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Signature numérique de Jean Saphores Motif : Preuve de création Le fichier des

Signature numérique de Jean Saphores Motif : Preuve de création Le fichier des écritures comptables et l'archivage des comptabilités informatisées Guide pratique Edition 2014 ISBN : 978-2-35267-447-4 Toute représentation ou reproduction intégrale ou partielle sans le consentement de l’auteur ou de ses ayants droit ou ayants cause est illicite selon l’article L 122-4 du Code de la propriété intellectuelle et constitue une contrefaçon réprimée par le Code pénal. Seules sont autorisées (art. L 122-5), les copies ou reproductions strictement réservées à l’usage privé du copiste et non destinées à une utilisation collective, ainsi que les analyses et courtes citations justifiées par le caractère critique, pédagogique ou d’information de l’œuvre à laquelle elles sont incorporées, sous réserve, toutefois, du respect des dispositions des articles L 122-10 à L 122-12 du même code, relatives à la reproduction par reprographie. Le fichier des écritures comptables et l'archivage des comptabilités informatisées  Guide pratique © CSOEC  Edition 2014 3 Préface Depuis novembre 1983, la loi comptable édicte la règle selon laquelle l’original de la comptabilité informatisée est constitué de l’ensemble des fichiers comptables. Et, même si le code de commerce a réaffirmé cette règle, elle va maintenant prendre toute son application avec la généralisation de l’obligation fiscale à partir du 1er janvier 2014. Avec le FEC (fichier des écritures comptables), nous entrons totalement dans la dématérialisation de la comptabilité et bientôt de l’ensemble des pièces justificatives qui l’accompagne. C’est bien une ère nouvelle qui débute pour les professionnels de la comptabilité. L’Administration fiscale entend industrialiser le contrôle fiscal et le traitement des données des entreprises. Après plus d’une vingtaine d’années d’expérience du CFCI (Contrôle Fiscal des Comptabilités Informatisées) auprès des grandes entreprises, cette procédure est maintenant généralisée à l’ensemble des entreprises. Devant l’importance de cette révolution, la profession doit traiter l’ensemble de ces textes, et notamment les questions fiscales pour lesquelles nous n’avons pas encore toutes les réponses. C’est pourquoi ce guide sera sous forme dématérialisée et comportera un « versioning » pour tenir compte de l’évolution de l’état de l’art à la date de publication de chaque nouvelle version. Périodiquement, une version mise à jour sera publiée sur le Conseil Sup’SERVICES ouvert sur le thème du CFCI (www.conseil-sup-services.com). Les fichiers de la comptabilité informatisée sont les originaux de la comptabilité ; il est donc obligatoire d’en organiser la conservation. Cela explique le titre de ce guide qui traitera, non seulement des textes fiscaux du FEC, mais également des obligations comptables et juridiques qui nécessitent la mise en œuvre de l’archivage électronique sécurisé pour garantir la bonne conservation de ces originaux. La profession a réalisé des travaux pour normaliser le format de ces archives et permettre leur conservation sur une longue durée, couvrant tous les délais de prescription. Pour le professionnel, c’est la prise de conscience de la réalité du document électronique et de sa valeur probante. Cela nous amène tout naturellement à annoncer l’avènement de l’expert- comptable numérique. Je vous souhaite une bonne lecture numérique de ce guide. Jean Saphores Président du Secteur Innovation au service des cabinets Le fichier des écritures comptables et l'archivage des comptabilités informatisées  Guide pratique © CSOEC  Edition 2014 5 Remerciements Ce guide du FEC a été rédigé par Marc LAMORT de GAIL en s’appuyant sur les travaux du groupe de travail « FEC », présidé par Jean SAPHORES, vice- président du CSOEC en charge du secteur de l’innovation au service des cabinets. Ont collaboré au groupe de travail :  Jean-Luc AUSTIN  Jean-Luc BORGOLOTTO  Gilbert BARRE  Didier CLECH  Sabine DERBOUX  Marc DUJARDIN  Eric FLAMENCOURT  Dominique JACQUET  Philipe LARGER  Christophe MILHEM  Olivier MISSEMER  Jean-Marc MOREL Les travaux sont coordonnés par Stéphane GASCH, directeur des études informatiques du Conseil supérieur de l’ordre des experts-comptables. Avec le support actif de Patrick COLLIN, directeur des affaires fiscales du Conseil supérieur de l’ordre des experts-comptables, de Dominique NECHELIS, rédactrice en chef adjointe de la Revue Française de Comptabilité, et d'Eric FERDJALLAH-CHEREL, directeur des études du Conseil supérieur de l’ordre des experts-comptables. Le fichier des écritures comptables et l'archivage des comptabilités informatisées  Guide pratique © CSOEC  Edition 2014 7 Sommaire Préface .................................................................................. 3 Remerciements ........................................................................ 5 Introduction .......................................................................... 11 Partie 1 L'OBLIGATION DE PRESENTATION DE LA COMPTABILITE SOUS FORME DEMATERIALISEE 1 Contexte ...................................................................... 15 2 Articulation des textes fiscaux .......................................... 16 2.1 Schéma d’ensemble des principaux textes ....................... 17 2.2 Articulation avec d’autres procédures de contrôle ............. 18 2.3 Cas des contrôles inopinés .......................................... 19 3 Contribuables concernés .................................................. 22 3.1 Principes ................................................................ 22 3.2 Cas particuliers ........................................................ 23 4 Exercices visés .............................................................. 27 4.1 Date d'application ..................................................... 28 5 Les sanctions ................................................................. 29 5.1 Défaut de présentation de la comptabilité....................... 