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Support de cours pour le modèle enssib - juin 2003. Modèle de document de l’ens

Support de cours pour le modèle enssib - juin 2003. Modèle de document de l’enssib. Marina Klymus, Camille Musard, Franck Smith Richard Grenier Remerciements Merci aux personnes qui auront l’amabilité de suivre ce cours avec la plus grande attention. Sommaire RÉSUMÉ..............................................................................................4 INTRODUCTION..................................................................................5 1. Modèle, styles et feuille de style 5 2. Les styles de notre modèle 5 PARTIE 1 : INSTALLATION ET UTILISATION DU MODÈLE ENSSIB...8 1. Téléchargez le modèle enssib 8 1.1. Installation sur votre ordinateur personnel..........................................8 1.2. Si vous travaillez sur un poste collectif................................................9 2. Si vous créez un document 9 3. Si vous utilisez un document existant 10 4. Si les styles ont été modifiés 11 5. La barre d’outils 15 PARTIE 2 : : PRÉSENTATION DÉTAILLÉ DE NOTRE MODÈLE..........19 1. Sections, en-têtes, pieds de page et pagination 19 1.1. Les différentes sections de notre modèle............................................19 1.1.1. page de couverture (2 sections)...........................................19 1.1.2. remerciements, sommaire, résumé, introduction (4 sections distinctes)...............................................................................19 1.1.3. parties 1 à 5 (5 sections distinctes)......................................19 1.1.4. conclusion, bibliographie (2 sections distinctes)....................20 1.1.5. table des annexes (1 section)...............................................21 1.1.6. annexes (1 section).............................................................21 1.2. pieds de page et en-têtes..................................................................21 2. Table des matières et table des annexes 22 2.1. Mise à jour.......................................................................................22 2.2. Insertion..........................................................................................22 Partie 3 : mémento et astuces........................................................25 Résumé Modèle de document enssib Le modèle enssib est un modèle de document qui sert lors de la rédaction de vos différents rapports. Il contient différentes parties, établies par défaut, qui serviront de bases à votre document. Celle que vous n’utiliserez pas devant être supprimées. Descripteurs : - feuille de style, logiciel Word, modèle de document, aide à la rédaction. Introduction 1. Modèle, styles et feuille de style Un modèle de document est une feuille de style qu’utilise le logiciel Word. Les différents styles :  Styles de caractères : police – taille – gras – italique - souligné  Styles de paragraphes : caractère avec format paragraphe (tabulation, espace avant, et surtout niveau hiérarchique pour les titres) Cf. les références bibliographiques pour l’exemple type. Il existe plusieurs avantages à l’utilisation des feuilles de style :  c’est un plus pour la présentation du document, car elles rendent le document plus facile et plus agréable à lire, tant sur papier que sur écran ;  elles constituent pour l’auteur un gain de temps précieux, en facilitant la création de documents longs par l’application automatique de styles prédéfinis aux différents niveaux du document (titre, sous-titre…). Cette structure permettra ensuite de générer automatiquement les tables des matières, d’annexes, d’illustrations…  la structure donnée par la feuille de style sera automatiquement prise en compte lors de la mise en ligne du document et permettra d’établir des liens de navigation dans le document sur le Web (table des matières, plan…) 2. Les styles de notre modèle Sachez que le style « Normal » est le style de paragraphe utilisé pour le corps de texte tout au long du mémoire. Pour faciliter la sélection des styles, une barre d’outils a été créée. Si elle ne s’affiche pas, allez dans : Affichage - Barre d’outils – modèle enssib Elle reprend les différentes parties du modèle, dans l’ordre où vous les rencontrerez. Couverture (remplacez le texte dans les différentes zones de texte prévues) titre principal titre du document auteur vous Bandeau / type rapport / date Type de document, mois année Remerciements REMERCIEMENTS titre de cette partie Texte remerciements Résumés TITRE RÉSUMÉ titre du résumé = titre du mémoire Texte résumé descripteurs style concernant les mots-clés Titres Table-sommaire Pour le titre Sommaire = Table des matières GRANDE PARTIE Introduction, Partie A, Partie B…, Conclusion. 