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CLINIQUE MIMOZA 1 Règles pour un accueil téléphonique optimum 1.1 Souvenez-vous

CLINIQUE MIMOZA 1 Règles pour un accueil téléphonique optimum 1.1 Souvenez-vous que votre voix véhicule votre image et celle de notre entreprise L’accueil téléphonique, au même titre que l’accueil de personne à personne, représente souvent le premier contact d’un client actuel ou potentiel, d’un partenaire ou d’un fournisseur avec l’entreprise. Il transmet les valeurs de celle-ci en indiquant l’importance que l’on accorde à l’appel du client. C’est l’image même de l’organisation qui est véhiculée par la personne qui répond. Le téléphone est un instrument exigeant de la rigueur. Il ne pardonne ni les impairs ni les hésitations. L’interlocuteur s’attend à une réponse rapide et claire. Le répondant doit se montrer courtois, professionnel, amical et réellement intéressé par les propos de l’interlocuteur. 1.2 Ayez une voix claire et audible Au téléphone, il convient de parler normalement, distinctement et clairement, vis-à- vis du combiné. Il ne faut ni être trop loin, ni trop près, et il faut adapter l’intensité de sa voix au contexte sonore dans lequel a lieu la conversation. Il est important d’éviter :  Les murmures qui ne sont pas audibles et les éclats de voix qui sont désagréables, voire agressants ;  L’obstruction de la voix, en mettant la main devant le combiné ou en mettant le combiné sous le menton ;  Les bruits inutiles et agaçants : froissement de papier, brocheuse électrique, conversations environnantes, etc. Il est en effet irritant d’entendre le répondant continuer à taper sur un clavier quand cela n’est pas en lien avec l’information demandée. Si des gens discutent autour de vous, l’interlocuteur les entend et peut être déconcentré par la conversation, alors que vous-même pouvez mal entendre ce qu’il vous dit. 1.3 Ayez une voix dynamique, souriante et agréable Agissez comme si la personne voyait vos réactions. Concentrez-vous sur l’appel, ne faites pas trois ou quatre autres tâches en même temps. Vous risqueriez d’être distrait, de ne pas bien saisir les propos de votre interlocuteur et de devoir lui demander de répéter. La personne pourrait avoir l’impression de déranger. Ayez de l’intérêt pour ce qu’elle dit, écoutez attentivement ses demandes. Tout le monde aime sentir que l’on accorde une réelle importance à son appel. Dynamisez vos propos et le ton de votre voix. La monotonie vocale est endormante et ennuyeuse. Ayez ce que l’on appelle une « voix-sourire » : montrez-vous de très bonne humeur. Sourire au téléphone se voit et s’entend. L’amabilité est contagieuse, la mauvaise 1 CLINIQUE MIMOZA humeur aussi. Ayez pour principe qu’il s’agit d’une conversation amicale. Soyez enthousiaste. Assurez-vous de ne pas avoir de tics verbaux (« euh… », « ben », « genre », etc.) et de ne pas utiliser des expressions à répétition. Faites preuve de tact, de courtoisie, de diplomatie. Votre interlocuteur doit sentir que vous souhaitez réellement l’aider. 2 Le rythme et le vocabulaire 2.1 Prenez conscience de l’importance du ton et du débit de votre voix. Lors d’une conversation de personne à personne (en face-à-face), l’impact des mots prononcés compte pour 10 %, le ton de la voix pour 30 %, et l’ensemble des gestes et des expressions faciales pour 60 %. Au téléphone, comme nous ne pouvons voir l’autre personne, le ton, le rythme et le débit ont une grande importance. Adoptez un débit permettant à votre interlocuteur de suivre aisément la conversation sans pour autant l’exaspérer en parlant trop lentement. Variez le débit et le rythme pour dynamiser l’entretien. Un bon rythme est de 140 mots à la minute. Pour connaître le vôtre, lisez un texte de 700 mots. Cela devrait vous demander cinq minutes. À moins de cela, vous parlez trop vite et votre interlocuteur peut ne pas saisir tous vos propos. Une modification du volume de votre voix et de votre rapidité d’élocution peut apaiser et rassurer votre interlocuteur. Ayez un ton naturel et chaleureux. Utiliser les silences à bon escient. Ils permettent à votre interlocuteur de réfléchir, de reprendre la parole, d’apporter une précision. Ce n’est pas à l’interlocuteur de s’adapter à votre rythme et à votre style, mais à vous de vous adapter à lui. Répondez de façon précise et personnalisée aux attentes spécifiques de chacun de vos clients. 