29 5.2 Autres sanctions ....................................................... 30 6 Format du FEC ............................................................... 31 6.1 Règles de nommage .................................................. 31 6.2 Un fichier unique comprenant en principe toutes les écritures de détail ....................................... 32 6.3 Un fichier fractionnable sous conditions .......................... 33 Le fichier des écritures comptables et l'archivage des comptabilités informatisées  Guide pratique © CSOEC  Edition 2014 8 Collection Etudes 6.4 Fourniture d’un descriptif détaillé ................................ 34 7 Contenu du FEC ............................................................. 35 7.1 Contenu des champs .................................................. 36 7.2 Commentaire des champs du FEC .................................. 40 7.3 Cas particuliers ........................................................ 48 8 Le FEC est-il modifiable ? ................................................. 52 9 Aspects procéduraux ....................................................... 53 9.1 Différence entre un avis de vérification de comptabilité classique et une demande de traitement au titre du L 47 A-II du LPF ....................... 53 9.2 Forme et support de la remise du FEC ............................ 53 9.3 Délai de remise ........................................................ 54 9.4 Garanties du contribuable ........................................... 55 9.5 Analyses du FEC pratiquées par le vérificateur .................. 56 9.6 Délai sur place : suspension du délai de trois mois ............. 57 Partie 2 FEC ET SYSTEME D'INFORMATION COMPTABLE 1 Définition de la comptabilité informatisée ........................... 61 1.1 Notion de comptabilité informatisée .............................. 61 1.2 Notion de logiciel comptable ....................................... 63 1.3 Notion d’enregistrement comptable informatisé ............... 64 2 Règles de tenue d'une comptabilité informatisée ................... 64 3 Archivage ..................................................................... 69 3.1 Procédure d’archivage ............................................... 71 3.2 Durées de conservation .............................................. 74 3.3 Sécurisation de l’archivage et caractère probant ............... 75 3.4 Application au domaine comptable ................................ 76 3.5 Les solutions proposées par la profession ........................ 79 Le fichier des écritures comptables et l'archivage des comptabilités informatisées  Guide pratique © CSOEC  Edition 2014 9 4 Le document présentant l'organisation et les procédures comptables ................................................................... 82 Partie 3 LES DIFFICULTES PRATIQUES ET LES RISQUES 1 Système d’information et approche par les risques ................ 87 2 Les risques liés à l’organisation comptable ........................... 88 2.1 Risque de ne pas pouvoir servir les champs du fait d’obligations comptables réduites ........................ 88 2.2 Risque lié à l’utilisation d’un référentiel comptable inadapté ............................. 94 2.3 Risques liés à la collecte des informations et à leur saisie ou import ............................................ 97 3 L’extraction et la constitution du FEC ................................ 106 3.1 Chez l’expert-comptable .......................................... 106 3.2 Chez l’entreprise .................................................... 107 Partie 4 LE CONTROLE ET L'EXPLOITATION DU FEC 1 Le contrôle et l’exploitation du FEC par le vérificateur .......... 113 1.1 Présentation d’ALTO 2 ............................................. 113 1.2 Le portail de test des FEC proposé par la DGFiP .............. 116 2 Contrôle et exploitation du fichier par l’expert-comptable ou le contribuable ......................................................... 117 2.1 Pourquoi contrôler le FEC ? ....................................... 117 2.2 Les différents cas de production ou de révision du FEC ..... 117 2.3 Les types de contrôle à mettre en œuvre sur le FEC ......... 118 3 L’accès au FEC par les auditeurs et les tiers ........................ 120 3.1 Le commissaire aux comptes ..................................... 120 Le fichier des écritures comptables et l'archivage des comptabilités informatisées  Guide pratique © CSOEC  Edition 2014 10 Collection Etudes 3.2 L’expert-comptable du CE ........................................ 121 Partie 5 ANNEXE : CONTENU DU FICHIER DESCRIPTIF 1 Informations à faire figurer dans le fichier descriptif (un par FEC) ................................................................. 125 1.1 Exercices clos avant 2013 ......................................... 126 Le fichier des écritures comptables et l'archivage des comptabilités informatisées  Guide pratique © CSOEC  Edition 2014 11 Introduction L’article 54 du Code général des impôts soumet les contribuables qui tiennent une comptabilité à une obligation de présentation de « tous documents comptables ». Depuis janvier 2014, lorsque la comptabilité est tenue sur informatique, cette présentation aux agents de l’Administration doit obligatoirement être faite sous forme dématérialisée. Désormais, pour les contribuables visés par cette disposition, selon le LPF (article 47 A-I) les vérifications de comptabilité débutent par la remise d’un Fichier des Ecritures Comptables (le « FEC »), comprenant l’ensemble des écritures des exercices soumis à contrôle1. Le format de ce fichier a été défini par un arrêté ministériel du 29 juillet 20132 et commenté par l’Administration fiscale dans le BOFiP. Faute de ne pouvoir fournir un FEC conforme aux exigences de l’Administration dans les délais requis, l’entreprise encourt de lourdes sanctions. Grâce à ce fichier normé, le vérificateur peut analyser la cohérence de l’ensemble des écritures avec les déclarations fiscales, à uploads/Finance/ guide-pratique-fichier-des-ecritures-comptables-fec-et-controle-de-comptabilites-informatisees 1 .pdf