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Page 1 / 4 AVIS DE RECRUTEMENT Poste Responsable Finance Responsable Direct Res

Page 1 / 4 AVIS DE RECRUTEMENT Poste Responsable Finance Responsable Direct Responsable Financier Pays Lieu(x), jours et horaires de travail Port au Prince Du lundi au samedi - 7 hres 30 AM / 16 hres 30 PM (dans la limite de 48h/semaine) Référence de Poste PAP_RF_2021 Localisation(s) Port au Prince Durée 3 mois (renouvelable) avec une prise de poste dès que possible ACTED dans le monde ACTED est une organisation non-gouvernementale fondée en 1993 dont le siège est à Paris. Indépendante, privée et à but non lucratif, ACTED œuvre dans le respect d’une impartialité politique et religieuse stricte, selon les principes de non-discrimination et de transparence. Au cours de l’année 2019, ACTED était présente sur quatre continents et son équipe intervenait dans 37 pays auprès d’environ 20,7 millions de personnes, en répondant aux situations d‘urgence, en soutenant des projets de réhabilitation et en accompagnant les dynamiques de développement. En s’appuyant sur son expérience passée, ACTED œuvre pour la construction d’un monde Zéro Exclusion, Zéro Carbone, Zéro Pauvreté. Cette vision 3Zéro cible l’atteinte des objectifs de développement durable ainsi que la préservation du futur de notre planète et de l’humanité. Zéro exclusion : parce que la vulnérabilité des populations marginalisées peut être réduite par la promotion d’institutions, de mécanismes de gouvernance, de politiques et d’actions inclusives. Zéro carbone : parce que nous voulons transmettre aux générations futures une économie qui respecte les équilibres environnementaux, un modèle de développement écologiquement viable et une gouvernance globale des biens communs. Zéro pauvreté : parce que la pauvreté et un intolérable gâchis de talent mais qu’elle n’est pas une fatalité, pas plus que sa transmission de génération en génération. ACTED en Haiti Présente en Haïti depuis 2004, ACTED se mobilise pour répondre aux urgences et soutenir le relèvement des populations dans le besoin, notamment dans les domaines de l’eau, l’hygiène et l’assainissement, de la sécurité alimentaire et de la reconstruction, tout en continuant à s’investir pour un développement plus durable avec des projets axés sur le développement économique, notamment dans le secteur agricole. En 2021, plus de 100 personnes travaillent pour ACTED dans 4 départements du pays. Les projets d’ACTED en Haïti incluent des interventions qui combinent la réduction des risques et des désastres à travers des activités de prévention et de préparations, la réponse d’urgence ainsi que la réhabilitation et le relèvement précoce. La résilience des populations est au cœur de notre approche afin de contribuer à une réduction durable de la vulnérabilité grâce aux capacités d’absorption, d’adaptation et de transformation renforcées des populations, du gouvernement et des autres acteurs. Pour ACTED, une gouvernance efficace contribue à pourvoir aux besoins humains les plus basiques, en reconnaissant la valeur humaine et le droit au bien-être, à l’accès équitable aux opportunités, aux droits et à la justice. Au fil de ses interventions en Haiti, ACTED a noué des partenariats solides avec les groupes de citoyens, les organisations de la société civile, le secteur privé ainsi que les autorités et administrations Haïtiennes. Notre ambition est de travailler collectivement afin de co-construire des solutions pérennes et contribuer au développement endogène dans le pays. Les actions de développement d’ACTED en Haïti prennent le relais afin de renforcer à plus long terme les moyens d’existence des populations les plus défavorisées, à travers la mise en place d’activités génératrices de revenus et l’appui au secteur agricole. Page 2 / 4 ACTED agit en effet sur le développement et la structuration de filières agricoles et la formation des agriculteurs en tenant compte des problématiques liées au changement climatique, contribuant ainsi à promouvoir une agriculture durable, adaptée au contexte climatique du pays. I. Profil de poste Descriptif du poste Sous l’autorité du Responsable Financier Pays (CFM), le Responsable Finance (RF) sera en charge de soutenir le Responsable Financier Pays dans ses fonctions. Plus spécifiquement, il/elle sera en charge de la mise en œuvre et du suivi de la gestion financière et comptable, des outils de contrôle et de la gestion de la trésorerie. Il/Elle sera aussi en charge de la formation de l’équipe Finances. Objectifs généraux 1. Soutenir le CFM dans la préparation du budget et la vérification des contrats. 2. Consolider et suivre les outils de contrôle financier interne et le reporting financier pour la mission. 3. Sous la responsabilité du CFM, former les équipes Finances sur les procédures, processus et méthodologies d’ACTED. 