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Changer pour OpenOffice.org La bureautique accessible à tous Collectif d'auteur

Changer pour OpenOffice.org La bureautique accessible à tous Collectif d'auteurs Immeuble ACCET 4, place de la Pergola 95021 Cergy-Pontoise Cedex Ce livre est publié sous la licence libre Creative Commons-BY-SA : http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/deed.fr BY : Paternité. Vous devez citer le nom de l’auteur original. SA : Partage des Conditions Initiales à l’Identique. Si vous modifiez, transformez ou adaptez cette création, vous n’avez le droit de distribuer la création qui en résulte que sous un contrat identique à celui-ci. En outre, à chaque réutilisation ou distribution, vous devez faire apparaître clairement aux autres les conditions contractuelles de mise à disposition de cette création. Chacune de ces conditions peut être levée si vous obtenez l’autorisation du titulaire des droits. In Libro Veritas, 2008, ISBN : 978-2-35209-104-2 Dépôt légal : premier semestre 2008 Sommaire Préface ................................................................................................................ viii Notre Public ........................................................................................................... x Conventions utilisées dans ce livre ...................................................................... xi Références aux ouvrages extérieurs ................................................................... xii Les auteurs ......................................................................................................... xiii Remerciements ................................................................................................... xiii Commentaires et suggestions ............................................................................ xiv Versions des logiciels ......................................................................................... xiv Introduction ................................................................................................ 1 OpenOffice.org, qu’est-ce que c’est ? .................................................................. 2 Quels sont les avantages d’OpenOffice.org ? ...................................................... 5 Quelles sont les conditions minimales pour utiliser OOo ? ................................ 12 Où se procurer le logiciel ? ................................................................................. 13 Comment installer OpenOffice.org ? .................................................................. 14 Comment obtenir de l’aide ? ............................................................................... 14 Qu’implique la migration initiale ? ....................................................................... 17 Que dois-je changer à ma façon de travailler ? .................................................. 18 Quels problèmes peuvent survenir lors de la migration de WordPerfect vers Writer ? ................................................................................................................ 20 Quelles licences pour OpenOffice.org ? ............................................................. 21 Le « logiciel libre », qu’est-ce que c’est ? ........................................................... 21 Partager des fichiers avec des utilisateurs de Microsoft Office ......... 23 Formats de fichiers ............................................................................................. 24 Conversion en bloc ............................................................................................. 26 Ouvrir des fichiers ............................................................................................... 27 Enregistrement des fichiers ................................................................................ 29 Les objets OLE (Object Linking and Embedding) .............................................. 34 Fichiers liés ......................................................................................................... 35 iii WordArt et Fontwork (effets de texte) ................................................................. 36 Dessins en mode vectoriel .................................................................................. 36 Trames et cadres texte ....................................................................................... 37 Contrôles de formulaires ..................................................................................... 37 Macros ................................................................................................................. 37 Problèmes d’importation, d’exportation et de partage des documents texte ..... 38 Problèmes d’importation, d’exportation et de partage des feuilles de calcul ..... 48 Importation, exportation et partage de présentations ......................................... 52 Importer d'autres éléments de Microsoft Office ................................... 55 Introduction ......................................................................................................... 56 Dictionnaires personnels ..................................................................................... 56 Les entrées dans AutoTexte ............................................................................... 60 Les enregistrements dans AutoCorrection ......................................................... 62 Généralités sur les différences pratiques entre OpenOffice.org et Microsoft Office ....................................................................................... 65 Aide ..................................................................................................................... 66 Zoom – le facteur d’agrandissement .................................................................. 67 AutoCorrection et AutoFormat ............................................................................ 67 Menus .................................................................................................................. 68 Barres d’outils ..................................................................................................... 69 Glisser-déposer ................................................................................................... 70 Panneaux latéraux – fenêtres ancrées ou flottantes .......................................... 70 Aperçu ................................................................................................................. 