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pm01 pro mae maitrise des enregistrements

Référence PM PROMAE Version B Date application Page sur Procédure de ma? trise des enregistrements Objet Cette procédure dé ?nit comment gérer les enregistrements notamment le classement et l ? archivage Pour chacune de ces étapes il est précisé dans la liste des enregistrements ? Qui le fait o? le lieu comment le mode d ? indexage et combien de temps durée de conservation Elle s ? applique pour tout enregistrement du Système de Management Qualité et donc à toute personne étant amenée à classer et ou à archiver des enregistrements Dé ?nitions Document Support d ? information et l ? information qu ? il contient norme ISO Information Données signi ?antes norme ISO Enregistrement Document faisant état de résultats obtenus ou apportant la preuve de la réalisation d ? une activité norme ISO Procédure Manière spéci ?ée d ? e ?ectuer une activité ou un processus norme ISO Processus Ensemble d ? activités corrélées ou interactives qui transforme des éléments d ? entrée en éléments de sortie norme ISO Représentant de la direction La direction doit nommer un membre de l ? encadrement qui nonobstant d ? autres responsabilités doit avoir la responsabilité et l ? autorité en particulier pour ? assurer que les processus nécessaires au système de management de la qualité sont établis mis en ?uvre et entretenus ? rendre compte du fonctionnement du système de management de la qualité et de tout besoin d ? amélioration ? assurer que la sensibilisation aux exigences du client dans tout l ? organisme est encouragée norme ISO Le représentant de la direction est souvent appelé responsable qualité Jean HEUTTE Rédaction Approbation Thérèse CHRAYE Adjointe au Sous-directeur Visa CRéférence PM PROMAE Version B Date application Page sur Procédure de ma? trise des enregistrements Logigramme Qui Responsable dé ?ni pour l'enregistrement Responsable dé ?ni pour l'enregistrement Responsable dé ?ni pour l'enregistrement Responsable dé ?ni pour l'enregistrement Responsable dé ?ni pour l'enregistrement Responsable dé ?ni pour l'enregistrement Responsable dé ?ni pour l'enregistrement Responsable dé ?ni pour l'enregistrement Quoi Enregistrement créé Enregistrement NON à conserver OUI Véri ?er l'enregistrement NON Enregistrement à classer OUI Classer l'enregistrement NON Durée de classement dépassée OUI Document NON à archiver OUI Archiver l'enregistrement NON Durée d'archivage dépassée OUI Eliminer l'enregistrement Enregistrement détruit CRéférence PM PROMAE Version B Date application Page sur Procédure de ma? trise des enregistrements Descriptif Pour chaque enregistrement un responsable est désigné pour le classement et pour l ? archivage Il peut s ? agir de la même personne ou de personnes distinctes Si un enregistrement est à conserver le responsable désigné véri ?e si ce document est correctement renseigné L ? enregistrement est alors ? Soit directement archivé puis éliminé ? Soit classé puis éliminé ? Soit classé ensuite archivé puis éliminé Toutes les modalités pour le classement et l ? archivage sont dé ?nies dans le tableau Liste des enregistrements du processus ? L ? indexage précise comment il est possible de retrouver le document exemples par date par numéro chronologique ?