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AUDIT ACHATS La fonction achats du fait même de sa situation en tête de la chaî

AUDIT ACHATS La fonction achats du fait même de sa situation en tête de la chaîne logistique de l'entreprise, peut, par ses insuffisances, être la source de dysfonctionnements sérieux perturbant la plupart des autres fonctions de l'entreprise. Elle peut générer des pertes substantielles. En effet, la part des achats dans le prix de vente peut varier considérablement ; représentant 5 à 15% dans certains produits de luxe, elle peut atteindre 80% dans le négoce, et se situe souvent entre 50 et 60% dans l'industriel. Cependant, le poids financier de la fonction achats n'est pas toujours un bon indicateur des enjeux stratégiques qu'elle comporte. Or, c’est un domaine secret, personne ne réclamera à l’entreprise, si elle est bien moins placée aux achats, ni ses fournisseurs, ni ses concurrents et encore moins son acheteur. Une seule solution pour mieux évaluer la performance et l’efficacité globale de cette fonction ; rentrer dedans y faire un solide audit. La question qui se pose à ce niveau, comment mener un audit des achats efficace décelant les différents risques afférents et proposant des recommandations pertinentes ? C'est ainsi que dans notre travail, nous essaierons de présenter une partie théorique qui traitera les fondements de la fonction achat ainsi que les aspects conceptuels de l’audit achats, pour se pencher par la suite, dans une seconde partie, sur une étude de cas, portant sur l'application des concepts théoriques précédemment décrits. MSLT 2009 /2010Page 1 AUDIT ACHATS CHAPITRE 1 : GENERALITES SUR LA FONCTION ACHATS Distinction achat/approvisionnement Durant un nombre incalculable d'années, tout le monde a fait un amalgame entre la fonction approvisionnements et la fonction achats. Malheureusement dans des petites structures la distinction n'est pas encore bien établie. Cette confusion est tout à fait préjudiciable à l'optimisation des achats et des approvisionnements. Néanmoins, les dirigeants des petites structures, n'ont souvent pas un budget conséquent, et emploient une seule personne pour s'occuper des achats et des approvisionnements, ce qui peut créer une certaine confusion dans l'esprit des autres employés. Malgré le fait que ces fonctions soient souvent en étroite collaboration, elles ne réalisent absolument pas les mêmes activités. Voici donc les principales missions de ces deux fonctions. Les achats sont en charge de : Répondre à un besoin exprimé ; Consulter et sélectionner les fournisseurs ; Négocier les conditions d'achats (prix, conditions de paiement...). Il est clair que l'achat ne désigne pas uniquement les achats destinés à la production mais recouvre également tous les autres achats de l'entreprise. La fonction achats joue un rôle d'interface dans l'entreprise. Elle est le fournisseur attitré de l'entreprise c'est-à-dire qu'elle doit répondre au mieux et au plus vite aux besoins de ses clients internes. Mais elle est également le client de ses nombreux fournisseurs externes, elle a pour mission d'acquérir les biens et services dont ses clients ont besoin, dans les meilleures conditions commerciales. Les approvisionnements ont quant à eux en charge : Le calcul de la quantité à commander et de la date à laquelle cette quantité doit être livrée, Le passage de commandes, Le suivi de livraison, La gestion des stocks. MSLT 2009 /2010Page 2 AUDIT ACHATS Ces deux fonctions n'ont souvent pas été dissociées car elles travaillent conjointement dans l'évaluation des fournisseurs, le traitement des litiges ainsi que sur la définition des conditions de mise à disposition des produits (taille de lot, délai de livraison...). Les fondements de la fonction achats a. Le fondement historique Etrange de parler d’Histoire pour une fonction qui n’est réellement visible que depuis trente ans. Celle-ci existe pourtant depuis toujours puisque la loi impose l’enregistrement codifié des dépenses et des factures de chaque entreprise. En fait, c’est l’évolution macro-économique des sociétés industrielles depuis soixante ans qui a lentement et progressivement révélé l’intérêt stratégique de la fonction au sein des entreprises. Cependant, l’influence récente des pays émergents accélère le processus. Le schéma très général suivant illustre cette évolution : 1 9 4 5 «L e s 1- La préhistoire : 1945-1973 Le contexte Le conflit mondial terminé, chaque pays entame sa reconstitution. La demande s’affirme donc face à une offre rendue inopérante. Les produits s’arrachent « à tout prix », au sens fort du terme, puisque la concurrence est quasi inexistante, au moins en tout début de période. Les MSLT 2009 /2010Page 3 AUDIT ACHATS producteurs réalisent « ce qu’ils veulent », les clients achètent ce qu’ils trouvent, quand c’est disponible, quitte à patienter. Six mois voire un an ne sont pas rares pour acquérir une automobile, dont il n’est bien entendu