77 Raccourcis clavier ............................................................................................... 77 Balises actives .................................................................................................... 77 Caractères spéciaux ou symboles ...................................................................... 78 Gestion des fichiers ............................................................................................ 78 Travailler avec plusieurs documents ouverts ..................................................... 88 Rechercher et remplacer .................................................................................... 89 Vérification grammaticale ................................................................................... 95 iv Différences pratiques entre Writer et Word .......................................... 97 Présentation ........................................................................................................ 98 L’interface de Writer ............................................................................................ 98 Modes d’affichage ............................................................................................... 99 Barre d’état ........................................................................................................ 100 Le Navigateur .................................................................................................... 100 Formats et Styles .............................................................................................. 102 Clavier ............................................................................................................... 103 Utilisation de la souris ....................................................................................... 107 Tableaux ............................................................................................................ 107 Les graphiques dans Writer .............................................................................. 113 Personnaliser l’interface utilisateur ................................................................... 113 Rédiger, éditer et réviser un document ............................................................ 115 Définir la mise en page ..................................................................................... 119 Utilisez les modèles et les styles ...................................................................... 123 Champs ............................................................................................................. 126 Travailler sur des documents complexes ou volumineux ................................. 127 Travailler avec des objets graphiques .............................................................. 129 Fusionner du courrier ........................................................................................ 131 Enveloppes ........................................................................................................ 131 Styles de page .................................................................................................. 132 Sauts de page et numérotation des pages ....................................................... 135 Texte conditionnel ............................................................................................. 137 Documents maîtres ........................................................................................... 139 Différences d'utilisation entre Calc et Excel ....................................... 141 Introduction ....................................................................................................... 142 L’interface de Calc ............................................................................................ 142 Terminologie ..................................................................................................... 143 Interface utilisateur ............................................................................................ 143 Glisser-déposer ................................................................................................. 144 Raccourcis clavier ............................................................................................. 145 v Listes de plages ................................................................................................ 146 Supprimer le contenu des cellules .................................................................... 146 Remplir vers le bas ou vers la droite ................................................................ 147 Format numérique par défaut ........................................................................... 149 Interprétation du format de la cellule ................................................................ 149 Limitations ......................................................................................................... 149 Champs de formulaires ..................................................................................... 150 Adressage relatif des feuilles ............................................................................ 150 Noms de plage de cellules et formules en « Langage naturel » ...................... 151 Fonctions ........................................................................................................... 152 Pilote de données ou tableau croisé dynamique .............................................. 153 AutoFiltres ......................................................................................................... 154 Conversion de texte en colonne ....................................................................... 156 Solveur .............................................................................................................. 156 Diagrammes ...................................................................................................... 157 Lignes de la grille et autres paramètres d'affichage ......................................... 158 Lignes masquées .............................................................................................. 158 Navigateur ......................................................................................................... 158 Fenêtre Styles et formatage ............................................................................. 160 Formatage conditionnel .................................................................................... 160 Liste des fonctions ............................................................................................ 