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Version 1.02 MANUEL SUR LE DÉCAISSEMENT DES PRÊTS POUR LES PROJETS DIRECTEMENT

Version 1.02 MANUEL SUR LE DÉCAISSEMENT DES PRÊTS POUR LES PROJETS DIRECTEMENT SUPERVISÉS PAR LE FIDA (en rapport avec les Conditions générales applicables au financement du développement agricole établies par le FIDA) La version 1.02 du Manuel sur le décaissement des prêts a été établie sous la conduite de la Directrice de la Division des services de gestion financière (FMD). La version 1.02 est entrée en vigueur le 16 juin 2017 et elle remplace la version 1.01 du Manuel. 4 CONTENTS Sigles .............................................................................................................................................................. 6 INTRODUCTION ........................................................................................................................................ 7 1. PRINCIPES FONDAMENTAUX ET ADMINISTRATION DU FINANCEMENT ...................................... 8 1.1 Principes fondamentaux du financement.................................................................................................. 8 1.2 Directives générales ................................................................................................................................. 9 1.2.a Compte de prêt ou de don ................................................................................................................ 9 1.2.b Demande écrite de retrait ................................................................................................................. 9 1.2.c Dépenses autorisées ......................................................................................................................... 9 1.2.d Financement rétroactif ................................................................................................................... 10 1.2.e Lettre à l'emprunteur/au bénéficiaire ............................................................................................. 10 1.2.f Paiement et autorisation, avis de débit et relevés de comptes ........................................................ 11 1.2.g Rejet de la demande ...................................................................................................................... 11 1.3 Clôture du compte de prêt ou du compte de don .................................................................................... 11 1.4 Examens et évaluations périodiques du programme .............................................................................. 12 2. INSTRUCTIONS RELATIVES AU RETRAIT ............................................................................................ 13 2.1 Instructions générales pour la préparation de la demande de retrait ....................................................... 13 2.1.a Signataire(s) autorisé(s) ................................................................................................................. 13 2.1.b Affectation des fonds du financement ........................................................................................... 13 2.1.c Monnaie de retrait .......................................................................................................................... 13 2.1.d Feuille récapitulative ..................................................................................................................... 14 2.1.e Système de numérotation............................................................................................................... 14 2.1.f Signatures autorisées et coordonnées bancaires ............................................................................ 15 2.1.g Instructions de paiement ................................................................................................................ 15 2.1.h Avis de décaissement .................................................................................................................... 15 2.1.i Retrait minimum............................................................................................................................ 16 2.1.j Clause de limitation des DTS ........................................................................................................ 16 3. PROCÉDURES DE DÉCAISSEMENT ................................................................................................ 16 3.1 Procédure I: retraits anticipés ou réapprovisionnements d'un (plusieurs) compte(s) bancaire(s) désigné(s) pour recevoir les ressources provenant d'un prêt ou d'un don ........................................................ 17 3.1.a Généralités ..................................................................................................................................... 17 3.1.b Demande de retrait relative à un retrait du compte désigné ........................................................... 19 3.1.c Demande de retrait pour le réapprovisionnement d'un compte désigné ......................................... 19 3.1.d Pièces justificatives ....................................................................................................................... 19 3.1.e Rapprochement du compte désigné ............................................................................................... 20 3.2 Procédure II: paiement direct ................................................................................................................. 21 3.2.a Généralités ..................................................................................................................................... 