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Paie / Automate d’intégration © Sage France – Juillet 2003 Page n°1/ 7 Automate

Paie / Automate d’intégration © Sage France – Juillet 2003 Page n°1/ 7 Automate d’intégration de la Paie Guide technique et exemple d’utilisation Introduction Ce guide technique a pour vocation de compléter la documentation fournie en standard avec l’automate d’intégration de la Paie. Ce guide présente un exemple de programme utilisant l’automate d’intégration de la Paie. Il indique également les vérifications à réaliser pour faire fonctionner l’automate d’intégration de la Paie et référence les différents types de messages d’erreurs gérés par l’automate. Cet automate d’intégration est disponible en standard dans les versions suivantes de la Paie : Paie 100 Pack Plus pour SQL Server RH & Paie 1000 Il est également disponible en option dans les versions suivantes de la Paie : Paie 100 Pack pour SQL Server Paie 100 Pack Plus Paie & GRH 500 Sommaire INTRODUCTION 1 SOMMAIRE 1 FONCTIONNEMENT DU PROGRAMME 2 Présentation générale 2 Saisie des paramètres 2 Saisie des heures 3 Enregistrement dans la Paie 4 VERIFICATIONS 5 MESSAGES D’ERREURS 5 Paie / Automate d’intégration © Sage France – Juillet 2003 Page n°2/ 7 Fonctionnement du programme Présentation générale Ce programme est une feuille Excel (heures.xls), permettant de saisir des heures et de les importer directement dans un dossier de Paie (événements de gestion des temps ou feuille de temps) grace à une macro utilisant l’automate d’intégration. Ce programme est organisé en deux parties : - la première partie va créer un fichier texte qui respecte la structure d’importation des événements de la Paie et qui contiendra toutes les données saisies dans la feuille Excel. - la deuxième partie réalisera l’importation des données dans la base de données de la Paie, en utilisant l’automate d’intégration et le fichier texte précédemment créé. Saisie des paramètres Pour faire fonctionner le programme il faut d’abord renseigner certains paramètres. Pour modifier les paramètres ouvrir la macro du fichier Heures.xls. Chemin et nom du fichier TXT à générer Il s’agit du nom et du chemin d’accès au fichier Texte créé par le programme et qui contiendra tous les événements saisis dans la feuille Excel Heures.xls. Ce fichier sera ensuite importé dans la Paie via l’automate d’intégration. Par défaut ce paramètre est renseigné à : c:\automate\txt\ev.txt Paie / Automate d’intégration © Sage France – Juillet 2003 Page n°3/ 7 Nom du dossier de Paie (fichier PRH) Il faut indiquer le nom et le chemin d’accès au fichier *.PRH. Pour la Paie SQL ce fichier doit contenir les paramètres de connexion à la base de données SQL. Par défaut ce paramètre est renseigné à : c:\automate\base\SagePaieSQL.prh Code et mot de passe utilisateur Il faut indiquer le code et le mot de passe de l’utilisateur Paie. Ce code et ce mot de passe doivent exister dans la Paie. Par défaut ces paramètres sont renseignés respectivement à :"U1" et "U1" Mot de passe du dossier Il s’agit du mot de passe du dossier de Paie. Par défaut ce paramètre est renseigné à aucun "" (pas de mot de passe). Saisie des heures Saisie dans la feuille Excel Nature La première colonne, Nature permet de saisir le code de la nature d’événement à alimenter dans la Paie. Le code doit être saisi sur 4 positions (les zéros doivent être saisis). Matricule La colonne Matricule permet de saisir le matricule du salarié dans la Paie. Le programme « formate » automatiquement le matricule sur 10 positions avec comme caractère de remplissage l’espace (paramétrage par défaut du jeu d’essai de la Paie). Paie / Automate d’intégration © Sage France – Juillet 2003 Page n°4/ 7 Date La date de l’événement doit être saisie en respectant le format JJ/MM/AA. Valeur Le nombre d’heures réalisées est saisi dans la colonne Valeur. Statut La colonne Statut n’est pas à saisir. Elle est utilisée et mise à jour automatiquement par le programme au moment de l’importation dans la Paie : - Sur chaque ligne importée dans la Paie un « OK » est mis à jour dans cette colonne Statut - Seules les lignes n’ayant pas de statut (rien n’est renseigné dans la colonne Statut) seront importées dans la Paie. Ainsi si un utilisateur clique deux fois de suite sur le bouton [Enregistrer], les lignes ne seront importées qu’une seule fois ; pour les importer une deuxième fois il faut vider la colonne Statut, puis cliquer sur le bouton [Enregistrer]. Enregistrement dans la Paie Après saisie des informations dans la feuille Excel, cliquer sur Enregistrer pour lancer l'importation dans la paie. Un premier message apparaît