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1 – Cindy FOURNIER – Responsable Achats/Marchés Publics –janvier 2015 2 – Cindy

1 – Cindy FOURNIER – Responsable Achats/Marchés Publics –janvier 2015 2 – Cindy FOURNIER – Responsable Achats/Marchés Publics –janvier 2015 SOMMAIRE 1 OBJET 2 DOMAINE D'APPLICATION 3 METHODOLOGIE : 3.1 PREAMBULE 3.2 LES GRANDS PRINCIPES DE LA COMMANDE 3.3 LES SEUILS 3.4 LA PREPARATION DES ACHATS 3.5 LE CHOIX DE LA PROCEDURE 3.6 LA MISE EN CONCURRENCE ET LE CHOIX DU TITULAIRE DU MARCHE 3.7 ANNEXES Annexe 1 : Fiche pratique n° 1 estimation des besoins Annexe 2 : Fiche pratique n° 2 appréciations des seuils Annexe 2 : Fiche pratique n° 3 notions d’opération de travaux Annexe 4 : Fiche pratique n° 4 notions d’homogénéité Annexe 5 : Fiche pratique n° 5 marchés compris entre 1 € HT et 3 999 € HT Annexe 6 : Fiche pratique n° 6 marchés compris entre 4000 € HT et 14 999 € HT Annexe 7 : Fiche pratique n° 7 marchés compris entre 15 000 € HT et 134 000 € HT pour les fournitures et services et 5 186 000€ HT pour les travaux. Annexe 8 : Fiche pratique n° 8 marchés égaux ou supérieurs à 134 000 € HT pour les fournitures et services et 5 186 000€ HT pour les travaux. (Marchés formalisés) Annexe 9 : Fiche pratique n° 9 délai de procédure : appel d’offres ouvert Annexe 10 : Fiche pratique n° 10 délai de procédure : marchés négocié Annexe 11 : Fiche pratique n° 11 rédaction du dossier de consultation Annexe 12 : Fiche pratique n° 12 délais de remise des candidatures et des offres Annexe 13 : Fiche pratique n° 13 exécutions du marché Annexe 14 : Fiche pratique n° 14 les exceptions au principe de publicité et de mise en concurrence Annexe 15 : Fiche pratique n°15 répartition des rôles Annexe 16 : fiche pratique n°16 réception des offres papiers Annexe 17 : Fiche pratique n° 17 les fiches de besoin Annexe 18 : Fiche pratique n°18 fiche de présentation d’un marché Annexe 19 : fiche pratique n°19 glossaire 3 – Cindy FOURNIER – Responsable Achats/Marchés Publics –janvier 2015 1 OBJET : Cette procédure a pour objet d’apporter une aide pour les procédures internes concernant les achats et les marchés publics. 2 DOMAINE D'APPLICATION : Elle s’applique pour tous les achats et tous les marchés publics. 3 METHODOLOGIE : 3.1 PREAMBULE Le Code des Marchés Publics (CMP) a été réformé par le décret 2006-975 du 01/08/2006, par le décret 2008-1355 du 19 décembre 2008 et le décret n° 2011-1000 du 25 août 2011. Les modifications les plus visibles sont le relèvement sensible des seuils et la responsabilisation des acheteurs publics. Cette réforme a été imposée par Bruxelles pour se mettre en conformité avec les directives Européennes. Les achats de fournitures et de services ainsi que la réalisation de travaux sont considérés comme des marchés publics à compter du premier euro. En clair, toutes les commandes sont soumises aux règles du Code des Marchés Publics (sauf quelques dispositions particulières). La veille juridique est assurée par Cindy FOURNIER, Responsable des Achats et des Marchés Publics. Pour toute question relative au contenu de ce guide, vous adresser directement à Cindy FOURNIER, garant de la bonne application et de l’interprétation de ce guide. 3.2 LES GRANDS PRINCIPES DE LA COMMANDE La nouvelle version du CMP précise les principes fondamentaux de la commande publique. Le respect de ces principes : La liberté d’accès à la commande publique : rien dans l’attitude de l’acheteur ne doit enfreindre la moindre ouverture à la concurrence L’égalité de traitement des candidats : il faut absolument veiller à ne pas privilégier, de quelque manière que ce soit, un candidat au détriment d’un autre La transparence des procédures : les règles d’achat doivent être déterminées au moment du lancement de la procédure et rendues publiques Ceci afin d’assurer l’efficacité de la commande publique et la bonne utilisation des deniers publics. 3.3 LES SEUILS Deux seuils essentiels sont à retenir dans le Code des Marchés Publics : Le seuil de 90 000 € HT à partir duquel un avis d’appel public à concurrence doit être inséré dans un journal d’annonces légales Le seuil de procédure formalisée est fixé à 134 000 € HT pour les achats de fournitures et services et de 5 186 000€ HT pour les travaux - en deçà de ce seuil, le Code parle de Procédure Adaptée. Cette apparente liberté s’accompagne d’une responsabilisation accrue de l’acheteur public. 