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Chapitre 1. Création et paramétrage du dossier comptable Introduction L'époque

Chapitre 1. Création et paramétrage du dossier comptable Introduction L'époque où les comptables utilisaient encore des « livres » et des « journaux » sur support papier est révolue. Les avancées en informatique ont permis des gains de productivité phénoménaux en la matière. Aucune entreprise ne peut aujourd'hui se passer d'un progiciel comptable qui automatise la saisie des opérations comptables et permet d'établir rapidement les états comptables les plus courants : le bilan, le compte de résultat, un tableau des flux de trésorerie. Fréquemment on y associe un reporting plus ou moins élaboré en fonction des besoins de l'entreprise pour synthétiser les données de la comptabilité analytique. Ce progiciel couvre parfois des besoins de gestion plus étendus, tels que le suivi des investissements, les tableaux d'emprunts, l'analyse financière, la gestion prévisionnelle, l'analyse des écarts entre prévisions et réalisations, etc. Plus ce logiciel comporte de fonctions, plus il se rapproche de la définition d'un PGI (progiciel de gestion intégré). Plus récemment, à l'heure de l'Internet et du travail collaboratif en réseau (Groupware), apparaissent les applications de comptabilité en ligne de type ASP (Application Services Provider) qui permettent de partager sur le web en temps réel le travail du comptable d'entreprise, de l'expert comptable réviseur et des auditeurs commissaires aux comptes. La création et le paramétrage de Ciel Compta constituent les deux grandes étapes essentielles à la mise en place du dossier de la société. Elles nous permettront d’utiliser le logiciel de façon optimale, de faciliter et d’automatiser le traitement des données comptables. 1 Cours: Logiciel comptable Ghrissi Elkamel 3éme Année LAGC ISAE GAFSA AU 2020/2021 Quelques notions de comptabilité Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes utilisés en comptabilité. Exercice Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou perte).Généralement, la durée d’un exercice est égale à 12 mois. Compte et Plan de comptes Les opérations d’un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement dans ce compte. Le Plan de comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par la loi et répartis en 7 classes. Chaque compte porte un numéro précis dont le 1er chiffre est celui de la classe à laquelle il appartient. On distingue ainsi : • les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux propres et passifs, immobilisations, stocks et en-cours, tiers, financiers. • les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges, produits. Mouvement et écritures Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des montants en comptabilité, on dit qu’on passe des écritures. Solde Le solde d’un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit et la somme des montants enregistrés au crédit. Grand livre Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable, avec un cumul pour chacun d'eux. Balance La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des écritures passées au débit et des écritures passées au crédit. La différence est représentée par le solde qui peut être débiteur ou créditeur suivant les comptes. 1. Le dossier comptable de votre entreprise 2 Cours: Logiciel comptable Ghrissi Elkamel 3éme Année LAGC ISAE GAFSA AU 2020/2021 Les données de la société seront stockées dans un dossier spécifique sur l’ordinateur. Ce dossier est créé à la racine du disque dur, en général C :, dans répertoire appelé Données Ciel. Si on gère plusieurs sociétés, des sous-dossiers, au nom de chacune d’elles, seront crées. La création du dossier comptable de l’entreprise dans Ciel Compta est facilitée par un assistant. De ce fait on est bien guidé dans cette étape. 2. Mise en place et préparation du dossier comptable Pour installer votre dossier comptable, vous devez tout d’abord identifier le dossier par le nom de votre entreprise et indiquer sa raison ou dénomination sociale. 2.1. Création de votre dossier Menu  DOSSIER - commande NOUVEAU. Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. 1. Dans la fenêtre Création, saisissez le nom de votre société. Ciel Compta détecte les dossiers créés dans une autre application Ciel. Et, vous pouvez  créer un dossier comptable pour cette société. Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fenêtre apparaît alors, vous permettant de choisir le modèle 3 Cours: Logiciel comptable Ghrissi Elkamel 3éme Année LAGC ISAE GAFSA AU 2020/2021 du plan comptable souhaité. 