2.2 Soyez simple et courtois Utilisez un langage simple et clair. Les termes techniques, les mots trop familiers, les sigles et les expressions utilisées à l’interne sont à proscrire, sinon l’interlocuteur pourrait ne pas comprendre. Prenez soin d’adapter votre vocabulaire à votre client et d’articuler chaque mot prononcé. Il n’y a rien de plus désagréable que de devoir demander, à plusieurs reprises, à quelqu’un de répéter ce qu’il a dit. Efforcez-vous d’éliminer de votre vocabulaire les mots à connotation négative (par exemple : problèmes, retard, difficultés, ne pas, impossible, etc.). Répétez lentement les chiffres au besoin, assurez-vous que votre interlocuteur les a bien compris et notés. Faites-lui répéter si nécessaire. Parlez au temps présent et non au passé ou à l’imparfait. Ne dites jamais : «Je ne sais pas». Utilisez des formules de politesse telles que :  « Merci.»  « S’il vous plaît. » 2 CLINIQUE MIMOZA  « Excusez-moi. »  « Ne quittez pas, je vous prie. »  « Bonne journée ou bonne fin de journée. »  « Merci de votre appel. »  « À bientôt ou au revoir. »  « Puis-je vous annoncer ? » ou « Qui dois-je annoncer ? » ou « Puis-je vous demander votre nom, s’il vous plaît ? » Si la personne demandée par l’interlocuteur est absente, évitez de dire :  « Il n’est pas encore arrivé. »  « Il n’est pas revenu de dîner. »  « Je ne sais pas où il est. »  « Il est en train de boire son café. »  « Il est trop occupé pour vous répondre. »  « Il n’est toujours pas rentré de vacances. » Efforcez-vous plutôt de demander :  M. Untel s’est absenté momentanément de son bureau, souhaitez-vous lui laisser un message ? »  « M. Untel est actuellement en réunion. Puis-je prendre un message ou souhaitez- vous qu’il vous rappelle lorsqu’il aura terminé ? » 2.3 Personnalisez chacun de vos appels Le fait de prononcer le nom de votre interlocuteur durant la conversation, sans le faire à outrance, permet d’augmenter son attention durant les quinze ou vingt secondes qui suivent. Il est important de remercier votre interlocuteur de son appel. Après lui avoir souhaité une bonne journée, laissez-le raccrocher le premier. Dans la mesure du possible, tentez de vous souvenir des voix afin d’identifier votre interlocuteur sans qu’il ait à se nommer. 2.4 Le délai de réponse et la présentation 2.4.1 Décrochez rapidement et présentez-vous clairement Par politesse, ne laissez pas sonner plus de deux fois avant de répondre. Si vous êtes à la réception (accueil), lorsque vous décrochez, assurez-vous de dire clairement le nom de l’entreprise (par exemple : « Compagnie XYZ, puis-je vous aider ? »). Si vous répondez à un appel transféré, identifiez-vous (par exemple : « Mme Untel, service de l’administration, bonjour !). Si vous prenez un appel qui ne vous est pas destiné, identifiez le bureau (Bureau de M. Untel, bonjour !). Il est rassurant, pour l’interlocuteur, de savoir qu’il appelle au bon endroit et à qui il s’adresse. 3 CLINIQUE MIMOZA 2.4.2 Concentrez-vous sur une conversation à la fois Si, lorsque vous êtes déjà au téléphone, vous devez prendre un autre appel, excusez- vous auprès de votre premier interlocuteur, prenez le deuxième en ligne, demandez- lui de bien vouloir patienter un instant et reprenez tout de suite votre premier interlocuteur. Tentez d’abréger l’entretien pour ne pas faire attendre trop longtemps l’autre personne, ce qui pourrait le convaincre d’appeler un de vos concurrents. Son temps est aussi précieux que le vôtre. 85 % du contenu de la conversation est oublié une heure après l’entretien, aussi, assurez-vous d’énoncer votre idée la plus importante au début et de conclure par votre deuxième meilleure idée. 2.5 L’attente téléphonique 2.5.1 Ne faites pas attendre inutilement Il est irritant pour un interlocuteur de devoir patienter sans savoir pourquoi et sans musique. Expliquez-lui la raison et le temps d’attente. Lorsqu’il vous est impossible de le transférer à la personne demandée ou de répondre à sa demande, proposez-lui de bien vouloir patienter, de laisser un message ou de rappeler plus tard. Si vous avez mis quelqu’un en attente, reprenez la ligne au bout de 30 secondes puis à toutes les minutes pour qu’il sache qu’il n’a pas été oublié. Vérifiez alors s’il désire toujours patienter, ou s’il souhaite rappeler plus tard ou laisser un message. Prenez connaissance, le plus rapidement possible, des messages enregistrés sur la boîte vocale de l’entreprise et faites le suivi nécessaire. Assurez-vous qu’il y a toujours quelqu’un pour prendre les appels, même à l’heure du lunch ou en fin de journée, si possible. Assurez-vous d’avoir à portée de main tous les documents pertinents pour une conversation téléphonique. Si vous devez lâcher le combiné, ne dites pas : « Attendez un instant, je vais voir uploads/Finance/ accueil-telephonique.pdf