Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

Jurnal Komputer dan Informatika (KOMPUTA) 1 Edisi. I Volume. 1, Maret 2012 PENG

Jurnal Komputer dan Informatika (KOMPUTA) 1 Edisi. I Volume. 1, Maret 2012 PENGELOLAAN DOKUMEN SEBAGAI SARANA KOMUNIKASI INTERNAL UNIKOM Taryana Suryana Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia Jl. Dipati Ukur No. 112-116 Bandung E-mail : taryanarx@yahoo.com ABSTRAK Setiap instansi biasanya memiliki sarana untuk berkomunikasi didalam lingkungan internal mereka, untuk menyampaikan informasi yang lazim dipergunakan adalah dengan menggunakan surat atau melalui telepon, dalam penelitian ini, penulis akan mencoba untuk melakukan perubahan pengiriman dokumen yang biasa dilakukan dengan menggunakan sarana komunikasi internal berbasis dokumen elektronik. Dokumen-dokumen yang akan dikomunikasikan harus dirubah dulu kedalam format digital, sehingga nantinya dapat dikirimkan melalui system yang akan dikembangkan. Aplikasi Pengelolaan dokumen yang dikembangkan dapat digunakan untuk mengatur dan mengelola surat- surat ataupun dokumen-dokumen penting agar dokumen tersebut mudah untuk dicari dan ditemukan kembali, bermanfaat dalam mengefektifkan dan mengefisienkan proses bisnis, dapat menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat, memudahkan dalam distribusi, penelusuran disposisi, terjaminnya pengiriman dan dapat membantu proses menjadi lebih cepat, lebih baik dan murah.. Kata Kunci : Pengelolaan dokumen, komunikasi internal, manajemen dokumen . 1. PENDAHULUAN Istilah dokumentasi yang digunakan dalam Bahasa Indonesia berasal dari kata documentatie (belanda) yang sebenarnya berasal dari kata dasar document. Dari kata dasar tersebut terbentuklah kata turunan seperti documentatlist, documenten, documentatitie, documenteren. Dalam bahasa Inggris dikenal juga istilah documentation berasal dari kata document yang sebernarnya merupaka kata kerja dan kata benda. Bila document merupakan kata benda, maka artinya adalah setiap benda yang memuat atau berisi rekaman informasi. Bila merupakan kata kerja, maka to document berarti mencatat, merekam, membuat menjadi dokumen. Kata Documentation sendiri sudah dikenal sejak abad 18 seperti dimuat dalam Oxford English Dictionary yang memberikan contoh sebagai berikut: 1754 Richardson, Grandison, v, xxv, 143 Not anoher word of your documentation, Walaupun istilah dokumentasi sudah dikenal sejak abad 18, istilah itu sendiri baru populer pada abad 19. Istilah tersebut muncul pada tahun 1895 untuk pertama kali dikemukakan di Brussel oleh Paul Otlet dan Henri la Fontaine, keduanya dari Belgia. Sebelumnya mereka telah melakukan pertemuan pada tahun 1892 di rumah Otlet di rue de Florence, Brussel membahas tentang kegiatan bibliografi. Mereka mendirikan Office International de Bibliographie. Sebagai perkembangan lebih lanjut maka pada tahun 1895 di ibukota Belgia Brussel beridirilah sebuah organisasi bernama Institut Internationale de Bibliographie (IIB) yang bergerak dalam bidang dokumentasi. Pendirian organisasi tersebut dilakukan beberapa saat setelah usai International Bibliographical Conference yang berlangsung di Brussel pada tahun 1895. Pada tahun 1931 Intitute International de Bibliographie mengubah namanya menjadi Institute International de Documentation (IID). Perubahan nama dari bibliografi ke dokumentasi membawa imbas perubahan makna dokumentasi. Perubahan tersebut terwujud dengan munculnya definisi dokuementasi sebagai kepustakawanan informasi dan bibliografi yang disesuaikan dengan keperluan kepustakaan khusus. Dalam bahasa Inggris berbunyi “documentation is bibliography and information librarianship adapted to special library needs”. Jadi kini arti dokumentasi sama dengan kegiatan perpustakaan khusus yang pengaruhnya sangat kuat di Amerika Serikat. Hal ini terjadi ketika pelonjakan jumlah majalah ilmiah yang menyebabkan perlunya pengolahan isi majalah tersebut bagi pemakai dilakukan sepenuhnya oleh perpustakaan khusus, sementara di Eropa dilakukan bukan oleh perpustakaan khusus Jurnal Komputer dan Informatika (KOMPUTA) 2 Edisi. I Volume. 