21 3.2.b Demande de retrait et feuille récapitulative des demandes ............................................................ 21 3.2.c Pièces justificatives ....................................................................................................................... 22 3.3 Procédure III: remboursement ................................................................................................................ 22 3.3.a Généralités ..................................................................................................................................... 22 3.3.b Demande de retrait et feuille récapitulative des demandes ............................................................ 22 3.3.c Pièces justificatives ....................................................................................................................... 22 5 3.3.d Procédure spéciale de remboursement ........................................................................................... 23 4. RELEVÉS DES DÉPENSES............................................................................................................................ 23 4.1 Mécanismes d'utilisation ........................................................................................................................ 23 4.2 Pièces justificatives ................................................................................................................................ 24 4.3 Travaux exécutés en régie ...................................................................................................................... 24 5. REGISTRE DES CONTRATS ........................................................................................................................ 25 ANNEXES ................................................................................................................................................... 26 ANNEXE 1 .............................................................................................................................................................. 26 ATTESTATION DU POUVOIR À SIGNER LES DEMANDES DE RETRAITS ......................................... 26 ANNEXE 2 .............................................................................................................................................................. 27 TRANSMISSION DES DEMANDES DE RETRAIT ET DES FORMULAIRES ET DES PIÈCES DOCUMENTAIRES JUSTIFICATIVES ........................................................................................................ 27 ANNEXE 3 .............................................................................................................................................................. 28 COMPTE DÉSIGNÉ/PAIEMENT DIRECT/REMBOURSEMENT ............................................................... 28 ANNEXE 4 .............................................................................................................................................................. 42 RELEVÉS DE DÉPENSES ............................................................................................................................. 42 ANNEXE 5 .............................................................................................................................................................. 43 FICHE DE CONTRÔLE DES DEMANDES DE RETRAIT DE FONDS .................................................... 43 ANNEXE 6 .............................................................................................................................................................. 55 REGISTRE DES CONTRATS......................................................................................................................... 55 ................................................................................................................................................................................. 57 ANNEXE 7 .............................................................................................................................................................. 58 ÉTAT DE RAPPROCHEMENT DU COMPTE DÉSIGNÉ ............................................................................. 58 ANNEXE 8 .............................................................................................................................................................. 62 MODÈLES SUPPLÉMENTAIRES AUX FINS DE L’AUDIT ....................................................................... 62 ANNEXE 9 .............................................................................................................................................................. 67 EXPLICATIONS COMPLÉMENTAIRES RELATIVES AUX PRÊTS ET AUX REMBOURSEMENTS ... 67 6 SIGLES ACD Division de la comptabilité et du Contrôleur DGF Division des services de gestion financière DRF Demande de retrait de fonds FMI Fonds monétaire international PMD Département gestion des programmes (FIDA) PTBA Programme de travail et budget annuel (FIDA) RD Relevé des dépenses 7 INTRODUCTION Le présent Manuel sur le décaissement des prêts (ci-dessous, "le Manuel") a pour objet de familiariser tant les emprunteurs que les bénéficiaires avec les procédures de retrait des ressources mises à disposition par le Fonds international de développement agricole (FIDA [ci-dessous, "le Fonds"]), dans le cadre de prêts, de dons ou de financements, lorsque le financement doit être administré et le projet supervisé par le Fonds. Les procédures décrites dans le Manuel s'appliquent aux prêts, dons et/ou autres financements régis par la version révisée des Conditions