indiquant que le fichier TXT a été créé avec le nombre de lignes saisies. Après validation de ce message l'importation via l'automate d’intégration est lancée. Un message en fin d'importation apparaît indiquant que l’importation a réussi. Des « OK » apparaissent dans la colonne Statut sur chaque ligne importée. Paie / Automate d’intégration © Sage France – Juillet 2003 Page n°5/ 7 Vérifications Si le programme ne fonctionne pas il convient de vérifier les points suivants : Si plusieurs versions de la Paie sont installées sur le poste de travail, l’automate d’intégration fonctionne avec la dernière version installée. Toutes les vérifications ci-après doivent donc être réalisées sur la dernière Paie installée sur le poste. Il faut que le code utilisateur (avec ou sans mot de passe) existe dans la Paie. Il faut que le chemin d'accès à la Paie ne soit pas trop long (celui-ci ne doit pas excéder une longueur de 35 caractères en SQL et 43 en Paie base propriétaire ; Autrement dit NE PAS INSTALLER la Paie 1000 dans le répertoire proposé par défaut car celui-ci est trop long (c:\Program Files\Ligne1000\PGRH1000\ ). Il faut que les répertoires indiqués en paramètres du programme d’importation (Heures.xls)existent (c:\automate\base\ et c:\automate\txt\)ainsi que le fichier *.PRH Il faut que l’automate d’intégration soit disponible avec la version de Paie installée (voir les versions de paie concernées dans l’introduction de ce guide). Il est possible de s’assurer que l’option est présente en éditant la fiche de référencement du menu ?\A Propos de de la Paie. Il faut que le code utilisateur indiqué dans le programme ne soit pas bloqué au niveau réseau. (Réinitialiser le dossier et l’utilisateur concerné avec le code Superviseur de la Paie) Si un utilisateur est déjà connecté à la Paie, il faut que la version de la Paie installée soit une version réseau (soit avec un Serveur Sage, soit un Serveur SQL pour la Paie SQL). En effet, l’utilisation de l’automate d’intégration utilise une connexion réseau de la même façon que la Paie. Quand tous ces points ont été vérifiés il faut essayer d’importer le fichier texte généré directement à partir de la Paie afin de s’assurer que la structure de celui-ci est correcte ; à partir du menu Gestion\Evénements individuels du module Gestion des temps, lancer la fonction Importer en cochant l’option Avec édition d’un rapport et sélectionner le fichier généré précédemment par la macro (par défaut : c:\automate\txt\ev.txt) Messages d’erreurs En cas de problème lors de l’importation, l’automate d’intégration retourne un numéro d’erreur. Celui-ci est affiché en fin d’importation par le programme. Le numéro d’erreur est composé de la façon suivante : Numéro de l’étape + Numéro du message d’erreur Les numéros d’étape sont les suivants : Numéro de l’étape Etape 1024 Etape Connexion 2048 Etape Ouverture 4096 Etape Import 8192 Etape Fermeture 16384 Etape Déconnexion Paie / Automate d’intégration © Sage France – Juillet 2003 Page n°6/ 7 Les messages d’erreur possibles sont les suivants. Numéros du message d’erreur Message d’erreur Commentaires 0 Importation réussie – Pas d’erreur 2 Code utilisateur incorrect 1) Vérifier que l’utilisateur n’est pas déjà connecté : - soit ce code utilisateur est déjà utilisé par quelqu’un connecté à la Paie, - soit ce code utilisateur a été mal déconnecté et dans ce cas il faut utiliser les fonctions de réinitialisation réseau. 2) Vérifier que le code utilisateur et le mot de passe indiqués en paramètres du programme sont corrects. (attention aux caractères minuscules/majuscules) 3/4/5/6 Impossible d’ouvrir certains fichiers programme Vérifier l’installation du programme de Paie 7 Ouverture du fichier réseau programme (PMS.RES) impossible Supprimer tous les fichiers PMS.RES (attention : tous les utilisateurs de la Paie doivent sortir) 8 Mot de passe utilisateur incorrect Vérifier que le code utilisateur et le mot de passe indiqués en paramètres du programme sont corrects. (attention aux caractères minuscules/majuscules) 9 / 10 Création des instances réseau impossible Lancer une Réinitialisation réseau de l’utilisateur et du dossier 11 Ouverture de la base impossible Vérifier les droits des utilisateurs réseau. Pour la Paie SQL, vérifier les paramètres de connexion indiqués dans le fichier PRH (nom du serveur SQL, nom de la base de données, login utilisateur…) ainsi que les droits SQL des utilisateurs 12 Ouverture des tables impossible Vérifier les droits des utilisateurs réseau (et SQL pour la Paie SQL). 13 Ouverture du fichier réseau société (PMS.RES) impossible uploads/S4/ guide-technique-automate-integration.pdf