1 chapitre 1.1 sous-chapitre 1.1.1 titre 1.1.1.1 sous-titre Inter-titre Pour d’éventuels titres ne devant pas apparaître dans la table des matières Corps document Texte Style normal par défaut Titre tableau Titre du tableau Texte tableau Texte dans le tableau Auteur cité Paragraphe citation Citation dans le texte Biblio BIBLIOGRAPHIE Pour le titre de cette partie Titre rubrique Par exemple : monographies, périodiques, sites Web… Paragraphe référence Style de paragraphe pour toute la référence Auteur référence Style de caractère pour le nom et le prénom de l’auteur uniquement Titre référence Style de caractère pour le titre uniquement Annexes TABLE ANNEXE Pour le titre de cette partie Annexe 1 Annexe de niveau 1 Annexe 1.1 Annexe de niveau 2 Partie 1 : Installation et utilisation du modèle enssib Partie 1 : Installation et utilisation du modèle enssib 1. Téléchargez le modèle enssib Le modèle se trouve à l’adresse suivante : http://www.enssib.fr/bibliotheque/documents/styles/enssib/presentation.htm Vous trouverez une présentation du modèle et les indication nécessaires à son installation. 1.1. Installation sur votre ordinateur personnel Vous téléchargerez le fichier et vous l’installerez sur votre disque dur, en fonction de vos versions de Word, à l’adresse suivante :  pour Word 2000: C:\Windows\Application Data\Microsoft\Modèles  pour Word 97: C:\Program Files\Microsoft Office\Modèles  pour Word 98, sous Mac: Dossier système\Logiciels\Microsoft Office 98\Modèles Si la version de Word n’est pas proposée, n’hésitez pas à nous contacter. NB : le fait d'enregistrer dans le répertoire modèles vous permet à la création d'un document par Fichier - Nouveau dans Word de choisir le modèle de document désiré. Mais, il est utilisable quelque soit le répertoire dans lequel il se trouve. En double cliquant sur le fichier, vous ouvrez alors un document qui a les propriétés du modèle Partie 1 : Installation et utilisation du modèle enssib 1.2. Si vous travaillez sur un poste collectif Un modèle qui est installé sur un poste collectif peut avoir été modifié par un autre utilisateur. Pour avoir un modèle originel, nous vous conseillons d’avoir un exemplaire dans votre répertoire réseau ou sur une disquette. Vous pouvez également télécharger le modèle voulu chaque fois que nécessaire. 2. Si vous créez un document Quand vous ouvrez Word, allez dans Fichier – Nouveau puis choisissez l’onglet Général. Normalement, vous voyez le modèle télédéchargé. Sélectionnez-le en vous assurant que vous créez un nouveau document, et non un nouveau modèle.  Tout d’abord, ajustez les marges selon les recommandations que l’on vous aura données (aller dans Fichier-Mise en page-onglet Marges). Attention : ne modifiez pas les marges de la page de couverture mais seulement celles du reste du document. Pour notre modèle, les marges par défaut sont les suivantes : haut bas gauche droite en-tête pied de page 3 3 4 2 1,9 1 couverture 1 1 1,4 1 0,5 0,5 Remarque : nous vous recommandons d’avoir au moins 1 cm de plus pour la marge de gauche que pour la marge de droite pour la reliure de votre document. Vous devez, pour chaque élément de votre mémoire (texte, tableau, titre…), positionner votre curseur dans le document et choisir dans chaque menu déroulant de la barre d’outils, le style à appliquer à cet endroit. Partie 1 : Installation et utilisation du modèle enssib Veuillez vous reporter aux tableaux de présentation des styles de la partie Introduction. Ils vous renseigneront sur les styles à appliquer à la page de couverture, à la page de résumé, à la bibliographie, etc… 3. Si vous utilisez un document existant Si vous souhaitez appliquer à votre document une feuille de style, nous vous conseillons de procéder de la manière suivante :  Téléchargez le modèle sur votre ordinateur  Ouvrez votre document de travail déjà existant  Créez un nouveau document à partir du modèle  Sélectionnez partie par partie votre document et collez partie par partie dans le document créé Cette méthode est la plus rapide. Vous pouvez également copier l’intégralité du document dans le nouveau puis styler partie par partie. Cela demande plus de temps. NB : pour conserver la page de couverture du modèle et ses images (logo et bandeau), collez le texte de votre document de travail après cette page de couverture Puis stylez votre document à l’aide de la barre d’outils L’application de styles d’un modèle à un document déjà créé demande plus de temps que l’utilisation d’un modèle dès la création du document. Si vous utilisez cette méthode, il est préférable d’avoir sous les yeux le plan de votre document (table des matières ou sommaire). En effet, cela permet de vérifier si rien n’a été oublié. Partie 1 : Installation et utilisation du modèle enssib 4. Si les styles ont été modifiés Si certains styles du modèle ont été modifiés lors de leur utilisation (titres pour lesquels la numérotation n’est plus continue par exemple), vous pouvez importer les styles concernés depuis un modèle originel :  Ouvrez votre document  Afin d'importer les styles du modèle choisi dans votre document, allez dans Format - Style - Organiser. La boîte de dialogue affiche d’une part vos propres styles c’est-à-dire ceux utilisés dans votre propre document (partie gauche de la fenêtre) et d’autre part, les styles du fichier « Normal.dot » (partie droite de la fenêtre). Fermez ce dernier et ouvrez le modèle de la feuille de style choisie. (Voir les copies d’écran suivantes)  Puis sélectionnez les styles concernés (ou tous pour plus de sécurité) et copiez-les dans votre document, simplement en cliquant sur Copier (centre de la fenêtre). Remarque uploads/s3/ cours-modele-enssib.pdf