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13 dossier individuel support electronique

C I R C U L A I R E - janvier COMPOSITION DU DOSSIER INDIVIDUEL DES AGENTS PUBLICS GERE SUR SUPPORT ELECTRONIQUE Références - loi n - du juillet portant droits et obligations des fonctionnaires - décret n - du décembre modi ?é relatif à la compétence des services d ? archives publics et à la coopération entre les administrations pour la collecte la conservation et la communication des archives publiques - décret n - du juin relatif au dossier individuel des agents publics et à sa gestion sur support électronique - avis de la Commission Nationale de l ? Informatique et des Libertés du juillet - circulaire n du Centre de Gestion de la Meuse de septembre Le dossier individuel des agents publics géré sur support électronique se compose des documents ?gurant dans la nomenclature en annexe Chaque document du dossier géré sur support électronique est classé par référence à cette nomenclature Une durée de conservation pour la gestion courante est ?xée pour chaque type de document Au terme de sa conservation en gestion courante chaque document fait l ? objet soit d ? un archivage intermédiaire soit d ? une destruction selon les indications ?gurant dans la dernière colonne de la nomenclature L ? archivage intermédiaire prend ?n à l ? issue de la durée d ? utilité administrative du document ?xée à ans à compter de la date de naissance de l ? agent Au terme de leur durée d ? utilité administrative les documents font l ? objet d ? un versement dans un service public d ? archives au titre des archives dé ?nitives ou sont éliminés sous le contrôle scienti ?que et technique de l ? Etat sur les archives Les informations attachées aux documents sont soumises aux mêmes règles de conservation ou de destruction Les observations libres annexées aux documents en application de l ? article du décret du juin sont soumises aux mêmes règles de gestion que les documents qu ? elles commentent ou complètent La durée de conservation des traces de consultation est de ans En marge de cette gestion du dossier individuel sur support électronique je vous rappelle que le Centre de Gestion met à disposition des collectivités le logiciel de ressources humaines AGIRHE Celui-ci permet un accès dématérialisé et personnalisé pour chaque agent à leur situation individuelle et à leurs données personnelles La collectivité souhaitant ouvrir un accès à leurs agents peut contacter le service informatique du Centre de Gestion CRubrique Etat Civil Type de document Photographie Numéro d ? immatriculation au répertoire national des personnes physiques Extrait d ? acte de naissance Photocopie de la carte d ? identité titre de séjour portant mention de l ? autorisation de travail Certi ?cat de nationalité Jugement portant changement de nom patronymique Déclaration de choix de nom d ? usage Déclaration de domicile Durée maximale de conservation en gestion courante sauf contentieux Sauf mention contraire le délai court à compter de la date de l ? acte an après