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Excel2013_F1.docx 1 / 8  Y. CINOTTI Formation tableur niveau 1 (Excel 2013) L’

Excel2013_F1.docx 1 / 8  Y. CINOTTI Formation tableur niveau 1 (Excel 2013) L’objectif général de cette formation est de repérer les différents éléments de la fenêtre Excel, de réaliser et de mettre en forme un tableau simple en utilisant quelques formules de calcul, d’intégrer un graphique et d’imprimer un tableau. Sommaire 1. Ouvrir un fichier Excel ..................................................................................................................................................... 1 2. Saisir des données textuelles ............................................................................................................................................. 2 3. Effectuer rapidement une somme ...................................................................................................................................... 2 4. Modifier la taille d’une colonne ........................................................................................................................................ 2 5. Réaliser des calculs simples .............................................................................................................................................. 2 6. Améliorer la présentation d’un résultat ............................................................................................................................. 3 7. Créer un graphique simple ................................................................................................................................................ 3 8. Améliorer un graphique .................................................................................................................................................... 3 9. Déplacer une formule de calcul ......................................................................................................................................... 3 10. Recopier une formule de calcul ......................................................................................................................................... 4 11. Insérer une ligne ............................................................................................................................................................... 4 12. Supprimer une ligne.......................................................................................................................................................... 4 13. Supprimer une feuille ....................................................................................................................................................... 4 14. Trier des données .............................................................................................................................................................. 4 15. Utiliser des fonctions de calcul ......................................................................................................................................... 5 16. Analyser des messages d’erreur ........................................................................................................................................ 5 17. Ajouter une zone texte et une flèche ................................................................................................................................. 6 18. Changer l’orientation de la page ....................................................................................................................................... 6 19. Changer les marges ........................................................................................................................................................... 7 20. Ajouter un saut de page .................................................................................................................................................... 7 21. Supprimer un saut de page ................................................................................................................................................ 7 22. Mettre en forme un tableau ............................................................................................................................................... 7 23. Imprimer une partie d'un tableau ....................................................................................................................................... 7 24. Adapter la taille d’un tableau pour l’impression ................................................................................................................ 8 1. OUVRIR UN FICHIER EXCEL Problème : Je veux ouvrir un fichier Excel nommé STAT_SEM.XLS Solution :  Ouvrir l’application Microsoft Excel  Onglet FICHIER > dans le bandeau à gauche, cliquer sur Ouvrir > icône Parcourir > accéder au dossier Base > double-cliquer sur STAT_SEM.XLS  Onglet FICHIER > dans le bandeau à gauche, cliquer sur Enregistrer sous > sous Dossier actif, cliquer sur Base > Type : Classeur Excel (*.xlsx) > Enregistrer NB :  Le format xlsx est adapté à Excel 2013. Le format xls est celui des versions anciennes d’Excel.  