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Réf. 2017DSI02 Groupe HYDRAPHARM Farid OMARI Groupe HYDRAPHARM Flux Métier - Co

Réf. 2017DSI02 Groupe HYDRAPHARM Farid OMARI Groupe HYDRAPHARM Flux Métier - Comex Définition des flux métiers DIERCTION DES SYETEMES D’INFORMATION Auteur : Farid OMARI 01/03/2017 Version 1 DSI – Flux Métier COMEX 02/03/2017 p. 1 Relecture Date Observation Lilia BOUDJEMA 26/03/2017 Samy DJABRI Aissa DJEDJIG Mohamed BOURKAIB Fathi BENAISSA DSI – Flux Métier COMEX 02/03/2017 p. 2 Table des matières 1. But du document ............................................................................................................................. 4 2. Gestion Processus Du Commerce Extérieur .................................................................................... 4 a. Paiement avec Lettre de Crédit (L/C) .............................................................................................. 4 b. Gestion Processus Paiement avec Remise Documentaire (RemDoc) & Transfert Libre ................. 9 3. Résumé des exigences ..................................................................................................................... 9 1) La facture Pro-Forma ....................................................................................................................... 9 2) Lettre de Crédit L/C ......................................................................................................................... 9 3) Le taux de changes ........................................................................................................................ 10 4) DOMICILIATION BANCAIRE ............................................................................................................ 10 5) CONSULTATION ET RAPPORT ........................................................................................................ 10 ANNEXE : ............................................................................................................................................... 12 1. Les Paiement à l’importation : Lettre de Crédit, Remise Documentaire et Transfert Libre ......... 12 a. Lettre de Crédit (LC) à vue ............................................................................................................. 12 b. Remise Documentaire (RemDoc) .................................................................................................. 14 c. Le transfert Libre ........................................................................................................................... 15 d. Demande d’amendement (cas L/C) ............................................................................................... 15 e. Refinancement .............................................................................................................................. 15 DSI – Flux Métier COMEX 02/03/2017 p. 3 DSI – Flux Métier COMEX 02/03/2017 p. 4 1. But du document Un des objectifs de l’entité AT PHARMA dans le système ERP Dynamics AX est la gestion du processus finance. Ce document a pour but de définir le flux métier d’AT PHARMA quant à la gestion des opérations liées au commerce extérieur (Comex). La section II du document décrit la gestion du processus Comex et les différents modes de paiement utilisés. La section III est un résumé des besoins qu’on souhaite implémenter dans Dynamics AX. Dans la section annexe on trouvera brièvement quelques notions financières et différents modes de paiements utilisées durant le processus de paiement à l’importation 2. Gestion Processus Du Commerce Extérieur a. Paiement avec Lettre de Crédit (L/C) Chez AT PHARMA les étapes suivantes sont initiées: A la réception de la facture pro forma par le service planification : I- Payer la taxe de domiciliation bancaire 1. La taxe est calculée avec la formule suivante (Cours de change x 0.3 % du montant de la PF pro-forma). Si ce montant est inférieur ou égale à 20 000 dzd on payera 20 000 dzd sinon on payera le montant exact de la formule. Ecriture comptable : Constatation de la taxe de domiciliation : la présentation de la Pf ou Bon de commande Journal utilisé : Chèque émis Compte Libellé de l’opération Montant Débit Crédit Auxil. Débit Crédit 645.080 Non Taxe de domiciliation - 510.XXX Oui Valeurs en décaissement - A la réception de l’avis de débit Journal utilisé : Banque dépenses Compte Libellé de l’opération Montant Débit Crédit Auxil. Débit Crédit 510.XXX Oui Valeurs en décaissement - 512.XXX Non Banques comptes courants - DSI – Flux Métier COMEX 02/03/2017 p. 5 II- Procéder à l’ouverture de la L/C par rapport à la PF III- Prélèvement bancaire d’une commission fixe de domiciliation de la L/C Ecriture comptable : Constatation des Frais d’ouverture de crédit documentaire : Journal utilisé : Banque dépenses Compte Libellé de l’opération Montant Débit Crédit Auxil. Débit Crédit 627.202 Non Frais d’ouverture de crédit documentaire - 512.XXX Non Banques comptes courants - Constatation de la commission domiciliation : Journal utilisé : Banque dépenses Compte Libellé de l’opération Montant Débit Crédit Auxil. Débit Crédit 627.203 Non Commissions domiciliation - 512.XXX Non Banques comptes courants - IV- Récupération, via la banque, du numéro SWIFT (cette étape confirme l’ouverture de la L/C, donc toutes les informations concernant le SWIFT doivent être saisies, exemple délai du règlement) V- Retenue de