par villes. Une requête porte automatiquement sur les données actuelles d’une ou plusieurs tables concernées. F ORMULAIRES Un formulaire sert à saisir, à consulter et à modifier le contenu d’une table ou de plusieurs tables liées, enregistrement par enregistrement. Le formulaire permet d’afficher les données des Enregistrements, les champs étant disposés à l’écran selon vos souhaits, de vérifier les valeurs saisies, de créer des champs calculés, etc. Dans l’exemple ci-dessous, un formulaire permet de consulter et de mettre à jour une fiche É TATS On utilise un état pour imprimer une série d’enregistrements dans un format et une mise en page personnalisée. Dans un état, on peut regrouper des enregistrements sur divers critères et effectuer des calculs de regroupement sur les champs : sous-totaux, moyennes, comptage, ... Cour « Utiliser Accès » semestre 3 2014 3  Démarrer Access 2007  Lancez Access 2007 depuis le menu Démarrer/Tous les programmes/Microsoft Office/ Microsoft Office Access 2007 ou depuis un raccourci Access sur le Bureau. La première fenêtre « Prise en main de Microsoft Office Access » de Access est s’affiche Cette page vous indique la marche à suivre pour la prise en main de Office Access 2007. Cour « Utiliser Accès » semestre 3 2014 4  Présentation de la fenêtre Access 2007 La fenêtre principale Access 2007 comporte nombreux éléments : -La barre de titre : indique le nom de la base de données en cours. -Le bouton office : un clic sur ce bouton permet d’afficher le seul menu déroulant proposé par la nouvelle interface des logiciels d’office 2007. - Le ruban : La version 2007 d’ Access a fait disparaître la barre de menu Fichier, Edition ... Celle-ci a été remplacée par un ruban. Le ruban est composé de trois principaux éléments. Il est intéressant de connaître leur nom pour savoir comment les utiliser.  Les onglets. les principaux onglets du ruban sont les suivants : Accueil, Créer, Données externes et Outils de base de données  Les groupes. Chaque onglet contient plusieurs groupes qui réunissent des éléments connexes.  Les commandes. Une commande est un bouton, une zone pour entrer des informations, ou encore un menu. -Barre d'outils Accès rapide Barre d'outils standard unique, qui permet d'accéder à l'aide d'un seul clic à la plupart des commandes requises, par exemple Enregistrer et Annuler. Cour « Utiliser Accès » semestre 3 2014 5 -Volet de navigation Zone à gauche de la fenêtre qui comprend les objets de base de données. Le volet de navigation remplace la fenêtre Base de données des versions antérieures d'Access. -Documents à onglets Les tables, requêtes, formulaires, états, pages et macros sont affichées sous la forme de documents à onglets. -Barre d'état Barre située en bas de la fenêtre du programme et comportant des informations d'état ainsi que les boutons de changement de mode d'affichage. 2. Création d’une base de données 2.1 Création dune base de données vierge (vide)  Au lancement d’Access cliquez sur le bouton Base de données vide :  Saisissez ou vous souhaitez enregistrer votre base de données en bas à droite puis cliquez sur le bouton Créer : Accès crée la base de données avec la table vide nommée Table1, ouverte en mode Feuille de données. Le curseur est placé dans la première cellule vide de la colonne Ajouter un nouveau champ. Remarque Pour créer une nouvelle base de données vide, vous pouvez aussi -Cliquer sur le bouton office Puis sur l’option Nouveau Ou cliquer sur le raccourci nouveau de la barre d’outils accès rapide Ou en utilisant le raccourci clavier Ctrl +N . 2.2 Création d’une base de données à partir d’un modèle Si une base de données est ouverte, cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis cliquez sur Fermer la base de données pour afficher la page Prise en main de Microsoft Office Access. Plusieurs modèles proposés s'affichent au centre de la page Prise en main de Microsoft Office Access. Pour en afficher d'autres, cliquez sur les liens du volet Catégories de modèles. Vous Cour « Utiliser Accès » semestre 3 2014 6 pouvez également télécharger des modèles sur le site Web d'Office Online. Cliquez sur le modèle à utiliser. Un nom de fichier pour la base de données est proposé par Access dans la zone