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Microsoft Access XP IFP Birkhadem – Alger – Rue des trios frères Djillali -0- R

Microsoft Access XP IFP Birkhadem – Alger – Rue des trios frères Djillali -0- REPUBLIQUE ALGERIENNE DEMOCRATIQUE ET POPULAIRE MINISTERE DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE INSTITUT DE FORMATION PROFESSIONNELLE DE BIRKHADEM Microsoft Microsoft Microsoft Microsoft Access Access Access Access Mars 2004 IFP BIRKHADEM , 3 Rue des frères DJILLALI Birkhadem Alger : 021-54-21-44/45/46 Fax 021-54-22-0 Microsoft Access XP IFP Birkhadem – Alger – Rue des trios frères Djillali -1- SOMMAIRE I. NOTIONS DE BASE SUR LES BASES DE DONNEES .....................................................................3 I.1. Introduction.......................................................................................................................................3 I.2. Concepts de base : ............................................................................................................................3 I.2.1. Une table :............................................................................................................................3 I.2.2. Les Champs :........................................................................................................................3 I.2.3. Le champ clé.........................................................................................................................3 I.2.4. Enregistrement .....................................................................................................................4 I.2.5. Les relations entre tables .....................................................................................................4 I.2.6. Type de relation....................................................................................................................6 I.3. Modèle de conception de la base de données ...................................................................................7 II. DEFINITION DE ACCESS...................................................................................................................8 II.1. Base de données sous Access :........................................................................................................8 II.2. Etapes de conception d’une base de données..................................................................................9 II.3. Création d’une base de données ....................................................................................................10 II.3.1. Lancement de Access :......................................................................................................10 II.3.2. Créer une nouvelle base de données.................................................................................10 II.3.3. Ouvrir une base de données..............................................................................................10 II.3.4. L’assistant de projet de base de donnée ...........................................................................11 III. CRETAION DES TABLES...............................................................................................................12 III.1. Définition .....................................................................................................................................12 III.2. Création d'une table......................................................................................................................12 III.3. LES TYPES DE DONNEES .......................................................................................................13 III.4. La description du champ..............................................................................................................14 III.5. Les propriétés...............................................................................................................................14 III.5.1. Définition de la taille d’un champ...................................................................................14 III.5.2. Définition des formats d’affichage ..................................................................................15 III.5.3. Définition d’un masque de saisie.....................................................................................19 III.6. Créer une table a l’aide de l’assistant table..................................................................................21 III.7. Créer des relations inter tables.....................................................................................................21 IV. Utilisation des feuilles de données......................................................................................................24 IV.1. Opérations sur une feuille de données .........................................................................................24 IV.1.1. Ouverture de table:..........................................................................................................24 IV.1.2. Modification de la largeur de colonne et la hauteur de ligne .........................................24 IV.1.3. Ajout, modification et suppression d'enregistrement.......................................................25 IV.2. Tri d'enregistrement .....................................................................................................................25 IV.3. Utilisation de Sous-Feuille de données........................................................................................26 IV.4. Filtrage des enregistrements ........................................................................................................27 IV.4.1. Utilisation du filtre par