2.2. Sélection du plan comptable adapté à votre activité Ciel compta propose des modèles de plan comptable prédéfinis et adaptés aux principales activités professionnelles allant de l’association, à l’hôtellerie ou même du secteur agricole. Vous pouvez soit utiliser ces modèles prédéfinis, soit créer votre propre plan comptable en optant pour l’une des 3 possibilités suivantes :  Le plan comptable complet : il regroupe tous les comptes proposés par la loi. Vous devez néanmoins créer ou subdiviser certains comptes afin de les adapter à la situation de votre entreprise (exemple : créer un compte pour chacun de vos clients) ;  Le plan comptable simplifié : il regroupe les principaux comptes et, comme pour le plan comptable complet, vous devrez l’adapter à l’activité de votre entreprise ;  Le plan comptable vide : tous les comptes sont créés au fur et à mesure de votre activité en suivant bien sûr le plan comptable défini par la loi 96-112. 2.3. Paramétrage de l’affichage et la longueur des comptes Comme indiqué par le logiciel, la longueur des numéros de comptes est de 6 caractères alphanumériques. Il est préférable, surtout pour les comptes de tiers, clients et fournisseurs, de modifier ce paramètre afin de pouvoir saisir davantage de caractères et ainsi augmenter la taille des numéros de compte. Prenons un exemple concret : le numéro de compte client 4 Cours: Logiciel comptable Ghrissi Elkamel 3éme Année LAGC ISAE GAFSA AU 2020/2021 tiré de la nomenclature comptable est 411. A partir de cette racine, notre client Azayez sera plus reconnaissable si nous lui affectons le compte 411Azayez au lieu du numéro 411001. Pour personnaliser la longueur des numéros de compte, cliquez sur le bouton modifier les réglages. Afin d’optimiser l’utilisation de Ciel Compta, il est souhaitable de modifier les champs suivants :  La longueur des comptes ;  La longueur des codes analytiques ; la longueur autorisée par défaut est largement suffisante (ces codes permettent de gérer une comptabilité analytique que nous allons étudier dans les chapitres qui suivent).  Racines de classe et racines de compte : ces racines permettent de centraliser certains comptes, c'est-à-dire de les regrouper lors d’impression de documents comptables. Ces racines sont très utiles si, par exemple, vous ne souhaitez pas imprimer l’ensemble de vos comptes clients mais seulement une seule ligne les centralisant.  Caractères autorisés : cochez les deux options proposées afin d’augmenter la lisibilité de vos comptes et de respecter la typographie française. Une fois le paramétrage effectué, revenez à la fenêtre précédente pour indiquer la monnaie à utiliser pour votre dossier. 3. Personnalisation du dossier comptable A ce stade de la création de votre dossier comptable, Ciel Compta vous propose de choisir entre un mode de création détaillée en 8 étapes un mode de création rapide permettant de 5 Cours: Logiciel comptable Ghrissi Elkamel 3éme Année LAGC ISAE GAFSA AU 2020/2021 paramétrer votre dossier à votre rythme et donc de gérer plus facilement les moments où vous vous y consacrerez. Mode de création rapide (3 étapes) Mode de création rapide (8étapes) C’est le mode le plus avantageux. Si vous désirez créer votre société sans vous préoccuper du paramétrage comptable et préférez le modifier en fonction de vos besoins et du temps que vous pouvez lui consacrer ou si vous souhaitez pouvoir en suspendre la création afin de ne pas précipiter cette étape qui demande concentration et réflexion, ce mode est à Si vous souhaitez créer et paramétrer votre société simultanément, choisissez le mode de création détaillé en 8 étapes. Attention, toutefois, ce mode ne pourra pas être interrompu. Donc, il est fortement recommandé de ne pas y passer par ce mode puisqu’il s’agit d’une étape qui demande du temps et de la réflexion Etape 1 : 6 Cours: Logiciel comptable Ghrissi Elkamel 3éme Année LAGC ISAE GAFSA AU 2020/2021 Si on a sélectionné le mode de création rapide, on trouve dans la fenêtre qui apparaît tous les renseignements d’ordre juridique et fiscal qui sont à remplir (raison sociale ; adresse ; CP et ville ; pays ; forme juridique ; établissement ; dirigeant ; activité ; code société qui a pour but d’identifier le numéro de la société que nous sommes entrain de paramétrer son dossier ; capital et RCS qui n’est que le numéro d’immatriculation dans le registre de commerce). Etape 2 : On doit saisir dans cette étape nos coordonnées tout en indiquant la période du premier exercice de notre société et celle concernant l’exercice uploads/Finance/ chapitre-1-logiciel-comptable.pdf