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Traitement de Fin d’Année TDFA - Comptabilité Date : 09/01/2019 Page : 1/20 © I

Traitement de Fin d’Année TDFA - Comptabilité Date : 09/01/2019 Page : 1/20 © Innovative Digital Technologies Diffusion contrôlée Traitement de Fin d’Année TDFA Comptabilité 30 & 100 I7 Version Auteur Commentaire Janvier 2019 PIART Jean Luc Traitement de Fin d’Année TDFA - Comptabilité Date : 09/01/2019 Page : 2/20 © Innovative Digital Technologies Diffusion contrôlée SOMMAIRE GENERALITES ................................................................................................ 3 A. Rappel Clôture – cadre Légal: ................................................................................................. 4 VERIFICATIONS........................................................................................... 6 CREATION DU NOUVEL EXERCICE .................................................... 7 A. Report des comptes Généraux : ............................................................................................... 8 B. Génération des reports analytiques ........................................................................................ 10 ARCHIVAGE .................................................................................................. 12 CLOTURE DE L’EXERCICE ..................................................................... 15 A. Clôture des journaux ............................................................................................................. 15 B. Clôture de l’exercice ............................................................................................................. 20 Traitement de Fin d’Année TDFA - Comptabilité Date : 09/01/2019 Page : 3/20 © Innovative Digital Technologies Diffusion contrôlée GENERALITES La 1ére opération à traiter en fin d’année est de créer le nouvel exercice. Celui-ci peut être ouvert dès la fin de l’année courante. Ainsi vous pourrez commencer la saisie des écritures concernant la nouvelle année tout en continuant à saisir sur l’année passée. Si vous avez déjà ouvert le nouvel exercice avant la fin de l’ancien, lors de l’ouverture du dossier comptable, l’exercice ouvert par défaut est celui qui correspond à la date système (date affichée par l’horloge du PC) : - Jusqu’au 31/12 : l’ancien exercice - À partir du 01/01 : le nouvel exercice Il est possible de passer d’un exercice à un autre par le menu « Fenêtre » en cliquant sur la ligne concernée. L’exercice courant est affiché dans la barre de titre afin de ne pas commettre d’erreur. La procédure de report à nouveau n’est pas une procédure figée, à tout moment, il sera possible de lancer, voire de relancer les reports à nouveaux. Lors d’un relancement des reports à nouveaux, SAGE Comptabilité corrige l’écriture de report en fonction des modifications, des suppressions et des ajouts d’écritures effectuées sur l’exercice précédent. La modification des libellés seuls n’est pas possible. Traitement de Fin d’Année TDFA - Comptabilité Date : 09/01/2019 Page : 4/20 © Innovative Digital Technologies Diffusion contrôlée La comptabilité 100 ne peut avoir que cinq exercices ouverts au maximum, la ligne 30 trois seulement, pour pouvoir ouvrir le nouvel exercice, il sera peut-être nécessaire d’archiver le premier exercice donc le plus ancien.  Se reporter au paragraphe ARCHIVAGE Lorsque la comptabilisation sur l’ancien exercice sera terminée, vous pourrez procéder à la clôture de celui-ci, ainsi les écritures seront validées et plus aucune modification ne sera possible. A. Rappel Clôture – cadre Légal: Le contrôle archivage répond aux exigences du Bulletin Officiel des Impôts 13-L-1-06 N°12 qui définit entre-autre les obligations des comptabilités informatiques en matière de conservation des données et donc d’archivage : Impossibilité d’avoir plus de deux exercices non clôturés. Contrôle de la clôture de la période N-2 en saisie d’écritures. Important !!!!!! Si vous validez cette option en cochant la case présente dans « Fichier / Paramètre Société / Comptabilisation / Général », le programme générera un message d’alerte dans les cas suivants : Si plus de deux exercices non clôturés sont présents A l’ouverture des journaux. Traitement de Fin d’Année TDFA - Comptabilité Date : 09/01/2019 Page : 5/20 © Innovative Digital Technologies Diffusion contrôlée Lors de la création d’un 3eme exercice le message suivant apparait si l’option est activée : « Création du nouvel exercice impossible ! En vertu du BOI 13 L-1-06 N°12, vous devez procéder au préalable à la clôture et à l’archivage de l’exercice XXXX » Traitement de Fin d’Année TDFA - Comptabilité Date : 09/01/2019 Page : 6/20 © Innovative Digital Technologies Diffusion contrôlée VERIFICATIONS Avant d’effectuer tout traitement, il est impératif : - D’effectuer le lettrage des comptes du plan comptable dont le mode Report à nouveau est positionné sur Détail (exemple : les comptes collectifs « 4… ») - De terminer le rapprochement bancaire des écritures de l’exercice précédent l’ancien exercice (celles-ci ne seront plus visibles sur le rapprochement bancaire du nouvel exercice qui ne prends que