1, Maret 2012 Nama Institute Internationale de Documentation kemudian berubah lagi menjadi Federation International de Documentation (FID) pada tahun 1937, lalu pada tahun 1986 berubah lagi namnya menjadi Federation Internationale d’ Information et de Documentation. Namun singkatannya masih tetap FID. Adanya tambahan informasi menunjukan perubahan sikap FID dari dokumen ke informasi . Markas besar FID berada di Den Haag, Belanda. Sementara itu di AS sejak tahun 1926 berdiri sebuah organisasi bernama Science Service. Mengambil inspirasi dari Paul Otlet, oraganisasi tersebut merubah namanya pada tahun 1937 menjadi American Documentation Institute. Mula- mula organisasi ini berpendapat bahwa dokumentasi indentik dengan kegiatan perpustakaan khusus. Pendapat ini kemudian diubah lagi semasa perang dunia II dengan menyatakan bahwa dokumentasi adalah kegiatan reproduksi dokumen daam bentuk lebih kecil dari pada dokumen aslinya. Kegiatan ini disebut mikroreproduksi artinya mereproduksi dokumen dalam bentuk kecil. Definisi ini diterima oleh umum lebih-lebih karena semasa perang dunia II berbagai kegiatan spionase melibatkan penggunaan mikro reproduksi. Kalau pembaca pernah menonton film-film masa perang dunia kedua atau sesudahnya seperti “James Bond 007”, dalam film tersebut akan melihat dimana para agen spionase akan berebut Mikrofilm artinya gulungan film yang berisi reproduksi dokumen dalam bentuk kecil yang berisi informasi penting misalnya mengenai senjata rahasia, peta kekuatan musuh, nama-nama agen dan sebagainya. Seusai Perang Dunia II definisi dokumentasi sama dengan mikroreproduksi menjadi kurang populer karena ketidaknyamanan pemakai dalam membaca mikroreproduksi. Untuk membaca mikroreproduksi, misalnya dalam bentuk mikrofilm, pembaca memerlukan gawai baca khusus yang tidak dapat dibawa kemana-mana serta harus ada listrik untuk menggerakkannya. Bersamaan dengan kurangnya penerimaan umum atas definisi dokumentasi sebagai kegiatan mikroreproduksi maka kegiatan American Documentation Institute semakin menurun sementara banyak anggota mulai mempertanyakan definisi dokumentasi, apakah sama dengan reproduksi bentuk mikro ataukah bermakna lain. Kebetulan pada tahun akhir 1950 mulai muncul istilah Ilmu Informasi (Information Science). Istilah ini mula-mula dikemukakan oleh University of Philadelphia yang membentuk Department of Information Science pada tahun 1959. Di Inggris dibentuk Institute of Information Scientist pada tahun 1958. American Documentation Institute mengubah namanya menjadi American Society for Information Science disingkat ASIS pada tahun 1968. Organisast ini memberi depinisi ilmu informasi sebagai ilmu yang mengkaji sifat dan perilaku informasi, daya yang mengatur arus informasi serta sarana pengolahan informasi untuk dimiliki dan digunakan seoptimum mungkin. Proses tersebut meliputi asal usul, pengumpulan, penataan, penyimpanan. temu balik, pemencaran. penafsiran dan penggunaan informasi. Seperti dikatakan dalam bahasa Inggris: “Information science is the science that investigates the properties and behavior of information, the forces governing the flow of information and the means of processing information for optimum accessibility dan usability. The proces include the origination, collection, organization. storage. retrieval, dissemination, interpretation and use of information” Bila pembaca menyimak definisi ilmu informasi sebagaimana diberikan ASIS maka pembaca melihat terdapat perbedaan besar antara definisi yang diberikan oleh ASIS dengan definisi dokumentasi yang telah ada sebelumnya. Menurut ASIS ilmu informasi berasal dari atau berkaitan dengan matematika. Logika linguistic, psikologi, computer. “Operation research”, grafis, komunikasi, ilmu perpustakaan, manajemen dan beberapa bidang lainnya. Perubahan