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[Tapez un texte] Page : 1 Module G PROCEDURES COMPTABLES [Tapez un texte] Page : 2 G MODULE G PROCEDURES COMPTABLES ......................................................................................... 1 G.1 STRUCTURE ET SCHEMA GENERAL DU SYSTEME COMPTABLE DE L’OHADA .................. 3 G.1.1 STRUCTURE COMPTABLE .................................................................................................................. 3 G.1.2 SCHEMA GENERAL DU SYSTEME COMPTABLE .................................................................................. 5 G.2 ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE ................................................................................ 6 G.2.1 OBJECTIFS ....................................................................................................................................... 6 G.2.2 REFERENTIEL COMPTABLE .............................................................................................................. 6 G.2.3 CARACTERISTIQUES DU SYSTEME .................................................................................................... 6 G.2.4 PRINCIPES COMPTABLES RETENUS .................................................................................................. 7 G.2.5 MOYENS DE TRAITEMENT DE LA COMPTABILITE ............................................................................. 9 G.2.6 FONCTIONNEMENT DU SYSTEME ................................................................................................... 10 G.2.7 SUPPORTS COMPTABLES ................................................................................................................ 11 G.2.8 PERSONNEL COMPTABLE ............................................................................................................... 13 G.3 CODIFICATIONS COMPTABLES ..................................................................................................... 14 G.3.1 DOSSIERS COMPTABLES ................................................................................................................. 14 G.3.2 REGISTRES COMPTABLES ............................................................................................................... 15 G.3.3 COMPTES GENERAUX ..................................................................................................................... 15 G.3.4 CODIFICATIONS AUXILIAIRES ........................................................................................................ 15 G.3.5 COMPTES ANALYTIQUES ................................................................................................................ 16 G.3.6 CODIFICATIONS BUDGETAIRES ...................................................................................................... 16 G.3.7 CREATION D’UN NOUVEAU COMPTE............................................................................................... 17 G.4 CLASSEMENT DES DOCUMENTS .................................................................................................. 18 G.4.1 NATURE DES DOCUMENTS ............................................................................................................. 18 G.4.2 DELAI DE CONSERVATION .............................................................................................................. 18 G.4.3 MODALITES DE CLASSEMENT OU D’ARCHIVAGE ............................................................................ 18 G.4.4 OUTILS DE CLASSEMENT ET D’ARCHIVAGE .................................................................................... 19 G.4.5 PLAN D’ARCHIVAGE ....................................................................................................................... 19 G.5 SCHEMA GENERAL DES TRAITEMENTS COMPTABLES DES PRINCIPALES OPERATIONS 20 G.5.1 PRINCIPES GENERAUX DE LA COMPTABILITE DES ENGAGEMENTS ......................... 20 G.5.2 TRAITEMENT COMPTABLE DES PRINCIPALES OPERATIONS DU FINANCEMENT AUTONOME (CONTRIBUTION DES ETATS) ........................................................................................ 22 G.5.3 TRAITEMENT COMPTABLE DES OPERATIONS DE FINANCEMENT EXTERIEUR ..... 27 G.5.4 INFORMATIONS RELATIVES A LA CONVENTION .............................................................................. 27 G.5.5 DOSSIERS DE RETRAIT OU DE DEMANDE DE FONDS ....................................................................... 28 G.6 TRAVAUX DE FIN D’EXERCICE ..................................................................................................... 29 G.6.1 EDITIONS PERIODIQUES ................................................................................................................ 