4. Superviser la comptabilité de la mission, la gestion de la trésorerie et des banques Devoirs et responsabilités 1. Préparation du budget et vérification des contrats bailleurs de fonds : a. Sur demande du CFM, préparer les budgets en recueillant les informations des départements concernés pour consolider les budgets des propositions de projets en ligne avec les besoins du projet/mission et les contraintes des bailleurs ; proposer un programme adapté et des budgets d’appui comprenant les plans d’investissement de la mission en lien étroit avec la coordination pays. S’assurer de la faisabilité financière des projets, en respectant les règles et les délais d’ACTED et des bailleurs. b. Quand un nouveau contrat d’un bailleur est reçu, préparer une fiche sur le contrat clarifiant toutes les règles financières applicables pour validation du CFM (éligibilité, flexibilité, etc…) c. Avant la signature d’un accord entre ACTED et un partenaire de mise en œuvre : - Soutenir le processus de consolidation du cadre d’évaluation des Due Diligence IP - Soutenir le CFM dans la préparation du MoU 2. Mise en place et suivi des outils financiers : 2.1 Consolidation et révision mensuelles des rapports mensuels (TITANIC) a. Analyse des coûts (entre le 10 et le 15 de chaque mois et sur demande) i. Sur demande, présenter une analyse des coûts de la mission au CFM et Directeur Pays (CD) pour aider au processus de prise de décision. b. Allocations (entre le 10 et le 15 de chaque mois et sur demande) i. Mettre à jour les tableaux d’allocation (mensuellement et en cas de signature de nouveau contrat) ii. Faire le suivi des allocations des ressources d’ACTED par projet à l’échelle du pays. iii. Sur demande, présenter un memo sur les allocations des ressources de la mission au CFM. c. Contrôle du budget et de la structure de financement (entre le 10 et le 15 de chaque mois et sur demande) i. Revoir mensuellement les BFU (suivi des budgets) et communiquer son analyse au CFM pour validation. ii. Fournir une analyse des ressources d’ACTED pouvant être subventionnées avec de nouvelles propositions. iii. Identifier les lacunes et remonter les risques financiers sur les projets en cours d. Préparation du paiement des salaires des staffs (entre le 25 et le 30 de chaque mois) Page 3 / 4 i. S’assurer de la cohérence entre les données financières, le tableau de suivi des employés, les tableaux d’allocations des employés et SAGA. Informer le CFM de tout écart. 2.2. Préparation et soutien au reporting financier et suivi contractuel a. S’assurer de la préparation des rapports financiers pour les bailleurs, recouper les tableaux d’allocation avec les rapports financiers et mettre à jour les tableaux d’allocation en fonction, si besoin. b. Planifier, consolider, élaborer et vérifier avec le Département Développement de projets les rapports financiers quand c’est demandé (ad hoc, intermédiaires et finaux) en respectant les délais contractuels et les règles telles que la flexibilité, l’éligibilité et les périodes de liquidation etc… c. Suivre les paiements des bailleurs et les clôtures de projet financier (liquidation du contrat) et mise à jour du reporting ATROCE pour les versements bailleurs d. Assurer la vérification et le contrôle de la documentation et des rapports financiers des partenaires. e. Pour chaque rapport de partenaire reçu, vérifier la documentation papier et sa cohérence avec le registre comptable, vérifier l’attribution des dépenses f. Vérifier que les dépenses des partenaires sont correctement enregistrées dans SAGA. 3. Gestion de la trésorerie et supervision du processus de clôture comptable mensuelle, semestrielle et annuelle 3.1 Gestion de la trésorerie et banque a. Vérifier la cash request pour l’évaluation des besoins de trésorerie de la mission toutes les quinzaines. b. Suivre l’approvisionnement de cash aux bases terrain. c. Gérer les relations avec les banques et contribuer aux études pour les ouvertures de comptes bancaires. 3.2 Flux comptables (le 10 de chaque mois et sur demande) a. Revue et validation de la comptabilité mensuelle consolidée (soldes bancaires et caisse, lettrage des flux, clôture des avances et des prêts, taux de change) et contrôle du PRATIC. 3.3 Sous la supervision du CFM, aider à la préparation des clôtures V1 pour garantir que les flux sont clôturés en temps voulu 3.4 Sous la supervision du CFM, contribuer à la préparation des clôtures V2 pour assurer un gel en douceur des comptes. 4. Supervision et renforcement des compétences de l’équipe Finance a. Manager l’équipe Finance capitale b. Superviser en fonctionnel les équipes Finance des bases terrain c. Assurer la formation du staff finance capitale et base sur les procédures et outils FLAT d’ACTED. d. Apporter un soutien aux équipes Finances et Administration dans la maîtrise des documents financiers, logiciel de comptabilité SAGA : - Contribuer uploads/Finance/ 2-acted-avis-de-recrutement-responsable-finance-vf-ok 1 .pdf