générales applicables au financement du développement agricole1 (ou "Conditions générales"), telles qu'elles ont été approuvées le 29 avril 2009 par le Conseil d'administration du FIDA, à sa quatre-vingt-seizième session. La section 1 du Manuel présente une brève description du Fonds, de ses opérations de prêt et des questions d'intérêt général se rapportant au décaissement des prêts/dons/financements et introduit les procédures actuelles de décaissement du Fonds. La section 2 fournit des instructions générales sur la préparation des demandes de retraits de fonds2 et d'autres informations connexes. Des modèles de formulaires et des instructions sur la manière de les remplir sont présentés dans des annexes. La section 3 précise les procédures de décaissement du Fonds et inclut des instructions destinées à aider l'emprunteur. La section 4 donne des indications précises sur les modalités et le moment d'utilisation de la méthodologie du relevé des dépenses, tandis que la section 5 contient des informations visant à faciliter la passation des marchés. On trouvera d'autres informations utiles dans l'annexe 8 – modèles supplémentaires aux fins de l'audit – tandis que l'annexe 9 apporte des éclaircissements sur certaines sections des Conditions générales en rapport avec les prêts et les remboursements. Le Manuel, qui fera périodiquement l'objet de révisions, sera disponible sur le site web du FIDA. Les procédures qui y sont décrites seront d'application sauf si l'accord de financement prévoit des exceptions aux Conditions générales. Toutes les dispositions des Conditions générales sont applicables, à moins que l'accord de financement n'indique explicitement qu'une disposition particulière n'est pas applicable. Le financement est généralement fourni aux termes d'un accord. Ces accords sont utilisés pour tous les financements supérieurs à 500 000 USD accordés aux États membres. Un État membre recevant un prêt est désigné comme "l'emprunteur", et un État recevant un don est désigné comme le "bénéficiaire"3. Lorsqu'un prêt ou un (des) don(s) sont approuvés (ou l’un et l’autre), le Fonds ouvre un compte de prêt ou un (plusieurs) compte(s) de don (ou l’ensemble des comptes). Une lettre est adressée à l'emprunteur (et/ou au bénéficiaire) par le Fonds au moment de la signature du prêt, ou le plus tôt possible après cette signature. La lettre communique des informations importantes concernant l'ensemble du financement, les dispositions juridiques, les procédures de décaissement et leur applicabilité. 1 Document disponible sur le site web du FIDA, www.ifad.org. 2 Chaque demande de retrait comprend deux parties. La première consiste en la demande de retrait proprement dite – indiquant le montant total à retirer et/ou à demander – et comprend les déclarations, accords et signature requis de l'emprunteur. La seconde partie se compose d'une ou de plusieurs feuilles récapitulatives où sont énumérés les différents éléments, répartis par catégories ou sous-catégories. 3 Dans le présent Manuel, le terme "emprunteur" désigne aussi bien les bénéficiaires des prêts que ceux des dons. 8 1. PRINCIPES FONDAMENTAUX ET ADMINISTRATION DU FINANCEMENT 1.1 Principes fondamentaux du financement L'Accord portant création du Fonds international de développement agricole énonce les principes fondamentaux à respecter dans le cadre du décaissement du financement du Fonds: "Le Fonds prend des dispositions pour s'assurer que les ressources provenant de tout financement sont utilisées exclusivement aux fins auxquelles ledit financement a été accordé, compte dûment tenu des considérations d'économie, d'efficacité et de justice sociale" (article 7, section 1 c)). Les Conditions générales stipulent que : "Si l'Emprunteur/le Bénéficiaire sollicite un retrait du compte du prêt et/ou du compte du don pour un montant destiné à financer des dépenses autorisées, le Fonds peut, avant de procéder à son transfert au crédit de l'Emprunteur/du Bénéficiaire, lui demander de fournir des pièces justificatives attestant que les retraits déjà effectués ont effectivement servis à financer des dépenses autorisées. Le Fonds peut plafonner, dans une limite raisonnable, la somme que l'Emprunteur/le Bénéficiaire est autorisé à retirer par avance ou établir le montant total de ces retraits anticipés. Il peut demander que ces sommes soient libellées dans une monnaie librement convertible et/ou déposées sur un compte réservé à cet usage ouvert auprès d'une banque ayant l'agrément du Fonds" (article IV, section 4.04 d)). Les Conditions générales énoncent, entre autres conditions, les règles fondamentales relatives aux retraits des ressources mises à disposition dans le cadre de prêts/dons/financements. Sous réserve des conditions générales ou spécifiques qui peuvent être prévues dans l'accord de financement, l'emprunteur est en droit de procéder à des retraits sur les ressources disponibles au titre de prêts/dons/financements, conformément aux procédures et directives publiées périodiquement par le Fonds et pouvant être modifiées de temps à autre. Les retraits concernent des montants qui ont été payés ou qui doivent être payés, ou d'autres dépenses requises pour le projet4, et qui sont financées au titre de l'accord de financement. Les ressources mises à disposition dans le cadre de prêts/dons/financements ne peuvent être décaissées qu'après l'entrée en vigueur de l'accord de financement (et sa ratification, lorsqu'elle est nécessaire) et la réalisation des conditions préalables au retrait, le cas échéant. Politique anticorruption du FIDA Le processus d'examen mené par le Fonds doit être uploads/Finance/ manuel-sur-le-decaissement-des-prets.pdf