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2E PARTIE : ETUDE DE L’EXISTANT DE LA GESTION COMPTABLE ET FINANCIÈRE D’ATC COM

2E PARTIE : ETUDE DE L’EXISTANT DE LA GESTION COMPTABLE ET FINANCIÈRE D’ATC COMAFRIQUE DIAGNOSTIC ET RECOMMANDATION CHAPITRE 1 : ETUDE DE L’EXISTANT A ce jour ATC COMAFRIQUE ne détient pas encore de manuels de procédures clairement formalisés et validés par la direction. Dans l’optique d’optimiser ses performances et de palier à cette insuffisance le management de ATC COMAFRIQUE à charger la direction des comptabilités et du contrôle de gestion de la conception ; l’élaboration ; de la diffusion et de la mise à jour de procédures relatives à chaque activité existante dans le fonctionnement ordinaire de ATC COMAFRIQUE. SECTION 1 : ETAT DES LIEUX DE LA GESTION FOURNISSEURS La gestion comptable des fournisseurs est une activité qui se déroule en plusieurs phases qui peuvent être énumérées comme suit : - Réception et contrôle des factures fournisseurs - Imputation & Encodage des factures - Règlements des factures - Analyse et lettrage des comptes fournisseurs - Archivage des factures I-1- Réception et contrôle des factures fournisseurs Le réceptionniste reçoit la facture et y appose le cachet “arrivé le …“. Il attribue un numéro d’ordre chronologique à la facture et la consigne dans son registre d’enregistrement du courrier « arrivé » qui comporte les colonnes suivantes : ✔Date ✔Numéro chronologique ✔Date et numéro de la correspondance ✔Nom de l’expéditeur ✔Nature du document. ✔ Montant Il transmet la facture au service des moyens généraux ou l’administration des ventes autant que nous sommes en face d’une facture de frais généraux ou d’une facture qui est liée à l’activité proprement dite. Les différents services procèdent à un contrôle de la facture, en la rapprochant au bon de commande, bon de livraison et à la fiche d’engagement de dépense validé par le Directeur de la supply chain. Ensuite une fois la liasse constituée, la facture est transmise à la comptabilité fournisseur au travers d’un registre de transmission pour traitement et encodage. La comptabilité fournisseur reçoit les factures et s’assurent qu’aucun des éléments cité plus haut ne fait défaut à la liasse sinon la facture est retournée afin que tous les éléments manquants soit ajouter. I-2- Imputation & Encodage des factures Faisant suite à la réception de la facture, le comptable porte sur la facture un cachet d’imputation. Ce cachet contient les informations sur les écritures à débiter, les écritures à créditer, le numéro de saisie et la date de saisie. Une facture imputée est automatiquement saisie dans le logiciel SAGE et mise dans le classeur de factures fournisseurs en attente de règlement. Au niveau de l’encodage dans le logiciel de comptabilité, nous avons deux types de saisie qui sont appliquées selon que nous sommes face à des factures liées au stock ou à des frais généraux. Nous avons : - le système de déversement - la saisie manuelle proprement dite - le système de déversement Le système de déversement consiste à récupérer sous format Excel les écritures préalablement saisies par le service ADV lors de la réception des factures dans le logiciel de gestion INCADEA et à les importer dans le logiciel Sage comptabilité après avoir effectué plusieurs vérifications. En effet le comptable contrôle les montants saisis, les comptes comptables utilisés, les libellés et la date de saisie. Ensuite une fois toutes les informations sont conformes aux éléments marqués sur la facture alors le fichier est convertie en fichier Texte et est ensuite intégrée dans le logiciel sage. Le logiciel va transcrire les informations importées et va alimenter la base comptable et les différents journaux comptables. A la fin de l’opération, un deuxième contrôle est effectué afin de s’assurer que toutes les écritures importées ont correctement été saisies par le logiciel. - la saisie manuelle proprement dite Figure 3: présentation du cachet d’imputation Comptabilisé le : Code journal et Numéro de saisie : D C Source : cachet d’imputation ATC COMAFRIQUE III- 1 REGLEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS Une fois la facture comptabilisé, le comptable range la facture dans un classeur en attendant son règlement. Le règlement des factures fournisseurs se fait suivant la date d’échéance de la facture, ce mode de règlement est dit mode de règlement selon le modèle échéancier. L’échéance retenue d’une manière générale chez ATC Comafrique est de 60jours à partir de la date de réception de la facture, ce qui facilite une maitrise de la trésorerie. Cependant il existe un mode de règlement dit procédure exceptionnelle pour couvrir certain cas exceptionnelle, c’est notamment le cas des acomptes etc… Le comptable a pour