Nom de fichier. Vous pouvez modifier ce nom, le cas échéant. Pour enregistrer la base de données dans un autre dossier que celui affiché sous la zone Nom de fichier, cliquez sur , recherchez le dossier dans lequel vous souhaitez l'enregistrer, puis cliquez sur OK. Cliquez sur Créer (ou sur Télécharger, dans le cas d'un modèle Office Online). Une base sous Access est enregistrée dans un fichier unique avec l'extension .aacdb 2.3 Création d'une table Access vous offre plusieurs manières de créer une table de données : - Le mode feuille de données vous affiche une grille dans laquelle vous écrivez simplement les informations que vous voulez conserver. - Le mode création contient toutes les options pour créer et personnaliser la structure d'une table de données. 2.3.1. Création d'une nouvelle table dans une nouvelle base de données Lors de la création d'une nouvelle base de données, la création d'une nouvelle table vide en mode Feuille de données est proposée automatiquement. Basculer en mode création (on va crier la table en mode création) 1. Sélectionnez l'option Affichage sous l'onglet Feuille de données 2. Cliquez sur l'option Mode création Dès lors, une fenêtre propose l'enregistrement de cette table Cour « Utiliser Accès » semestre 3 2014 7 Créer la structure d'une table revient à définir les champs de cette table. Il convient alors de déterminer les types de données et de paramétrer les propriétés de chaque champs.  Création des champs Le nom des champs doit commencer par une lettre, ne pas dépasser 64 caractères, il est Conseillé d'éviter tous les caractères spéciaux. Il est possible d'utiliser des majuscules ou des minuscules mais Access ne les distingue pas : NomAssuré, nomassuré ou NOMassuré sont équivalents. Lorsque vous attribuez les noms de champs, veillez à ne pas utiliser les mots réservés d'Access, cela pourrait vous attirer des ennuis par la suite. C'est de cas de "nom" et "date" par exemple. Evitez également d'attribuer des noms composés de plusieurs mots, ou comportant un espace, Access les accepte mais ce n'est pas le cas de tous les logiciels et vous pourriez avoir des ennuis lors d'une exportation par exemple. Remarque Lorsque vous créez une nouvelle table, celle-ci s'ouvre en mode Feuille de données. Vous pouvez immédiatement ajouter un champ en tapant des informations dans la colonne Ajouter un nouveau champ.  Définir le type de données Access vous donne le choix entre plusieurs types de champ Cour « Utiliser Accès » semestre 3 2014 8 Au choix de l'utilisateur, il est aussi possible d'ajouter une description. Ceci est pratique lorsque vous revenez quelques mois plus tard et voulez savoir pourquoi vous avez choisi d'avoir ces champs dans la table. Cette description va aussi apparaître dans le coin inférieur gauche de la fenêtre au moment de l'entrée ou la modification des données. Remarque : Office Access 2007 détecte automatiquement les types de données des champs que vous créez en mode Feuille de données Si vous souhaitez définir explicitement le type de données et le format d'un champ, Pour cela, utilisez les commandes du groupe Type de données et mise en forme sous l'onglet feuille de données  Définir des propriétés des champs Les propriétés et leurs paramétrages diffèrent d'un type de données à l'autre . Au bas de l'écran, il y a les caractéristiques ou les propriétés du champ. Chacun est pratique selon les circonstances. Cour « Utiliser Accès » semestre 3 2014 9 Ces dernières propriétés sont ceux qui sont disponibles pour les champs de type Texte. Voici quelques propriétés supplémentaires disponibles pour les autres types de champs.  Définition de la clé primaire Clé primaire Une clé primaire est un champ, ou une série de champs, qui aide à différencier un enregistrement de tous les autres de la table. Clé secondaire (=clé externe) Une clé secondaire est un champ qui est relié à la clé primaire d'une autre table. Pour définir la clé primaire de manière explicite, vous devez utiliser le mode Création. 1. Sélectionnez un ou plusieurs champs à utiliser comme clé primaire. Pour sélectionner un champ, cliquez sur le sélecteur de ligne correspondant. Pour sélectionner plusieurs champs, cliquez sur chaque uploads/s3/ cours-acces-s3.pdf