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Le dossier du mois S E P T E M B R E 2 0 1 0 N°375 31 RFComptable Le tableau de

Le dossier du mois S E P T E M B R E 2 0 1 0 N°375 31 RFComptable Le tableau de bord de la fonction comptable Par un groupe de travail de l’Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières Construire un tableau de bord de la fonction comptable 33 Quelles sont les qualités d’un bon tableau de bord ? 37 Processus « achats/fournisseurs » : exemples d’indicateurs 40 Processus « clients/produits des activités ordinaires » : exemples d’indicateurs 41 Processus « comptes consolidés » : exemples d’indicateurs 43 Processus « reporting » : quelques indicateurs 45 Processus « management des ressources et du SI » : exemples d’indicateurs 46 Le tableau de bord : un outil de communication 48 1 2 3 4 5 6 7 8 Ce dossier a été réalisé par un groupe de travail de l’Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières composé de Magali Guyon, responsable du département pilotage des comptes, direction financière de l’EPIC SNCF, de Jean-Georges Li Tching Yun, respon sable du CSP comptabilité USPI, GDF SUEZ SA, branche infrastructures, et présidé par Alain Gauterie, associé Enodia. Sous la présidence de William Nahum, une conférence de l’Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières a présenté le 27 mai 2009 les principales conclusions du groupe de travail. S E P T E M B R E 2 0 1 0 N°375 RFComptable 32 Le tableau de bord de la fonction comptable Le tableau de bord de la fonction comptable Le tableau de bord de la fonction comptable Le tableau de bord de la fonction comptable est un véritable outil de communication interne À l’issue d’une enquête menée par l’Institut du Benchmarking auprès de directeurs ﬁ nanciers, directeurs et responsables comptables pour appréhender au mieux les problématiques qui les mobilisent, un groupe de travail de l’Académie a été constitué pour réaliser une étude sur le tableau de bord de la fonction comptable. Les principales questions, auxquelles le groupe de travail a souhaité apporter, d’une part, son retour d’expérience et, d’autre part, des solu- tions concrètes susceptibles d’aider d’autres professionnels comptables étaient les suivantes : – quel est l’objectif d’un tableau de bord de la fonction comptable ? – quel usage faire du tableau de bord ? – d’autres acteurs de l’entreprise sont-ils susceptibles d’être intéressés, voire parties prenantes ? – comment se servir du tableau de bord comme levier d’amélioration de la performance ? – existe-t-il un tableau de bord type de la fonction comptable ? Pour tenter d’y répondre, une démarche pratique d’élaboration du tableau de bord de la fonction comptable a été déﬁ nie, issue du recen- sement de bonnes pratiques pour la construction d’un tableau de bord par processus. C’est cette démarche qui est détaillée dans notre dossier, avant de présenter des exemples d’indicateurs par processus à l’intention des responsables comptables pour les adapter à leurs besoins spéciﬁ ques. Enﬁ n, la dernière partie est consacrée à l’un des apports fondamentaux du tableau de bord : un support à la communication des acteurs de la fonction comptable avec la hiérarchie et les « clients ». S E P T E M B R E 2 0 1 0 N°375 33 RFComptable 1 Construire un tableau de bord de la fonction comptable 1 Construire un tableau de bord de la fonction comptable : pourquoi, comment ? La méthodologie de conception proposée s’articule en trois étapes : la définition des objectifs du tableau de bord, la définition du périmètre et le choix des indicateurs déclinés en une double dimension analytique et prospective. À QUOI SERT UN TABLEAU DE BORD DÉDIÉ À LA FONCTION COMPTABLE ? Le tableau de bord de la fonction comptable a trois ﬁ nalités principales :  le suivi de l’activité et des perspectives pour le responsable de la fonction ;  la communication avec la hiérarchie et les clients de la fonction ;  la communication avec le personnel de la fonction. À suivre l’activité et les perspectives pour aider à la décision Nombre d’acteurs s’accordent pour qualiﬁ er le tableau de bord d’outil de support à la décision. En effet, dans la mesure où il sert à piloter la performance et la qualité, le tableau de bord permet de mettre en œuvre des plans d’actions adaptés avec mesure de l’avancement et de la réalisation. Par ailleurs, l’intégration d’éléments de perspectives, tels que l’évolution du périmètre, la mise en œuvre d’un nouveau système d’information, la cession ou l’acquisition d’une branche d’activité, offre à la fonction comptable l’opportunité d’anticiper ses actions et d’adapter, le cas échéant, son organisation. À favoriser la communication avec la