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COURS D’ORGANISATION DU TRAVAIL ADMINISTRATIF 2ème ANNÉE ESCOM OBJECTIFS DU COU

COURS D’ORGANISATION DU TRAVAIL ADMINISTRATIF 2ème ANNÉE ESCOM OBJECTIFS DU COURS : À la fin de ce cours l’élève doit être capable de : - pratiquer le classement des documents administratifs ; - produire l’information ; - identifier les différents types d’information dans l’entreprise ; - distinguer les stations intervenant dans la prise de décision. 1 CHAPITRE I : LE CLASSEMENT DES DOCUMENTS DANS L’ENTREPRISE : LES ORDRES PRINCIPAUX RÉVISION Ordre de classement signifie la méthode suivant laquelle les documents ou les rubriques sont classés les uns à la suite des autres. Il désigne aussi la façon méthodique d’après laquelle les dossiers sont rangés. - Indexage : c’est une opération qui consiste à retenir le mot directeur et à présenter la rubrique dans un certain ordre alphabétique. - rubrique : est un ensemble de mots indissociables. C’est le mot ou le groupe de mots qui forment la dénomination (patronyme, raison sociale, titre d’ouvrage, intitulé d’un dossier…). - Mot directeur : c’est le mot principal à partir duquel s’effectue le classement. Il existe des ordres principaux et des ordres dérivés de classement. - Les ordres principaux sont : le classement alphabétique, le classement numérique et le classement idéologique. - Les ordres dérivés : le classement alphanumérique, le classement décimal, le classement chronologique,le classement géographique. 2 LEÇON 1 : LE CLASSEMENT ALPHABÉTIQUE 1. PRINCIPE Il consiste à classer les mots selon l’ordre des lettres de l’alphabet. Le classement se fait sur la première lettre du mot ; en cas de similitude, sous classement sur la deuxième lettre. L’application de cette règle est simple pour les mots isolés. Elle devient complexe pour les dénominations comportant un ensemble de mots car, il faut choisir le mot directeur. Après avoir choisi le mot directeur, on procède à l’indexage de la rubrique et au classement suivant l’ordre des lettres de l’alphabet. L’indexage alphabétique consiste à placer le mot directeur en premier, suivi des mots qui viennent normalement après lui, ensuite entre parenthèses ou après la virgule des mots qui le précédent. RÈGLES DE CHOIX DU MOT DIRECTEUR Pour les rubriques comportant plusieurs mots, le mot directeur est :  Le premier nom de personne : ne pas tenir compte des prénoms ni des particules de et d’ ; les noms commençant par Saint, Sainte… sont classés au mot entier ; les mots unis par un trait d’union sont considérés comme un seul mot. Exemple : Salon de coiffure ABOMO ATANGANA ABOMO ATANGANA (Salon de coiffure) Laboratoire du Docteur MBONDJI-MBONDJI MBONDJI-MBONDJI (Laboratoire du Docteur) Les alimentations Jean d’ESTRES ESTREES (Les alimentations Jean d’) Boulangerie Saint-Thomas Saint-Thomas (Boulangerie)  Le premier nom propre géographique : ne pas tenir compte des articles ; les points cardinaux et le mot Centre sont considérés comme noms propres s’ils n’ont pas de complément. Exemple : Pharmacie de BonamoussadiBONAMOUSSADI (Pharmacie de) 3 Commissariat du CentreCENTRE (Commissariat du) Boulangerie Pâtisserie d’AkwaAKWA (Boulangerie Pâtisserie d’) Les tanneries du Nord CamerounCAMEROUN (Les tanneries du Nord)  Le toponyme est un nom propre servant à désigner un lieu déterminé. Il est considéré comme mot directeur. Exemple : les vestiges du lac Nyos LAC NYOS (les vestiges du) Cimetière bois-des-singesBOIS-DES-SINGES (cimetière)  Un adjectif géographique est formé à partir d’un nom propre géographique. Il est considéré comme mot directeur. Exemple : société camerounaise du bois CAMEROUNAISE du bois (société)  Les mots inventés sont considérés comme mot directeur Exemple: horlogerieTic-tacTIC-TAC (horlogerie)  L’adjectif numéral ordinal ou cardinal est considéré comme directeur Exemple : école de la 3 e rue TROISIEME rue (école de la) Boutique aux mille feux MILLE feux (boutique aux)  Le prénom s’il est le seul nom de personne de la rubrique ou s’il est relié au nom de famille par un trait d’union. Exemple : salon de coiffure NicoleNICOLE (salon de coiffure) Salon de coiffure Nicole-EBELLENICOLE-EBELLE (salon de coiffure) Salon de coiffure Nicole EBELLEEBELLE (salon de coiffure Nicole)  Le premier nom publicitaire ou étranger : ne pas tenir compte des articles et prépositions français. Exemple : Droguerie New Star New Star (Droguerie) Ecole Privée Laïque les RossignolsRossignols (Ecole Privée Laïque les) Savon Le ChatChat (Savon Le) Restaurant Self-serviceSelf-service (Restaurant) 4 Le sigle : classer au sigle si on n’en connaît pas la signification ; dans le cas contraire, classer à la dénomination complète. Exemple : SOCADI CEMAC = Communauté Economique et Monétaire d’Afrique Centrale ONU = Organisation des Nations Unis AFRIQUE Centrale (Communauté