161 Gestion des erreurs .......................................................................................... 161 Travailler avec plusieurs feuilles de calcul, des pages Web et des bases de données ............................................................................................................. 161 Imprimer ............................................................................................................ 166 Macros ............................................................................................................... 168 Reconnaissance des nombres ......................................................................... 169 Différences pratiques entre Impress et Powerpoint .......................... 177 Introduction ....................................................................................................... 178 L’interface de Impress ...................................................................................... 178 Accéder aux différentes vues ........................................................................... 178 vi Dégradés de couleurs et bordures ................................................................... 181 Multimédia ......................................................................................................... 182 Animation des diagrammes .............................................................................. 182 Package pour CD-ROM .................................................................................... 183 Champs ............................................................................................................. 183 Réglages des actions et interactions ................................................................ 184 Animer un diaporama ........................................................................................ 184 Personnaliser OpenOffice.org .............................................................. 191 Personnaliser les barres d'outils ....................................................................... 192 Personnaliser les menus .................................................................................. 194 Personnaliser les raccourcis clavier ................................................................. 196 Personnaliser la saisie et l’édition .................................................................... 198 Paramètres de sécurité ..................................................................................... 200 Paramètres personnels ..................................................................................... 200 Stocker la configuration dans un modèle ........................................................ 200 vii Préface À l'instar de Microsoft Windows pour les systèmes d'exploitation, Microsoft Office est la suite bureautique la plus connue des personnes ayant utilisé l'outil informatique. Ce quasi monopole du marché engendre des problèmes à différents niveaux. Le problème le plus visible est l'amalgame : combien de fois voyez-vous sur des annonces d'embauche ou entendez-vous des gens parler de « Word » en voulant parler d'un logiciel de traitement de texte, ou parler de « Excel » en voulant dire tableur ? Le plus marquant dans ces discours c'est que la plupart du temps ces personnes ne savent pas que « Word » est un logiciel de traitement de texte et « Excel », un tableur. Pour faire une simple analogie, c'est un peu comme si vous ne saviez pas que Renault Clio est en fait une voiture et qu'il en existe d'autres, qui pourraient avoir d'autres avantages et mieux vous correspondre. Aujourd'hui, les choses changent. Les autres suites bureautiques font de plus en plus parler d'elles et notamment OpenOffice.org. Tout comme la suite bureautique Microsoft Office, OpenOffice.org dispose, entre autres, d'un traitement de texte et d'un tableur. Oui mais pourquoi remplacer un traitement de texte par un autre ? C'est bien là la question fondamentale. Outre le fait qu'OpenOffice.org est un logiciel libre (voir explications dans le chapitre 1), il utilise un format de fichiers ouvert, normalisé et standardisé : le format OpenDocument, norme ISO 26300. Lorsque vous enregistrez vos documents dans ce format, vous savez que vos données ne sont pas enfermées dans une boîte dont on ne connaît pas le fonctionnement, comme c'est le cas avec par exemple le format .doc utilisé par Microsoft Word. Savoir que ses données seront toujours accessibles et exploitables, sans être pieds et poings liés au bon vouloir d'une société, ça n'a pas de prix... et c'est ce qui a déjà décidé plusieurs de nos institutions (Gendarmerie, Assemblée Nationale, Ministère de l'agriculture, beaucoup d'universités...), divers grandes villes et pays européens (Amsterdam, Vienne, Munich, Suède, Belgique, Italie, Finlande...) ou non européens (Venezuela, Équateur, Brésil, Afrique du Sud...), plusieurs grandes sociétés (Groupe PSA, Groupe Kingfisher...) à viii migrer vers OpenOffice.org ; et souvent vers un système d'exploitation entièrement libre lui aussi, tel qu'un système GNU/Linux. Toutes ces institutions ont fait le choix de l'indépendance économique (plus de frais de licence à payer régulièrement) et politique. La valeur des données prend progressivement sa place aux yeux des différents acteurs économiques. Qu'importe le logiciel avec lequel on y accède, pourvu qu'elles puissent être librement accessibles. Et le format OpenDocument permet ce libre accès. OpenOffice.org n'est pas la seule suite bureautique à utiliser ce format, il y en a bien d'autres (Lotus Symphony d'IBM, StarOffice de Sun, Koffice, Abiword, Gnumeric...) et il y en aura de plus en plus. Seule Microsoft Office préfère faire bande à part. Changer ses habitudes n'est pas chose toujours facile. Quand on utilise régulièrement un système ou un logiciel, on s'adapte, on prend des repères et des réflexes, des habitudes de travail. Cela nécessite donc quelques efforts au début. Efforts en général très vite récompensés. Ce livre est là pour justement vous aider à retrouver vos marques. Vous utilisiez régulièrement Word, Excel ou PowerPoint et vous saviez exactement quoi faire et comment le faire. Nous avons donc fait ce livre en essayant au maximum de comparer les fonctions de la suite Microsoft Office avec celles d'OpenOffice.org. Certaines fonctions ne sont plus disponibles, de nouvelles apparaitront. OpenOffice.org, comme un grand nombre de logiciels libres, évolue très rapidement. Si aujourd'hui il vous manque LA fonction qui vous est indispensable, vous pouvez faire uploads/s3/ migration-ooo-framabook.pdf