sélection.....................................................................................27 IV.4.2. Utilisation du filtre par formulaire..................................................................................27 Microsoft Access XP IFP Birkhadem – Alger – Rue des trios frères Djillali -2- IV.4.3. Filtre à plusieurs critères.................................................................................................28 IV.4.4. Enlever des filtres. ...........................................................................................................28 V. LES FORMULAIRE............................................................................................................................29 V.1. Introduction...................................................................................................................................29 V.2. Création d'un formulaire avec l’assistant ......................................................................................29 V.3. Affichage du formulaire en mode création ...................................................................................30 V.4. Contrôles et sections .....................................................................................................................31 V.4.1. Insérer une zone de texte...................................................................................................31 V.4.2. Sélectionner les contrôles .................................................................................................32 V.4.3. Déplacer des contrôles......................................................................................................32 V.5. Contrôles spécifiques ....................................................................................................................32 V.5.1. Insérer un champ sous la forme de case ou bouton..........................................................32 V.5.2. Créer une liste pour la saisie d'un champ.........................................................................32 V.5.3. Gérer les champs OLE......................................................................................................34 VI. LES REQUETES.................................................................................................................................35 VI.1. Introduction..................................................................................................................................35 VI.2. Création une requête simple.........................................................................................................36 VI.2.1. Le mode création..............................................................................................................36 VI.3. Gestion de la grille d’interrogation..............................................................................................37 VI.3.1. Exécution d'une requête...................................................................................................37 VI.3.2. Définir les critères de sélection .......................................................................................37 VI.4. Création d'une requête paramétrée...............................................................................................39 VI.5. Création d'une requête multi-tables .............................................................................................40 VI.6. Synthèse des enregistrements ......................................................................................................41 VI.6.1. Les opérations..................................................................................................................41 VI.6.2. Le regroupement..............................................................................................................42 VI.6.3. Création d'un champ calculé ...........................................................................................43 VII. LES ETATS........................................................................................................................................44 VII.1. Introduction ................................................................................................................................44 VII.2. Les sections.................................................................................................................................44 VII.3. Les tris et regroupements............................................................................................................44 VII.4. Création d'un état avec l'aide de l'assistant.................................................................................45 VII.5. Impression d'un Etat ...................................................................................................................45 VII.6. Création d'un état de plusieurs tables .........................................................................................46 VII.7. Création d'un état pour l’impression d’étiquettes.......................................................................47 Microsoft Access XP IFP Birkhadem – Alger – Rue des trios frères Djillali -3- I. NOTIONS DE BASE SUR LES BASES DE DONNEES I.1. Introduction Une base de données est un ensemble structuré de données liées entre elles et associées à un sujet particulier, tel que le suivi des commandes, la gestion d’un annuaire du téléphone ou la gestion de votre carnet d’adresse, si votre base de données n’est pas stockée sur un ordinateur, vous êtes obligé de gérer des informations en provenance de sources diverses que vous devez coordonner et organiser manuellement. Supposons que vous conserviez les noms et adresses sur des fiches. Toutes les informations relatives à une personne sont conservées au même endroit (Dans une liste par exemple). En revanche , sur un ordinateur vous réalisez bien plus de choses que seulement vous referez à la liste. Par exemple ; vous pouvez générer des numéros de téléphone, imprimer des étiquettes d’adresses pour les cartes de vœux, générer des listes mensuelles des anniversaires etc.