Economique et Monétaire d’) voir CEMAC ORGANISATION des Nations Unis voir ONU SOCADI  Les titres : s’ils sont reliés au nom de famille par un trait d’union, ils forment avec le nom de famille le mot directeur. Exemple : étude Maître-MOMO MAITRE-MOMO (étude) Clinique du docteur EVINAEVINA (clinique du docteur)  Le premier nom commun (excepté Société et Compagnie) ou le premier adjectif pris substantivement, ou le premier verbe. Exemple : Le Grand Hôtel GRAND Hôtel (Le) Société camerounaise des chaussures plastiques CHAUSSURES plastiques (Société camerounaises des) Compagnie des producteurs de sucre PRODUCTEURS de sucre (Compagnie des) Vivre en harmonie VIVRE en harmonie  Exceptions : les noms société et compagnie si c’est le seul nom commun de la rubrique ; l’adjectif qui précède un nom commun unique ou l’adjectif numéral qui précède le premier nom commun. Exemple : Compagnie générale forestière COMPAGNIE générale forestière Aux cent mille chaussures CENT MILLE chaussures (Aux) Société des trois résidences TROIS résidences (Société des) Nouveau parc floral NOUVEAU parc floral 5  Un verbe à l’infinitif est considéré comme un mot directeur. Exemple : comment se faire belle SE FAIRE belle (comment)  Les locutions identifiantes : une locution identifiante est tout groupe de mots indissociable, essentiel pour l’identification d’une personne morale. Il est considéré comme mot directeur. Exemple : restaurant le Gourmet LE GOURMET (restaurant) Supermarché aux bas prixAUX BAS PRIX (supermarché) 2. AVANTAGES - Classement simple pour les noms de personnes ; - Pratique, cette classification se prête à une extension infinie ; - Recherche rapide si le nombre de documents est réduit (moins de 250). 3. INCONVÉNIENTS - Nécessité de connaitre parfaitement les règles de classement ; - Il est peu sûr, on ne peut pas facilement déceler l’absence d’un document ou son mauvais classement. 4. UTILISATION Le classement alphabétique est utilisé dans tous les domaines. En effet, il est présent dans les autres ordres de classement. NB : le renvoi est l’inscription supplémentaire faite dans un répertoire au cas où la rubrique comporte plus d’un mot directeur. EXERCICE D’APPLICATION Classez les rubriques ci-après selon l’ordre alphabétique, en respectant les règles de choix du mot directeur : 6 - Société agricole du Nord Cameroun - Garage du Centre de la Région - La Centrale de Peinture - Le club des vrais amis - Restaurant « An 2000 » EXERCICE D’APPLICATION Classez les rubriques ci-après selon l’ordre alphabétique, en respectant les règles de choix du mot directeur : - Société agricole du Nord Cameroun - Garage du Centre de la Région - La Centrale de Peinture - Le club des vrais amis - Restaurant « An 2000 » EXERCICE D’APPLICATION Classez les rubriques ci-après selon l’ordre alphabétique, en respectant les règles de choix du mot directeur : - Société agricole du Nord Cameroun - Garage du Centre de la Région - La Centrale de Peinture - Le club des vrais amis - Restaurant « An 2000 » 7 - SCB - Société financière internationale - Café BABASSOU - Avenue du Général De Gaule - Aux 600 mètres de tissus - SCB - Société financière internationale - Café BABASSOU - Avenue du Général De Gaule - Aux 600 mètres de tissus - SCB - Société financière internationale - Café BABASSOU - Avenue du Général De Gaule - Aux 600 mètres de tissus LEÇON 2 : LE CLASSEMENT NUMÉRIQUE 1. PRINCIPE Le classement numérique consiste à attribuer aux documents à classer un numéro d’ordre et à ranger ces documents selon la suite naturelle des nombres entiers. 2. AVANTAGES - Il est simple (il suffit d’attribuer des numéros séquentiels aux dossiers) ; - Il est discret ; - Les déclassements sont facilement repérables. 3. INCONVÉNIENTS - Il nécessite toujours l’établissement d’un répertoire alphabétique : - Il est inefficace sans la liste nominative des dossiers identifiés par des numéros. NB : le répertoire alphabétique est donc indispensable pour retrouver rapidement les dossiers connaissant leur dénomination. 4. UTILISATION Le classement numérique est généralement utilisé pour ranger des dossiers de volume élevé, les fichiers confidentiels. Il est associé aux autres ordres de classement. 8 EXERCICE D’APPLICATION EXERCICE 1 : classez numériquement les élèves de votre classe en attribuant à chacun une année de naissance. Faites le répertoire alphabétique de ce classement. EXERCICE 2 : en adoptant la classification numérique, présentez les dossiers ci- dessous, tels qu’ils se trouvent dans le meuble de classement et tracez le répertoire alphabétique correspondant.  Laboratoires médicales MEKA  Les provenderies de l’Ouest  Union allumettière camerounaise  Société avicole Jean-Rameau  Cabaret chez Marguerite  Collège Saint Benoit  Le complexe du cinquantenaire  Office national du tourisme  Société uploads/Geographie/ ota-2e-annee-escom.pdf