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Rédiger un rapport d’activité Utilité d’un rapport d’activité  Rédiger un rapp

Rédiger un rapport d’activité Utilité d’un rapport d’activité  Rédiger un rapport après une activité permet de garder des traces de son déroulement et de ses résultats. Le rapport d’activité, c’est la mémoire.  Le rapport d’activité est utile à plusieurs niveaux et à différents moments dans le temps : A court terme, il informe les absents (responsables, autres volets, personnes invitées n’ayant pu se déplacer, etc.) sur l’activité qui vient d’avoir lieu, afin qu’ils soient au même niveau d’information que les participants présents. A moyen terme, il donne des détails qui permettront au responsable de rédiger les rapports trimestriels, semestriels et annuels destinés à l’équipe de coordination ou aux bailleurs de fonds. Ayant toutes les informations nécessaires à sa disposition, le responsable n’aura pas besoin d’aller chercher les renseignements au compte-goutte auprès de chaque volet. Outre le gain de temps que cela apporte, les rapports narratifs ainsi rédigés gagneront en qualité par leur précision. A long terme, il permet à des personnes extérieures (évaluateurs, inspecteurs, contrôleurs, partenaires, etc.) de prendre connaissance du déroulement de l’activité. Les rapports d’activités s’avèrent particulièrement utiles dans une démarche de capitalisation, en tant que données essentielles à partir desquelles les savoirs, connaissances et savoir-faire développés dans le temps.  Pour ces différentes raisons, il est impératif que chaque responsable d’activité rédige un rapport après chaque activité réalisée : réunion, atelier, manifestation ou forum, conférence-débat, session de formation, suivi, etc. Quand plusieurs volets sont réalisés dans le cadre de la même activité globale (ex. : série de manifestations, suivis dans plusieurs structures, chantiers, actions de formation sur le même module dans diverses communes, série de forums de sensibilisation, etc.), un seul et même rapport pourra être rédigé pour l’ensemble de l’activité, à condition de détailler le déroulement et les résultats de chaque sous-composante. Contenu d’un rapport d’activité  Le rapport d’activité reprend tous les éléments importants de l’activité. Il ne doit pas se contenter de retracer les grandes lignes de son déroulement, mais également replacer l’activité dans son contexte et rappeler ses objectifs… sans oublier l’évaluation ! Il se compose de 5 grandes parties : 1. Introduction = Rappel des termes de référence de l’activité 2. Participants 3. Déroulement de l’activité 4. Evaluation de l’activité • (Indicateurs réalisées par l’activité /Exemple: Nombre de bénéficiaires d’une formation désagrégé par sexe et/ou par profil) • Réussites de l’activité, insuffisances, difficultés rencontrées, etc. 5. Conclusion  La première partie du rapport d’activité est une sorte d’introduction qui replace l’activité dans son contexte. A ce titre, elle doit rappeler : le nom de l’activité, la (ou les) date(s) et lieu(x) d’intervention, les animateurs de l’activité (responsables et appuis), les objectifs et les résultats attendus. Eventuellement, un petit paragraphe préalable peut être rédigé pour remettre l’activité dans son contexte plus global (résultat auquel elle se rapporte ou lien avec une activité antérieure, par exemple ).  Après cette introduction, le rapport doit mentionner les participants présents à l’activité, en précisant leur nombre, leur « fonction » (Exemples : structures de provenances, qualités, etc.) et leur sexe. Le nombre de participants présents devra être mis en parallèle avec le nombre d’invités, afin de calculer le pourcentage de présence. Les structures ciblées devront également être précisées. Dans le cas où le rapport se rapporte à plusieurs volets, le rapporteur devra détailler ces informations sur les participants (nombre, fonction, structure, sexe, taux de présence) pour chaque composante, et non faire un calcul global pour l’ensemble de l’activité. Enfin, pour plus de précision, la ou les liste(s) des participants, scannée(s) ou saisie(s), pourront être annexées au rapport.  La troisième partie du rapport est celle du compte-rendu du déroulement de l’activité en tant que tel. Il s’agit, ici, de : a) retracer les différentes étapes de l’activité, en précisant les thèmes abordés, la méthodologie employée et les intervenants ; b) faire une synthèse des productions réalisées au cours de l’atelier et des principales résultats obtenus) relever les éléments marquants de l’activité (questions essentielles posées, attitude et réaction des participants, etc.). Selon le type d’activités décrites, cette partie sera plus ou moins détaillée, mais dans tous les cas, elle doit contenir suffisamment d’informations pour qu’une personne extérieure ait un aperçu global et complet du déroulement et des résultats de l’activité.  Le rapport doit également faire l’évaluation de l’activité. Celle-ci comprend trois aspects: Une synthèse des données recueillies (Exemple : fiches d’évaluation remplies par les participants à une formation) ; les résultats/indicateurs obtenus L’évaluation du déroulement de l’activité par l’organisateur ou le responsable de l’activité, qui mentionne les aspects positifs et négatifs de l’activité. o Il faudra répondre à deux (02) questions : a) qu’est-ce qui a bien marché, et pourquoi ? b) qu’est-ce qui n’a pas marché, et pourquoi ? L’auto-évaluation de l’attitude du responsable de l’activité lui-même, dans la préparation et la réalisation de l’activité. o La réflexion pourra se cristalliser autour de deux axes : a) qu’est-ce que j’ai bien fait ? (Dans la préparation et la réalisation) ; b) qu’est-ce que j’ai mal fait ? (dans la préparation et la réalisation).  En guise de conclusion, le rapport mentionnera : le degré d’atteinte des objectifs / résultats fixés, en faisant un lien avec les indicateurs définis en amont; les points à améliorer pour les prochaines activités; les perspectives ou propositions pour la suite. Quel format pour le rapport ? Selon l’activité à laquelle il se rapporte, le rapport sera plus ou moins long : le rapport d’une action de formation de 2 jours sur 10 grappes de structures ne peut en effet avoir la même taille que le compte-rendu d’une réunion de quelques heures. Si ce dernier peut tenir sur 1 ou 2 pages, 4 ou 5 pages (minimum) sont souvent nécessaires pour un rapport d’atelier ou de formation, surtout lorsque les productions des participants ont été riches. De même pour un rapport d’une série de manifestations, de forums ou de missions de suivi. Si la forme narrative est appréciée, dans certains cas, les informations pourront être données sous forme de « tirets », (objectifs et résultats attendus, liste de propositions et de décisions, ou encore perspectives pour la suite, par exemple) à condition, bien sûr, que cela n’entrave pas la compréhension du lecteur. uploads/Finance/fiche-de-rapport.pdf