Les opérations de base (ouvrir, fermer et enregistrer un fichier) sont les mêmes dans Excel que dans Word mais aussi dans d’autres applications Microsoft Office comme PowerPoint. Excel2013_F1.docx 2 / 8  Y. CINOTTI 2. SAISIR DES DONNÉES TEXTUELLES Problème : Je veux commencer à saisir des données textuelles NB :  Vous constatez que Excel se présente sous la forme d’un tableau avec des colonnes désignées par une lettre et des lignes numérotées. Chaque cellule est donc désignée par sa lettre de colonne et son numéro de ligne. Solution :  Cliquer sur la cellule A10 à l’aide de la souris ou des flèches de déplacements  Saisir TOTAL  noter que TOTAL apparaît à deux endroits : dans la cellule A10 mais aussi, en haut, au-dessus de la colonne B, dans la zone de visualisation des formules  Entrée 3. EFFECTUER RAPIDEMENT UNE SOMME Problème : Comment calculer le total du nombre de chambres vendues du 1er au 7 février ? Solution :  Se placer en B10 > onglet ACCUEIL > dans la zone Edition, cliquer sur l’icône Somme   dans la zone de visualisation des formules apparaît : =SOMME(B3:B9) ce qui signifie faire la somme de tous les nombres situés de la cellule B3 à la cellule B9  Entrée  le total (427) apparaît en B10 4. MODIFIER LA TAILLE D’UNE COLONNE Problème : Comment faire lorsque la largeur d’une colonne est insuffisante ? Solution :  Cliquer en D2 > saisir : Indice de fréquentation > Entrée  la cellule paraît trop petite  Cliquer sur D au dessus de la cellule D1, en haut de la colonne  la colonne D apparaît en surbrillance  Se placer à l’aide de la souris sur le bord droit de la cellule grisée D jusqu’à ce qu’un signe I apparaisse.  Cliquer-glisser vers la droite jusqu'à ce que la colonne soit assez large pour que Indice de fréquentation y tienne  Cliquer en E2 > saisir : Taux d’occupation > Entrée  la cellule paraît trop petite  Placer la souris sur le bord droit de la cellule grisée E jusqu’à faire apparaître le signe I > double-cliquer  la colonne s’ajuste à la taille du mot le plus grand dans la colonne 5. RÉALISER DES CALCULS SIMPLES Problème : Comment calculer l’indice de fréquentation (nombre moyen de clients par chambre) le 1er janvier ? Solution :  En D3 > saisir le signe « = » (égal) > cliquer sur la cellule C3 > saisir le signe « / » (diviser) > cliquer sur la cellule B3 > Entrée  le résultat apparaît : 1,2 Problème : Comment calculer le taux d’occupation (nombre de chambres louées divisé par le nombre de chambres de cet hôtel qui en compte 120) du 1er janvier ? Solution :  En E3 saisir : =B3/120 (ce qui signifie diviser le contenu de la cellule B3 par 120) > Entrée  le résultat apparaît : 0,708333333 NB :  Une formule de calcul commence donc toujours par le signe « = » (égal) Excel2013_F1.docx 3 / 8  Y. CINOTTI 6. AMÉLIORER LA PRÉSENTATION D’UN RÉSULTAT Problème : Comment présenter l’indice de fréquentation avec trois décimales et le taux d’occupation sous forme de pourcentage avec une décimale ? Solution :  Cliquer en D3 > onglet ACCUEIL > dans la zone Nombre de la barre d’outils, cliquer sur l’icône Ajouter une décimale  le nombre comporte deux décimales > cliquer à nouveau sur la même icône  le nombre est formaté avec trois décimales  Cliquer en E3 > cliquer sur la petite flèche en bas et à droite de la zone nombre > Catégorie : Pourcentage > Nombre de décimales : 1 > OK  Sélectionner les cellules D3 et E3 en cliquant sur D3 et, tout en continuant d’appuyer sur le bouton de la souris, glisser vers E3 > cliquer sur la petite flèche en bas et à droite de la zone Nombre > onglet Alignement > Horizontal : Droite (Retrait) > Retrait : 2 > les nombres ne sont plus collés contre le bord droit de la cellule. NB :  Les nombres ne doivent jamais être centrés , mais alignés à droite, car les décimales, unités, dizaines, centaines, etc. doivent être alignées. Il faut donc ajouter un retrait à droite pour améliorer l’emplacement des nombres dans une colonne 7. CRÉER UN GRAPHIQUE SIMPLE Problème : Je veux créer rapidement un graphique présentant une courbe du nombre de chambres vendues du 1er au 7 janvier Solution :  Sélectionner les dates et le nombre # vendues : cliquer en A3 et, tout en continuant d’appuyer sur la souris, glisser jusqu’en B9 > onglet INSERTION > dans la zone Graphiques, cliquer sur l’icône Ligne > cliquer sur l’icône Courbe 3D  Dans la barre d’outils qui est apparue, à droite, cliquer sur Déplacer le graphique > cocher Nouvelle feuille > OK 8. AMÉLIORER UN GRAPHIQUE Problème : Comment améliorer le graphique ? Solution :  Cliquer sur Série 1 (en bas à droite du graphique) > Suppr  Cliquer sur Titre du graphique une fois pour sélectionner le cadre > cliquer une fois dans le cadre, sur une des lettres > Ctrl+A (pour sélectionner Titre du graphique) > saisir : Nombre de chambres vendues du 1er au 7 janvier  Ctrl+A > onglet ACCUEIL > Police : Arial > Taille : 24  Cliquer sur une des dates au bas du graphique > Police : Arial Narrow > Taille : 10 NB :  Vous pouvez vérifier le lien entre les données et le graphique en cliquant (en bas de la fenêtre Excel) sur l’onglet Feuil1 pour revenir au tableau de données : en B3 saisir 100 > Entrée > cliquer sur l’onglet Graph1 et vérifier que le graphique a automatiquement changé pour la date du 1er janvier. 9. DÉPLACER UNE FORMULE DE CALCUL Problème : Je veux placer la colonne Indice de fréquentation à droite de la colonne Taux d’occupation Solution :  Cliquer sur l’onglet Feuil1  Sélectionner les cellules D2 et D3 > Ctrl+X > se placer en F2 > Ctrl+V  vous remarquerez que le résultat ne change pas malgré ce déplacement  Adapter la taille de la colonne F en double-cliquant sur le bord droit de la cellule F  Sélectionner la colonne D > onglet ACCUEIL > dans la zone Cellules, cliquer sur l’icône Format > Largeur de colonne… > Largeur de colonne : 4 > OK Excel2013_F1.docx 4 / 8  Y. CINOTTI 10. RECOPIER UNE FORMULE DE CALCUL Problème : Comment calculer l’indice de fréquentation et le taux d’occupation de chaque jour ? Solution :  Sélectionner la zone F3–F9 > Ctrl+B  Cliquer en E3 > placer le pointeur sur le coin inférieur droit de la cellule E3 (le petit carré noir)  Le pointeur prend la forme d’une croix noire > cliquer-glisser jusqu’à la cellule E9 NB :  Il est aussi possible de recopier vers la droite en utilisant soit Ctrl+D soit uploads/S4/ article-pdf.pdf