hiérarchie et les clients internes Cette ﬁ nalité donne au tableau de bord encore davantage d’importance en mettant en visibilité la fonction comptable vers la hiérarchie ou les clients internes de la fonction (voir partie 8). Cet objectif constitue un ﬁ l conducteur majeur dans la phase de mise en œuvre du tableau de bord. Il évite de succomber à la tentation de bâtir un tableau de bord très exhaustif et complexe qui ne serait pas partagé par les acteurs concernés. À ce stade, la réﬂ exion laisse entrevoir le fait que le tableau de bord n’est pas une unique table d’indicateurs, mais un ensemble modulable s’adaptant aux besoins de chaque destinataire. Ainsi, les professionnels préconisent de faire une proposition de tableau de bord à chaque client et/ou hiérarchique comprenant un nombre d’indicateurs limité produits à une fréquence convenue. S E P T E M B R E 2 0 1 0 N°375 RFComptable 34 Le tableau de bord de la fonction comptable Le tableau de bord de la fonction comptable Le tableau de bord de la fonction comptable Dans le cadre d’un contrat de services, le tableau de bord permet de matérialiser le respect des engagements réciproques. C’est pourquoi, en pratique, les experts insistent sur la mise en place de tableaux de bord compréhensibles et simples. Le choix des éléments retenus dans un tableau de bord, pour les clients de la fonction, doit tenir compte de l’usage et doit s’attacher à la compréhensibilité des contenus. À faire adhérer le personnel aux objectifs Cette dernière ﬁ nalité est fondamentale pour faire adhérer le personnel de la fonction aux objectifs du directeur comptable. La participation à la déﬁ nition des indicateurs et à leur suivi par l’intermédiaire de plans d’actions est un facteur réel de motivation et constitue ainsi la base du processus d’amélioration continue. QUELLES ACTIVITÉS LA FONCTION COMPTABLE RECOUVRE-T-ELLE ? Le périmètre des activités couvertes par la fonction comptable est variable d’une entreprise à l’autre. Il est, en effet, généralement très dépendant de l’activité et de l’organisation. Néanmoins, même si les contours peuvent ﬂ uctuer, il n’en demeure pas moins que le périmètre de la fonction comptable inclut un cœur de missions commun à la plupart des entreprises. Sur la base d’une cartographie de processus comptables préalablement déﬁ nie par les professionnels comptables eux-mêmes, trois catégories de processus sont discernées.  Les processus de gestion comptable en liaison avec l’amont : comptabilité fournisseurs, comptabilité clients, comptabilité des immobilisations, comptabilité de trésorerie/ ﬁ nancement, comptabilité de la paie et notes de frais.  Les processus de production de l’information : reporting, comptes consolidés, production des comptes sociaux et des déclarations ﬁ scales.  Les processus dits « de pilotage » : management de l’organisation, des ressources et du système d’information, pilotage des arrêtés comptables, normes et méthodes comptables. Comme indiqué précédemment, il n’existe pas d’organisation comptable type, mais il semble pertinent de décliner le tableau de bord par processus comptable tel que décrit dans les trois catégories ci-dessus pour couvrir raisonnablement le périmètre de la fonction. SAVOIR DÉFINIR DES INDICATEURS Des indicateurs en fonction de leur utilisation Pour instituer le tableau de bord de la fonction comptable comme un véritable outil d’aide à la décision, une construction des indicateurs dans le temps est proposée, de telle sorte que le directeur comptable dispose d’une vision à court terme, mais aussi à moyen terme, de l’environnement de sa fonction. Concrètement, trois dimensions sont proposées :  le pilotage des activités comptables et la mesure de la performance ;  l’éclairage sur les faits de la période écoulée ;  la tendance permettant d’anticiper des actions. S E P T E M B R E 2 0 1 0 N°375 35 RFComptable 1 Construire un tableau de bord de la fonction comptable La première dimension regroupe des éléments à caractère immédiat et correctif, la seconde s’inscrit dans les actions curatives et préventives, tandis que la troisième aborde exclusivement le domaine du préventif. LES INDICATEURS DE PILOTAGE Les indicateurs de pilotage ou d’activité portent sur le suivi des activités des services comptables au regard des ressources mises en œuvre pour atteindre les résultats attendus, alors que les indicateurs de performance ou de résultats portent sur les résultats attendus par rapport à un objectif déﬁ ni. Pour ces deux types d’indicateurs, une déclinaison (mois ou trimestre, cumul, moyenne et/ou extrême) est nécessaire. Ainsi, dans cette catégorie d’indicateurs, le uploads/Finance/ le-tableau-de-bord-de-a-prospection-comptable.pdf