… Il existe différents moyens de stocker les listes sur un ordinateur. Vous stockez aussi une liste dans une table Microsoft Word, une feuille de calcul Microsoft Excel ou dans tes tables de Microsoft Access. I.2. Concepts de base : I.2.1. Une table : Un objet de base de données est représenté sous forme d’un tableau nommé table et contenant toutes les information de cet objet .Une table est un regroupement logique de données relatives à un même domaine, les tables sont constituée de colonnes appelées champs et de lignes appelées enregistrement . Exemple : Liste des étudiants. Nom Prénom Date de naissance Téléphone Adresse BOUZID Samir 12/05/1981 021.23.25.14 Cité Jolie Vue N°25 Kouba, Alger SELMI Farid 26/06/1980 021.25.36.87 N° 03 El Mouhamadia , Alger TALBI Walid 18/09/1981 021.26.24.58 75, Rue Tripolie Hussein Dey, Alger ZENDANI Rachid 21/05/1980 071.28.37.29 Rue des jasmins N°06 , Ain Naadja Alger I.2.2. Les Champs : Un champ représente un élément individuel de données entrées pour chaque enregistrement. Chaque champ est défini par un nom, un type et une taille et définis aussi par d’autres propriétés. I.2.3. Le champ clé C’est un champ de la table où ses valeurs sont uniques, un champ clé est utilisé pour identifier les enregistrements. Champs Enregistrements Microsoft Access XP IFP Birkhadem – Alger – Rue des trios frères Djillali -4- Prenons l’exemple de la table étudiant, quel champ peut on utiliser pour le représenter comme champ Clé ? Le nom, le prénom ou autres ? Si on prend le Nom comme champ clé, est ce qu’on ne risque pas de trouver au moins deux étudiants qui portent le même Nom dans notre établissement ? Oui c’est probable que des frères ou des cousins soient des étudiants dans le même établissement. Dans ce cas le choix sur le champ Nom comme champ clé est à écarter, alors lequel choisir ? Pourquoi pas ajouter un nouveau champ qui sera le champ Matricule de l’étudiant et on sait déjà que le matricule est une donnée unique pour chaque étudiant inscris dans un même établissement. I.2.4. Enregistrement Un Enregistrement est une information sur un seul sujet. C’est une ligne de données dans la table. I.2.5. Les relations entre tables Les applications de base de données peuvent être de deux types fondamentaux, celles qui créent des bd à deux dimensions, et celles qui créent des bases de données relationnelles. I.2.5.1. Les bases de données à deux dimensions : Ces bases de données existent depuis de nombreuses années. Parmi les programmes actuels qui les utilisent, on peut citer Microsoft Works, Microsoft Excel ( où dans Excel , un bases de données est appelé Liste ). Dans une base de donnée de à deux dimensions, toutes les informations sont contenues dans une seule table. Cela signifie que toutes les informations communes à plusieurs enregistrements doivent être répétés dans chacun d’entre eux Par exemple la table suivante représente les étudiants inscrits dans des spécialités Nom Prénom Date de naissance Téléphone Adresse Spécialité Salle BOUZID Samir 12/05/1981 021.23.25.14 Cité Jolie Vue N°25 Kouba, Alger TS en informatique de Gestion 15B3 SELMI Farid 26/06/1980 021.25.36.87 N° 03 El mouhamadia , Alger TS en informatique de Gestion 15B3 TALBI Walid 18/09/1981 021.26.24.58 75, Rue Tripolie Hussein Dey, Alger Marketing 17A1 ZENDANI Rachid 21/05/1980 071.28.37.29 Rue des jasmins N°06 , Ain Naadja Alger Marketing 17A1 À la suite de l’évolution, au cours des dernières années, il s’est avéré que les bases de données à deux dimensions n’étaient pas adaptées au stockage de quantité importante de données. C’est à partir de ce constat que s’est développée l’idée des bases de données relationnelles. Les bases de données crées par Access sont de type relationnelles Les informations concernant chaque spécialité sont répétées (spécialité et salle) Microsoft Access XP IFP Birkhadem – Alger – Rue des trios frères Djillali -5- I.2.5.2. Les bases de données relationnelles Une base de données relationnelle contient plusieurs tables, et des relations sont définies entre tables. Une relation vous permet d’entrer dans une table et de relier celle-ci à un enregistrement d’une autre table à l’aide d’un identificateur. Exemple suivant représente les mêmes informations que l’exemple précédent, mais elles sont réparties dans deux tables associées, étudiant et spécialité, les champs référence spécialité de la table étudiant est lié ou en relation avec le champ référence spécialité de la table spécialité. Remarquer que les informations qui concernent les cours et qui sont mentionnées à plusieurs reprises dans l’exemple précédent n’apparaissent qu’une seule fois dans la seconde table . Référence spécialité Désignation Spécialité Salle INFO TS en informatique de Gestion 15B3 INFO TS en informatique de Gestion 15B3 MARK Marketing 17A1 MARK Marketing 17A1 Matricule Nom Prénom Date de naissance Téléphone Adresse Référence spécialité 0001 BOUZID Samir 12/05/1981 021.23.25.14 Cité Jolie Vue N°25 Kouba, Alger INFO 0002 SELMI Farid 26/06/1980 021.25.36.87 N° 03 El Mouhamadia , Alger INFO 0003 TALBI Walid 18/09/1981 021.26.24.58 75, Rue Tripolie Hussein Dey, Alger MARK 0004 ZENDANI Rachid 21/05/1980 071.28.37.29 Rue des jasmins N°06, Ain Naadja, Alger MARK La structure de vos données suivent un modèle relationnel présente un uploads/s3/coursaccess-id686.pdf