29 G.6.2 ANALYSE ET JUSTIFICATION DES COMPTES ................................................................................... 29 G.6.3 ECRITURES DE REGULARISATION .................................................................................................. 29 G.7 PLANNING ANNUEL DES TRAVAUX COMPTABLES ................................................................. 40 G.8 TRAITEMENT DES OPERATIONS COMPTABLES DU GREFFE AU NIVEAU DE LA CCJA ... 41 G.8.1 DISPOSITIONS GENERALES ................................................................................................... 41 G.8.2 NOMENCLATURE DES COMPTES ......................................................................................... 42 G.8.3 FONCTIONNEMENT DES COMPTES ..................................................................................... 42 G.8.4 DOCUMENTS COMPTABLES .................................................................................................. 48 G.8.5 TENUE DES ECRITURES .......................................................................................................... 49 G.9 ETATS FINANCIERS .......................................................................................................................... 51 G.9.1 DES COMPTES INDIVIDUELS .......................................................................................................... 51 G.9.2 DES ETATS FINANCIERS SPECIFIQUES POUR CHAQUE PROJET OU PROGRAMME GERES. ................ 52 G.9.3 DES COMPTES CONSOLIDES. ........................................................................................................... 52 G.10 ANNEXES DU MODULE ............................................................................................................... 54 [Tapez un texte] Page : 3 G.1 STRUCTURE ET SCHEMA GENERAL DU SYSTEME COMPTABLE DE L’OHADA G.1.1 STRUCTURE COMPTABLE Les personnes ou les structures impliquées dans la gestion comptable des activités de l‟OHADA sont présentées dans le tableau ci-après : PERSONNES OU STRUCTURES PRINCIPALES TACHES DE GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE RESPONSABLE D’INSTITUTION (RI)  Assume la responsabilité de la qualité et de la fiabilité de l‟information comptable et financière  Supervise la tenue de la comptabilité générale, budgétaire et analytique  Valide tout document financier avant exploitation finale ;  Assure le suivi de l‟exécution de la gestion de la trésorerie. DIRECTEUR FINANCIER ET COMPTABLE (DFC)  Elabore la stratégie de mise en œuvre du mécanisme autonome de financement de I'OHADA ;  Elabore la présentation du budget consolidé de fonctionnement et d'investissement des Institutions de I'OHADA ;  Détermine le montant des contributions de chaque Etat Partie ;  Assure le recouvrement des contributions des Etats Parties ;  Assure la mobilisation des ressources financières auprès des partenaires de I'OHADA;  Elabore et présente les rapports financiers consolidés des activités des Institutions de I'OHADA ;  Assure la tenue d‟une comptabilité consolidée et la production des états financiers consolidés des Institutions de I'OHADA ;  Assure la gestion des opérations de trésorerie ;  Participe à toutes réflexions relatives à l'amélioration du cadre financier et comptable. [Tapez un texte] Page : 4 CHEF DE SERVICE FINANCIER ET COMPTABLE  assure la tenue de la comptabilité (générale, budgétaire, analytique et matières) individuelle de son Institution et la production des états financiers individuels de son Institution;  assure la tenue de la comptabilité d‟engagement et de gestion ;  assure la gestion des opérations de trésorerie de son Institution ;  assure la gestion financière et comptable de la paie ;  assure éventuellement la gestion financière et comptable des projets et programmes gérés par l‟Institution ;  procède à la préparation de l‟avant projet de Budget de l‟Institution. ASSISTANT COMPTABLE (AC)  assiste le chef de service Financier et Comptable dans l‟exécution des travaux comptables : o recevoir les demandes (besoins) des différents services ; o imputer toutes les pièces comptables ; o tenir les livres obligatoires; o réaliser les inventaires physiques périodiques et faire les rapprochements nécessaires ; o etc. REGISSEUR DU GREFFE assure tous les travaux comptables nécessaires à la présentation d‟une information comptable et financière fiable sur la gestion de la régie. [Tapez un texte] Page : 5 G.1.2 SCHEMA GENERAL DU SYSTEME COMPTABLE Budgets Traitements manuels et automatisés DOSSIERS DE DECAISSEMENT PIECES COMPTABLES LIVRES COMPTABLES ETATS FINANCIERS VERIFICATIONS Alimentation des comptes bancaires Engagements de dépenses Paiements des engagements Supports Moyens dossiers comptables, plans comptables, Traitements manuels et automatisés Traitements