la provision PREG (La saisie du taux du cours de change & date de l’avis de débit bancaire sont des étapes importantes lors du débit de la provision) 2. Ecriture comptable : Provision de garantie (PREG) : Journal utilisé : Banque dépenses Compte Libellé de l’opération Montant Débit Crédit Auxil. Débit Crédit 542.XXX Non Accréditifs - 512.XXX Non Banques comptes courants - I- Prélèvement des commissions d’engagements bancaires liées à l’ouverture de la L/C (La saisie du taux du cours de change & date de prélèvements bancaire sont des étapes importantes) DSI – Flux Métier COMEX 02/03/2017 p. 6 Ecriture comptable : Constatation de la commission d’engagement : Journal utilisé : Banque dépenses Compte Libellé de l’opération Montant Débit Crédit Auxil. Débit Crédit 627.201 Non commission d’engagement - 512.XXX Non Banques comptes courants - Le cas d’amendement Constatation de la commission de modification Crédit documentaire : Journal utilisé : Banque dépenses Compte Libellé de l’opération Montant Débit Crédit Auxil. Débit Crédit 627.205 Non Frais de modification Crédit documentaire - 512.XXX Non Banques comptes courants - II- Récupération, via DHL, du Pli cartable envoyé par le fournisseur. Ce pli contient: 1. - Le Certificat d’origine 2. - Factures commerciales définitives originales. 3. - Liste de colisage. 4. - Certificat contrôle qualité original. 5. - Original EUR 1. 6. - Déclaration export EXA 7. - B/L ou LTA. (La date du BL ou LTA & le taux du cours de change D10 doivent être saisis) III- Saisir le numéro de domiciliation et date reportée sur la facture finale IV- Saisir la facture & date du BL V- Restitution des PREG (Provision retenue de garantie) 1. Si le montant de la PF est supérieur au montant de la facture à la date d’échéance, la différence de le PREG doit être restituée. Le trésorier constate cette restitution sur le relevé de compte (avis de crédit bancaire) DSI – Flux Métier COMEX 02/03/2017 p. 7 Ecriture comptable : Restitution des PREG (Provision retenue de garantie) Journal utilisé : Banque dépenses Compte Libellé de l’opération Montant Débit Crédit Auxil. Débit Crédit 512.XXX Non Accréditifs - 542.XXX Non Banques comptes courants - VI- Paiement de la facture (la date du paiement et montant de la facture finale doivent être saisis) - Constatation de la commission de transfert : Journal utilisé : Banque dépenses Compte Libellé de l’opération Montant Débit Crédit Auxil. Débit Crédit 627.204 Non Commissions de transfert - 512.XXX Non Banques comptes courants - - Règlement Fournisseurs Etrangers : Journal utilisé : Banque dépenses Comptabilisation sur la base du relevé bancaire Compte Libellé de l’opération Montant Débit Crédit Auxil. Débit Crédit 401.102 Non Autres débits non identifiés - 666.000 Pertes de change 766.000 Gain de change 512.XXX Non Banques comptes courants - DSI – Flux Métier COMEX 02/03/2017 p. 8 Un résumé du flux et des taches qui sont suivis par les différents services sont décrits ci- dessous : Num Taches Propriétaire Tache 1 Service Planification Réception de la facture pro forma Service Finance Introduction de la banque sur le BC 2 Service Finance Payer la taxe de domiciliation bancaire - insertion cours de change - formule de calcul (voir ci- dessus) 3 Service Finance Ouverture L/C (préciser si une LC à vue ou avec différé ) 4 Service Finance Réception SWIFT 5 Banque / Service Finance Retenue de la PREG - Avis de débit - Date de débit - Cours de change 6 Banque / Service Finance Prélèvement des commissions : d’engagement de swift de dom - Saisir la date & cours de change 7 Banque / Service Finance Amendement de LC si Swift erroné (à modéliser ultérieurement) 8 Service Finance Récupération Pli cartable 9 Service Finance Procéder au report de domiciliation - Saisie date & numéro domiciliation 10 Service Finance Saisie Information facture et BL - Montant de la FCT - Date & Num FCT - Date du BL - Délai de règlement - Date de règlement = date BL+ délai de règlement 11 Service Finance Restitution des PREG en fonction du montant de la facture payée - Avis de crédit 12 Service Finance Paiement de la facture finale - Date de paiement - Reliquat de PREG - Cours de change DSI – Flux Métier COMEX 02/03/2017 p. 9 13 Service Finance Prélèvement de la commission de règlement (commission banque + commission banque d’Algérie) - Avis de débit 14 Service Finance / Banque Demande d’annulation de reliquat dans le cas ou le montant de la PF est sup à celui des expéditions total (facture finale) b. Gestion Processus Paiement avec Remise Documentaire (RemDoc) & Transfert Libre En ce qui concerne les processus de paiement avec une remise documentaire et le transfert libre, les opérations ci-dessous sont complètements identiques à celles du paiement avec la lettre de crédit. - Récupération des PF - Introduction de la banque sur le bon de commande - Paiement taxe de domiciliation - Domiciliation bancaire - Paiement du fournisseur Cependant les opérations ci-dessous sont non applicables au mode de paiement avec une remise documentaire et/ou transfert libre : - Ouverture du Swift - Les opérations du PREG - Les commissions d’engagements 3. Résumé des exigences 1) La facture Pro-Forma Pour des besoins de reporting il serait préférable de garder une trace de la facture pro forma dans le système (Numéro de PF, Montant, Date …) 2) Lettre de Crédit L/C La lettre de crédit doit être uploads/Finance/ flux-operationnels-comex-v3.pdf