obligation d’établir un bordereau de trésorerie (voir annexe 7) peu importe le mode de règlement utilisé. Le bordereau de trésorerie est une fiche sur laquelle est indiquée - le mode de paiement -La date du paiement -Le n° du dossier - Le nom du bénéficiaire, le motif de la dépense, le montant du règlement, -La nature du règlement (solde de facture / acompte sur facture/règlement total de la facture) -Numéro du chèque, du virement ou de la traite - Compte à débiter -Le compte à créditer, le Numéro de la section analytique -Un tableau réservé à la signature des responsables. Le règlement est préparé par le comptable fournisseur puis vérifier et approuver successivement par le chef comptable, le contrôle de gestion, directeur administratif et financier et de la direction générale. III-1-1 REGLEMENT DES FACTURES SELON LE MODELE ECHEANCIER Sur la base des factures dument autorisées et comptabilisées, le comptable fournisseur établir un échéancier de règlement (voir annexe 8). Cet échéancier un état Excel présentant les informations ci-après : - La date d’établissement de l’échéancier - La date de réception de la facture - La date de la facture - Le numéro de facture - Le nom du fournisseur - L’initiateur ou le service demandeur - La source des informations - Le motif de la dépense - L’échéance - Le montant - Le montant en devise pour les fournisseurs en devise - La domiciliation - La semaine de validation L’échéancier est établis en début de mois cependant des réunions hebdomadaires de trésorerie sont organisées entre le directeur financier, la responsable de la trésorerie, le chef comptable et le comptable fournisseur sur la base de l’échéancier fournisseur afin de soumettre au règlement l’ensemble des factures échues de la semaine tout en prenant en compte les contraintes liées à la trésorerie. Sur la base de la liste des factures à régler, le comptable fournisseur demande des domiciliations bancaires au service de trésorerie qui lui indique la banque et le moyen de paiement retenue pour ces règlements. Une fois les domiciliations ont été donné par la trésorerie, les bordereaux de trésorerie peuvent être établir et soumis à la validation du chef comptable, du contrôle de gestion, du directeur financier et de la direction Générale. Sur la base des bordereaux de trésorerie validé par les personne cités plus haut, le comptable fournisseur établi les règlements suivant le moyen de paiement convenu et soumet ceux-ci à la signature des personnes autorisées. Une fois les règlements signés, le comptable annote sur les factures originales la mention « Payé »et mentionne le nom de l’établissement financier payeur et les indications du moyen de règlement. Ensuite le comptable fournisseur transmet le bordereau de trésorerie au comptable banque afin qu’il assure la comptabilisation les règlements effectués pour la mise à jour des comptes des fournisseurs concernés, ensuite il notifie les règlements aux fournisseurs et conserve provisoirement les chèques et les traites dans un coffre-fort en attente de leur retrait par leur bénéficiaire. III-1-2 REGLEMENT DES FACTURES SELON LA PROCEDURE EXCEPTIONNELLE Pour les besoins de son activités, ATC Comafrique a recours d’autre fournisseurs qui ne sont pas ceux avec qui elle travail de manière courante. Ce sont pour la plupart des fournisseurs étrangers. Ces derniers voyant le caractère ponctuel des opérations exigent soit un acompte ou que la vente soit soldé avant qu’ils ne puissent effectuer quoique ce soit. Dans le but de faire face à ces cas de figures qu’ATC Comafrique a mis en place une procédure de règlement exceptionnelle. Le service ayant exprimé le besoin remplis une fiche de demande paiement (voir annexe 9) qui regroupe les informations ci-après : v Le numéro du dossier v Le nom du bénéficiaire v Le montant de l’opération v Le motif de la dépense v Les carrés de validations différents signataires v La date La fiche doit être correctement remplis et soumise à validation du chef du service demandeur, du contrôle de gestion, du directeur financier, de la direction général et de la comptabilité. Ensuit elle est transmise au comptable fournisseur afin qu’il puisse demander la domiciliation, faire le bordereau et enfin établir le règlement. III-2- LES MOYENS DE PAIEMENTS ATC Comafrique dispose de nombreux moyens de paiements qu’elle utilise selon ses besoins. Nous retiendrons principalement (03) pour la récurrence de leurs utilisations. Ce sont : le chèque, le billet à ordre et le virement bancaire. III-2-1 LE VIREMENT BANCAIRE Le virement est une opération financière qui consiste à transférer de l’argent d’un compte à un autre par le biais des institutions bancaires. Pour effectuer un règlement par virement à Comafrique Technologies, uploads/Finance/ 2e-partie-memoire.pdf