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la correspondance administrative

LA CORRESPONDANCE ADMINISTRATIVE http directeurs scola ac- paris fr Quelques conseils préalables Faire un plan pour aider à choisir et hiérarchiser les informations de l'essentiel au détail Votre introduction rappelle l'objet de la lettre courrier précédent a ?aire concernée Le développement fournit des explications ou expose vos arguments La conclusion fait appara? tre la décision prise la solution adoptée ou une proposition exposée clairement Tenir compte de votre destinataire il n'a pas forcément connaissance de l'a ?aire Reformuler votre demande dans le cas d'une réponse pour replacer les faits dans leur contexte Pour convaincre mieux vaut lister ses arguments des plus valides aux moins valides Choisir ses mots en fonction de votre destinataire en évitant les termes techniques Pour respecter la lisibilité Faire des phrases courtes Développer une idée par phrase Bannir le jargon du spécialiste Alléger les phrases en réduisant le nombre de subordonnées Veiller à l'équilibre des paragraphes Veiller à faire appara? tre la pagination et les renvois en annexe Pour viser l'e ?cacité allez à l'essentiel limiter la redondance Citez tous les faits tels que vous les avez observés donnez des chi ?res des dates ou des statistiques chaque fois possible Utilisez des formules positives Le style administratif la correspondance administrative Etre courtois Etre objectif Etre clair Etre logique Etre responsable Employer le vocabulaire administratif la charte graphique de la lettre administrative Le logo Le lieu et la date L ? adresse L ? a ?aire suivie par L ? objet La référence Les pièces jointes La formule d'appel dans l'angle supérieur gauche il permet d'identi ?er l'administration d'o? émane le document dans l'angle supérieur droit suivi de la date d'expédition en entier sous le lieu et la date indication de l'autorité qui adresse la lettre l'intitulé et l'adresse du destinataire faire appara? tre la marque de la voie hiérarchique permet d'identi ?er l'interlocuteur avec le numéro de poste ?gure à gauche et mentionne la question traitée un objet par lettre sous l'objet pour rappeler les documents antérieurs auxquels se reporte le rédacteur leur nombre est porté au bas de la première page du texte à gauche et elles sont jointes en annexe Madame Monsieur CLes formules de rédaction à utiliser Signature Elle est apposée en bas du document à droite par le détenteur de l'autorité ou par Signature par délégation Signature par autorisation Signature par ordre Dans tous les cas le signataire fait appara? tre son nom les formules de rédaction usuelle Les formules introductives J'ai l'honneur d'accuser réception de votre lettre du Comme suite à votre lettre du En réponse à votre lettre du J'ai l'honneur de vous faire conna? tre que J'ai l'honneur de vous rendre compte J'ai l'honneur de vous faire parvenir J'ai l'honneur de vous exposer J'ai l'honneur de vous demander de bien vouloir à un supérieur hiérarchique Les formules de demande emploi des verbes rendre compte de exposer à solliciter de proposer de prier de bien vouloir à un supérieur hiérarchique Les formules pour exposer des faits utiliser le présent de