manuels et automatisés Traitements manuels et automatisés Journaux et grand-livre des budgets Journaux et grand-livre bancaires Journaux des achats, opérations diverses et grand-livre des comptes de tiers Journaux, grand-livre bancaires et comptes de tiers logiciels comptables et financiers journaux comptables et codifications ETATS FINANCIERS ANNUELS ETATS FINANCIERS TRIMESTRIELS Vérifications des auditeurs et (interne et externe) et des Bailleurs de fonds Vérifications des auditeurs (interne et externe) et les Bailleurs de fonds Vérifications des auditeurs (interne et externe) et les Bailleurs de fonds SCHEMA GENERAL DU SYSTEME COMPTABLE [Tapez un texte] Page : 6 G.2 ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE G.2.1 OBJECTIFS Le rôle de la comptabilité est d'être témoin de la vie des flux financiers de l‟OHADA. Le comptable observe l'action des autres services ou agents, analyse et enregistre les flux financiers qu'il constate, les classe, et périodiquement en fait la synthèse sous forme de tableaux qu'il présente aux dirigeants et aux partenaires financiers de l‟OHADA pour les renseigner sur les résultats des activités exécutées et leur permettre d'apprécier et prendre les décisions qui conviennent. Observer, analyser, enregistrer, classer et renseigner, c'est le rôle du système comptable et l'objet de toute la fonction comptable. En particulier, la fonction comptable permet de : - fournir aux périodes convenues les situations financières requises ; - répondre aux obligations comptables, fiscales et sociales de l‟OHADA. Le système comptable doit être un instrument utilisé par les comptables de chaque Institution de l‟OHADA pour les aider à planifier, contrôler et évaluer le fonctionnement des opérations. Le règlement relatif au droit comptable fait obligation de : - procéder à l'enregistrement chronologique des opérations ; - contrôler au moins une fois par an, au moyen de l'inventaire, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs ; - établir des états financiers. G.2.2 REFERENTIEL COMPTABLE La comptabilité générale de l‟OHADA est tenue selon les règles du plan comptable général du Système Comptable de l‟OHADA. Ce référentiel respecte la réglementation comptable internationale relative à la comptabilité publique élaborée par l‟IFAC. G.2.3 CARACTERISTIQUES DU SYSTEME Pour assurer l'information interne et externe fiable sur ses activités, chaque Institution tient : - une comptabilité générale et auxiliaire axée sur l'enregistrement et le traitement des flux principalement externes permettant de produire les principaux états financiers patrimoniaux obligatoires énumérés par le règlement financier de l‟OHADA ; - une comptabilité analytique comportant l'imputation des transactions selon le découpage analytique des activités (par Institution, direction, et service), leur traitement et la production des états analytiques d'activités ; - un suivi budgétaire autorisant l'inscription des crédits budgétaires, l'engagement des dépenses, le suivi budgétaire, la révision en cas de besoin des crédits et la production des états budgétaires ; [Tapez un texte] Page : 7 - un suivi financier traitant des opérations de mobilisation, de justification et de suivi des fonds reçus suivants les catégories de financement (financement autonome, financement extérieur); - un suivi des marchés permettant de suivre l'exécution des engagements de dépenses (bon de commande, lettre de commande, contrat) pris par chaque Institution dans le cadre de l'acquisition des biens et services. Le système proposé permet : - la tenue d‟une comptabilité générale en partie double, en conformité avec les principes comptables internationaux généralement admis ; - l‟enregistrement et le suivi de toutes les opérations et de tous les engagements de l‟OHADA ; - la tenue des comptabilités susvisées et leur suivi de manière intégrée ; - l‟établissement automatique des états financiers périodiques individuels et consolidés ; - le suivi des dépenses par source de financement en plusieurs monnaies (monnaie locale, devises) ; - le suivi des conventions de financement permettant de connaître, à tout moment, la situation de chaque ligne de financement ; - l‟édition automatique des dossiers de réallocation des comptes spéciaux de même que les dossiers de paiement direct adressés aux partenaires financiers ; - le suivi analytique des activités exécutées ; - le suivi des marchés passés ; - le suivi des biens. G.2.4 PRINCIPES COMPTABLES RETENUS Les principes comptables retenus pour le traitement des opérations de l‟OHADA sont les principes comptables fondamentaux retenus par le Système Comptable de l‟OHADA : - le principe de spécialisation des exercices comptables ; - le principe uploads/Finance/ manuel-de-procedures-comp-tables 1 .pdf