pas question d’en choisir la couleur, ni les quelques options. Les pannes quant à elles font partie du paysage. C’est l’économie de production dans toute sa splendeur caractérisée par les flux poussé. L’objectif essentiel des entreprises Développer la production afin d’augmenter le chiffre d’affaires garantissant par ailleurs une marge très confortable. Le calcul « ascendant » des prix de vente ne souffrait d’aucune limite. A l’époque, les achats constitués essentiellement de matières premières ne représentaient qu’environ 20% du chiffre d’affaire de l’entreprise. Lorsqu’il s’agissait très exceptionnellement de baisser les prix de vente, on agissait successivement : - Sur la marge, puisqu’elle était substantielle ; - Sur la main-d’œuvre (baisse de salaires ou automatisation). MSLT 2009 /2010Page 4 AUDIT ACHATS 2- La révélation : 1973-1998 Le contexte Fin1973, le premier choc pétrolier marque la fin de la croissance. Ce quadruplement du prix du pétrole décidé par l’OPEP a provoqué de nombreux déséquilibres dans les pays occidentaux : inflation, aggravation des déficits commerciaux liés à la facture pétrolière, ralentissement de la croissance imposé par la hausse des coûts de production et les déficits extérieurs, montée du chômage. S’ensuit une réduction de l’investissement et une baisse de la confiance des ménages qui se mettent à épargner. Privés d’une forte croissance, confrontés à une concurrence forte et plus lointaine, l’occident doit revoir ses schémas industriels et économiques. En bref, l’économie de marché remplace l’économie de production. L’objectif essentiel des entreprises Développer des produits dont le prix est dicté par le marché avec une marge minimum permettant de survivre. Le calcul des coûts devient donc logiquement « descendant » car il devient indispensable de valider a priori la pertinence de chaque nouveau projet client. MSLT 2009 /2010Page 5 AUDIT ACHATS Il devient donc impérieux pour les entreprises de rechercher des pistes de réduction des coûts leur permettant de rester présentes sur des marchés maintenant très concurrencés : - Baisse des coûts ; - Baisse des prix d’achats ; - Externalisation des activités en dehors du cœur du métier. La maîtrise des achats apparaît comme un contributeur à l’atteinte de ces objectifs vitaux d’autant plus que la part achetée passe conséquemment à plus de 50% de chiffre d’affaires. 3- L’ascension : depuis 1998 Le contexte La chute du mur de Berlin en 1989 suivie par l’éclatement de la bulle Internet vont à nouveau changer les repères. Si nous demeurons en économie de marché, celle-ci devient « ultra » mondiale. Les barrières géographiques, voire politiques et commerciales tombent les unes derrières les autres. En outre l’information circule à la vitesse de la lumière partout sur terre révélant des sources d’approvisionnement et débouchés commerciaux jusqu’à présent largement sous estimés. Les affrontements Est-Ouest terminés fournissent des opportunités à des pays plein de potentiel. Etant donnée l’étendue du terrain de jeu commercial, la concurrence est exacerbée et multiple. L’objectif essentiel des entreprises Dans les pays occidentaux, les grandes entreprises sont alors prêtes à diminuer leur taille et à se réorienter vers des marchés connexes, parfois très éloignés de leur métier de base. Ainsi, telle multinationale originellement spécialiste des technologies électriques se dirige vers le marché de la finance et du conseil en achats. Cela nécessite d’acquérir des compétences en un temps record en ayant recours le plus souvent à des fournisseurs extérieurs. Focus sur la marge, développement d’achats stratégiques de fait, sont deux bonnes raisons de continuer à développer la fonction achats. b. Le fondement financier MSLT 2009 /2010Page 6 AUDIT ACHATS Dans un contexte où toutes les forces vives de l’entreprise doivent converger pour garantir l’atteinte de la marge, les achats se révèlent comme un levier plus efficient que celui traditionnellement proposé par la force de vente, dans un cotexte où les prix de vente ne peuvent croître. Prenons l’exemple d’une entreprise correspondant à la moyenne en terme de montant d’achats, de frais fixes et de valeur ajoutée comparés au chiffre d’affaires. Un gain de 5% sur les dépenses d’achats, toutes choses égales par ailleurs, correspond à un montant que l’on retrouve intégralement dans la marge. Cependant, pour obtenir la même progression de marge (25%), il faut réaliser un effort de 12,5% sur le volume des ventes. Un tel constat réalisé par la direction d’une entreprise contribue à lancer le processus de développement de la fonction. Celui-ci consiste à la transformer en véritable service achats doté des moyens humains, matériels et financiers. c. Le fondement commercial. Les achats représentent également des enjeux non financiers. L'avantage concurrentiel apporté par les achats ne se situe pas uniquement au niveau du prix mais aussi dans le uploads/Finance/ audit-achat 1 .pdf