3.4 LA PREPARATION DES ACHATS La procédure à mettre en œuvre est déterminée pour l’essentiel par le montant prévisionnel et les caractéristiques des prestations à réaliser, d’où la nécessité de procéder à une définition précise et sincère des besoins par : 4 – Cindy FOURNIER – Responsable Achats/Marchés Publics –janvier 2015 La prévision des besoins L’analyse des besoins fonctionnels La connaissance des marchés fournisseurs La différenciation des achats standards et spécifiques La démarche de coût global. Le dernier trimestre de l’exercice budgétaire, doit nous permettre de recenser l’ensemble des besoins pour l’année à venir afin de déterminer les seuils et les procédures applicables. Pour les marchés de fournitures et les marchés de prestations des services : il est procédé à une estimation de la valeur totale des fournitures ou des services qui peuvent être considérés comme homogènes. La nomenclature mise en place par l’ancien Code pour apprécier le caractère homogène des fournitures et des services devient facultative, la CCI CA travaille sur une nomenclature propre. 3.5 LE CHOIX DE LA PROCEDURE La prévision et l’expression sincère des besoins ainsi que le montant estimatif des prestations vont permettre de déterminer la procédure à suivre. Cette dernière jouera sur plusieurs aspects de la commande : La publicité qui garantira la réalité de la mise en concurrence et le libre accès à la commande publique – il convient de trouver le juste équilibre entre l’information d’un plus grand nombre de prestataires susceptibles d’être intéressés et le coût de cette publicité au regard du montant prévisionnel du marché. La formalisation de la commande, c’est à dire, les pièces écrites qui vont constituer le marché. Le niveau de la prise de décision. Les préconisations et les obligations dans le choix de la procédure sont précisées dans les fiches pratiques ci-après. 3.6 LA MISE EN CONCURRENCE ET LE CHOIX DU TITULAIRE DU MARCHE Au-delà des préconisations spécifiées dans le Code, la mise en concurrence doit respecter les règles suivantes : Donner au candidat toutes les spécifications administratives et techniques du futur marché Informer le candidat des critères et des modalités de choix qui doivent donc être définis avant la mise en concurrence Respecter l’égalité de traitement des candidats. A l’exception d’une mise en concurrence selon la procédure d’appel d’offres, la négociation avec les concurrents est parfaitement possible, conseillée et nécessaire. Dans le cadre de négociation, une attention toute particulière sera portée sur l’égalité de traitement des candidats. La négociation peut couvrir tous les aspects de l’offre (prix, conditions d’exécution, délais, services associés, etc…) mais ne doit pas modifier l’objet du marché. Le choix du titulaire doit être guidé par la recherche de l’offre économiquement la plus avantageuse. Il ne s’agit pas nécessairement de l’offre moins disante. D’autres critères peuvent et doivent, autant que nécessaire, être pris en compte pour le choix des offres. 5 – Cindy FOURNIER – Responsable Achats/Marchés Publics –janvier 2015 ANNEXE 1 ESTIMATION DES BESOINS QU’ENTEND-ON PAR ESTIMATION DES BESOINS ? L'expression des besoins suppose : une définition précise de la qualité des prestations à obtenir (que me faut-il ? quel est le service que j'attends ?) et du contexte dans lequel elles doivent pouvoir être assurées (délais, lieu(x) d'exécution et / ou de livraison, contraintes organisationnelles, etc.), une définition aussi précise que possible des quantités souhaitées, une bonne appréhension des services associés (livraison, maintenance, installation, consommable, ergonomie du poste de travail, modification des procédures existantes…) afin de déterminer le coût global. QUELLE PERIODE PRENDRE COMPTE ? Pour les fournitures, les services courants et les travaux d’entretien courants : la période budgétaire (donc l'année) ou la période durant laquelle on souhaite établir le marché (cela peut être un contrat pluriannuel). Pour les prestations donnant lieu à signature d'un contrat : la durée du contrat. Pour les travaux : la durée de réalisation de l'opération. COMMENT APPREHENDER LES PRESTATIONS RECURRENTES ? Pour les prestations récurrentes, c'est à dire qui se reproduisent dans des conditions similaires au fil des ans, les besoins sont à apprécier sur l'année budgétaire ou plus si le contrat le prévoit. L’ETENDUE DES BESOINS EST INCERTAINE. QUE FAIRE ? Le code des marchés prévoit des solutions pour résoudre les problèmes liés à une éventuelle incertitude sur l'étendue des besoins (bons de commandes, options, variantes, tranches conditionnelles, etc.). Il convient dans ce cas de consulter le service Marchés Publics. QUE FAIRE EN CAS DE BESOINS NOUVEAUX ? La survenance de besoins nouveaux, alors même que précédemment les besoins ont été évalués de manière sincère et raisonnable, peut donner lieu, sauf dans le cas où un avenant serait suffisant, à la conclusion d’un marché complémentaire. La procédure de uploads/Finance/ guide-procedures-achats-marches-publics.pdf