l’année en cours et l’année passée ; contre- passer les écritures si nécessaire) - Il doit y avoir au moins un journal de type Général créé pour la société. Si aucun journal de ce type n'est créé, le programme le signalera par un message. - Dans la ligne 100, lancer la fonction Etats \ Analyse et contrôles \ Contrôle du paramétrage, choisir dans Type de contrôle l’option Analyse des comptes par nature en laissant cocher Anomalies seulement. Une fois le traitement terminé effectuer les modifications dans les fiches du plan comptable. - D’effectuer une sauvegarde de la société (fichier « SOCIETE.MAE ») - Lancer l’archivage du premier exercice si vous avez déjà cinq exercices en ligne pour l’ouverture de N+1. Traitement de Fin d’Année TDFA - Comptabilité Date : 09/01/2019 Page : 7/20 © Innovative Digital Technologies Diffusion contrôlée CREATION DU NOUVEL EXERCICE Cette commande permet d’enregistrer les dates du nouvel exercice et de paramétrer les informations nécessaires à la génération automatique des à nouveaux. Aller dans « Traitement \ Fin d’exercice \ Nouvel exercice » ou cliquez sur le bouton Nouvel exercice/report des AN de la barre d’outils Fonctions avancées pour activer cette commande. Vous pouvez aussi lancer cette fonction en cliquant sur l’icône Nouvel exercice/report des AN de la barre verticale Fin d’exercice. L’exécution de cette commande est impossible si vous avez déjà cinq exercices en ligne. Il vous faudra clôturer et archiver le plus ancien pour pouvoir l’exécuter. Cette commande ne peut pas être lancée en mode Multi-Utilisateurs. Une seule personne doit être dans la société de comptabilité. Cette opération se déroule en mode Assistant. Vous n’avez qu’à répondre aux différentes questions qui vous sont posées. Normalement, les options proposées par défaut sont celles à utiliser. Vous avez aussi la possibilité de créer l’exercice sans générer les A nouveaux Traitement de Fin d’Année TDFA - Comptabilité Date : 09/01/2019 Page : 8/20 © Innovative Digital Technologies Diffusion contrôlée ATTENTION : Le libellé des écritures des comptes reportés en détail n’inclut pas automatiquement la date d’origine de l’écriture. Pour retrouver la date d’origine des écritures sur le nouvel exercice, à la question Paramétrage du libellé des écritures d’à nouveaux, il faut cliquer sur la case Structurer le libellé, à préciser en prenant les options « AN au @D @L » afin de conserver la date et le libellé d’origine. A. Report des comptes Généraux : Génération des reports généraux Cochez cette option pour que le programme génère les reports à nouveaux des mouvements enregistrés sur les comptes généraux. Si la génération des reports généraux n’est pas demandée, aucun report à nouveaux ne sera généré pour le nouvel exercice. Les zones incluses dans cet encadré sont, dans ce cas, inaccessibles. Le report s’effectue de la façon suivante : - Pour les comptes reportés en Détail : les écritures non lettrées ou partiellement lettrées sont reprises dans le journal des à nouveaux mentionné dans la zone suivante. Traitement de Fin d’Année TDFA - Comptabilité Date : 09/01/2019 Page : 9/20 © Innovative Digital Technologies Diffusion contrôlée - Pour les comptes reportés en Solde : le solde du compte est reporté dans le journal des à nouveaux précisé dans la zone suivante. Si l’option Report en solde des comptes par devise est cochée, le programme reportera autant de lignes que de devises portées sur le compte. Code journal Sélectionnez le journal sur lequel les à nouveaux seront générés. Seuls les journaux de type Général sont proposés. Si un code journal est mentionné dans la zone Journal général du volet Saisie de la fiche société, celui-ci sera repris par défaut dans cette zone. Libellé Saisissez ici le libellé que vous souhaitez affecter à l'écriture d'à nouveau pour les comptes repris en solde. Par défaut, le programme propose «A.N. au…» complété de la date de début du nouvel exercice. Mode de report Le programme propose deux modes de report des à nouveaux : - Selon code report à nouveau : dans ce cas, le programme se réfère au paramétrage de chaque fiche compte. Seuls les comptes paramétrés avec un report à nouveau (détail ou solde) seront reportés sur l'exercice suivant (mode préconisé par défaut). - Selon code lettrage automatique : dans ce cas, seront repris en détail tous les comptes pour lesquels l'option Lettrage automatique est sélectionnée ; les autres comptes seront repris en solde. Compte de / à Indiquez les codes des comptes à reporter sous forme de fourchette. En mode de report Selon code lettrage automatique, la fourchette de comptes 1 à 5 (soit 10000000 à 599ZZZZZZ) s'affiche automatiquement ; elle peut être modifiée. Il est cependant conseillé de reporter tous les comptes, afin d’éviter des oublis. Incohérence du code report suivant la nature Si, durant le traitement, le programme détecte une incompatibilité entre le code report et la nature du compte, sélectionnez ici la mesure à prendre. Ce test n'est proposé qu'en mode de report selon le code report à nouveau. - Rétablissement du code report : cette option est proposée par défaut ; le uploads/Finance/ tdfa-comptabilite-ligne-30-100-i7.pdf