nama dari American Documentations Institute menjadi Amaerican Society for Information Science berpengaruh terhadap penggunaan istilah dokumentasi. Sebagai sebuah kajian ilmiah, istilah dokumentasi di AS diganti menjadi Ilmu Informasi. Pada tahun 1999 anggota ASIS mengusulkan perubahan nama menjadi American Society for Information Science and Technology (ASIST) dan nama ini mulai berlaku sejak tahun 2001. FID menyatakan bahwa dokumentasi ialah penyusunan, penyimpanan, temu balik, pemencaran, evaluasi informasi terekam dalam bidang sains, teknologi, ilmu-ilmu social dan kemanusiaan. Bila menggunakan bahasa inggris maka bunyinya menjadi: “Document is organization storage, retrieval, dissemination, evaluation of information recorded in the field of science, technology, social sciences and humanities” Definisi tersebut dianut dan dipergunakan hingga kini, begitu juga dalam artikel ini, definisi dari FID yang dipergunakan. Dokumen-dokumen yang dimiliki oleh Instansi baik swasta maupun negeri makin lama makin banyak, hal ini tergantung dari aktif tidaknya perusahaan tersebut dalam melakukan proses dokumentasi atau pengarsipan dokumen. Jika semakin lama terus bertumpuk maka seandainya suatu saat ada dokumen yang diperlukan, maka perusahaan akan kesulitan untuk mencari dan menampilkan kembali dokumen tersebut. Jurnal Komputer dan Informatika (KOMPUTA) 3 Edisi. I Volume. 1, Maret 2012 Dokumen yang semakin bertumpuk memerlukan ruangan untuk menyimpan data-data tersebut, disamping itu juga dengan semakin banyaknya dokumen, proses untuk menemukan kembali akan semakin lama. 2. PEMBARUAN PENGELOLAAN DOKUMEN PERUSAHAAN Bukan rahasia lagi, bahwa ketentuan yang mewajibkan disimpannya dokumen perusahaan selama 30 (tiga puluh) tahun dan terbatasnya media penyimpanan dokumen yang hanya berbentuk catatan di atas kertas merupakan beban ekonomis dan administrative yang berat bagi dunia bisnis. Dilihat dari jangka waktu penyimpanan, lamanya penyimpanan dokumen akan mengakibatkan timbulnya biaya yang berlipat ganda. Pertama, dari segi ruang, penyimpanan tersebut pasti memerlukan ruang penyimpanan yang besar, yang eksrtemnya kadang-kadang menyingkirkan kebutuhan ruang untuk sumber daya manusia. Kedua, dari segi kekuatan bahan, penyimpanan dalam jangka waktu lama dokumen-dokumen kertas sudah pasti pula memerlukan ruang dengan penempatan dan perlakuan khusus untuk menjaganya dari kelembaban, dari bahaya banjir atau kebakaran, dari perbuatan-perbuatan tidak bertanggung jawab dan lain-lain. Dilihat dari penyimpanannya, kewajiban mencatatatkan dokumen perusahaan yantg terbatas pada media kertas akan menimbulkan anakronisme. Yakni dunia bisnis kita akan tertinggal jauh dari perkembangan jaman, dimana Negara-negara lain dan secara internasional telah begitu fenomenalnya transaksi-transaksi yang mempergunakan media non-kertas (paperlles transaction). Dan di sisi lain, yakni dari segi perkembangan hukum, bahwa apabila kita tetap berpegang teguh dengan anakkronisme seperti itu, wibawa hukum, terutama dalam aspek pembuktiannya akan merosot, karena hukum dalam hal ini bukan dijadikan sebagai alat mengatur agar sesuatu urusan atau masalah yang terjadi di masyarakat lebih gampang di urus atau di selesaikan. Di dunia bisnis, filosofi yang harus di tonjolkan seharusnya menjadikan bahwa hukum sebagai alat untuk merekayasa social (Law as a tool of social angineering), bukannya sebagai pembuat masalah baru (a new troble maker). Ini berarti segala perkembangan yang terjadi di masyarakat di mungkinkan atau diupayakan pengaturan secara pasti. Contoh kasus sering diungkapkan, bahwa dalam hal pengelolaan dokumen, perusahaan melakukan spekulasi tidak menyimpan dokumen perusahaan selama 30 Tahun seperti diatur dalam Kitab Undang-Undang Hukum Dagang, dengan pemikiran praktis bahwa biaya penyimpanan dokumen selama itu akan lebih besar dibandingkan dengan biaya uploads/Geographie/ komputa-1-1-pengelolaan-dokumen-taryana-1.pdf