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Avertissement : Ce document est un document type qui doit être adapté à votre activité et de préférence avec l’aide d’un cabinet d’expertise comptable. Il ne peut pas être utilisé en l’état. PROCEDURES GENERALES D’ORGANISATION COMPTABLE Métiers du commerce Ce document a pour but de vous aider dans l’organisation de vos procédures comptables. Il y fait état des obligations pour votre comptabilité. Nota : les éléments en police de couleur bleue doivent vous permettre de l’adapter à votre entreprise Document non contractuel - 1 - Sommaire 1.Procédures générales................................................................................................................3 1.1.Cycle des achats/des frais généraux..................................................................................3 1.1.1.Commandes................................................................................................................4 1.1.2. Réception des commandes........................................................................................4 1.1.3 Réception des factures...............................................................................................4 1.1.4 Comptabilisation des factures....................................................................................5 1.1.5 Règlement..................................................................................................................6 1.1.6 Retours de marchandises............................................................................................6 1.2.Cycle des ventes................................................................................................................8 1.2.3.Ventes au comptoir.........................................................................................................9 les ventes au comptoir.........................................................................................................9 La Tenue de la caisse........................................................................................................10 les ventes en compte client................................................................................................11 1.2.3.Règlements...............................................................................................................12 1.3.Cycle Trésorerie..............................................................................................................12 1.3.1.Règles de base..........................................................................................................12 1.3.2.Inventaire physique de la caisse...............................................................................12 1.3.3.Protection des disponibilités....................................................................................12 1.3.4.Comptabilisation de la trésorerie.............................................................................12 1.3.5.Rapprochement Bancaire.........................................................................................13 1.3.6.Les autres pièces bancaires......................................................................................13 1.4. La TVA...........................................................................................................................14 1.4.1.Régime de droit commun.........................................................................................14 1.4.2.Régime simplifié......................................................................................................14 1.4.3.Mode TVA................................................................................................................15 2.Archivage...............................................................................................................................15 3.Délais de conservation des documents..................................................................................16 Document non contractuel - 2 - 1.Procédures générales 1.1.Cycle des achats/des frais généraux a) les achats de marchandises Ce sont les achats destinés à être revendus en l’état, sans subir de modifications. Cet achat sera enregistré dans un compte de racine 607. b) les achats de matières premières L’achat de biens destinés à être modifiés et à entrer dans le processus de fabrication des produits vendus par l’entreprise n’est pas un achat de marchandises mais un achat de matières enregistré dans un compte de racine 601. c) les achats de fournitures stockées Ce sont des biens participant au processus de fabrication des produits destinés à la vente. Les biens enregistrés feront l’objet d’un stockage et donc d’une valorisation de stock. Ils contribuent à la modification de marchandises. Le plan comptable lui attribue un compte de racine 602. d) les achats de fournitures non stockées L’achat de ces fournitures n’intervient pas dans le processus de fabrication et de modification de biens destinés à la vente. Elles ne sont pas stockées. Ce sont par exemple les fournitures de bureau. Le cycle achats/fournisseurs/décaissements suit le cheminement suivant : Commandes Réception des commandes Réception des factures Comptabilisation Règlements Traitement des retours Document non contractuel - 3 - 1.1.1.Commandes Toute commande fait l’objet d’un bon de commande si possible valorisé. Chaque commande est vérifiée eut égard aux tarifs et conditions de règlement particulières. Le bon de commande est signé par MR/MME…………… Le bon doit être classé de façon chronologique dans le dossier couleur ……………. 1.1.2. Réception des commandes Les achats réceptionnés sont contrôlés avec le bon de commande et le bon de livraison du fournisseur. Un contrôle est effectué sur les caractéristiques principales des articles réceptionnés. Le bon de réception reprend les caractéristiques du produit livré : - quantités reçues - nombre - références - date de réception - visa Le bon de commande et le bon de réception sont classés par ordre d’arrivée des réceptions en attente de réception de la facture fournisseur. Dans le classeur ……………. 1.1.3 Réception des factures A la réception de la facture, un timbre « Original » et un numéro d’ordre sont portés sur celle- ci. Les factures originales sont rapprochées du bon de commande et du bon de réception : un Contrôle des quantités facturées et des prix est effectué. Le contrôle est matérialisé par un visa. Le bon de réception et le bon de livraison du fournisseur sont agrafés derrière l’original de la facture et transmis à MR :MME………………… Le classement des factures se fait selon le principe suivant :  par ordre numérique, selon le numéro attribué à chaque facture soit :  par fournisseur, pour disposer d’un dossier facile à consulter en cas d’appel dans un classeur regroupant les factures d’achats. Document non contractuel - 4 - Le classement par fournisseur et par ordre chronologique dans le classeur xxx 1.1.4 Comptabilisation des factures Les factures doivent être comptabilisées dès leur réception, après vérification des conditions de prix et de règlements. La saisie s’effectue dans le journal des achats. Chaque écriture doit indiquer : - la date de la facture, - le numéro de pièce justificative - le numéro du compte fournisseur mouvementé - l’identification du fournisseur - le montant TTC - la ventilation de la charge par destination - la TVA récupérable Le journal des achats est arrêté le ….. du mois suivant la date de facture, les factures reçues après cette date seront comptabilisées au premier jour du mois suivant. Les factures sont enregistrées chronologiquement mois par mois dans le classeur (comme indiqué point 1.1.3). Le numéro de pièce est porté sur la pièce de la façon suivante : AC0602001 - AC : pour achat - 06 pour l’année 2006 - 02 pour le mois de février - 001 pour la première facture reçue dans le mois. Document non contractuel - 5 - 1.1.5 Règlement Après vérification de la facture, on appose le timbre « Bon à Payer ». Les prévisions de règlements sont enregistrées dans la zone échéancier lors de la saisie de la facture. La comptabilisation (voir point 1.3.3) Impression échéancier à la fin de chaque quinzaine….. 1.1.6 Retours de marchandises. Les avoirs reçus sont rapprochés du bon de retour pour y vérifier les quantités et les prix. La comptabilisation s’effectue à réception de l’avoir fournisseur de la façon suivante : Dans le journal des achats Document non contractuel - 6 - Le numéro de pièce est porté sur la pièce de la façon suivante AV0602001 - AV : pour achat - 06 pour l’année 2006 - 02 pour le mois de février - 001 pour le premier avoir reçu dans le mois. Récapitulatif du cycle des achats Libellés Classement : Bon de commande Bon de réception/ Livraison fournisseur Facture fournisseur Règlement Comptabilisation des factures Comptabilisation des avoirs Document non contractuel - 7 - 1.2.Cycle des ventes La vente correspond aux biens produits par l’entreprise constituant son activité principale. La vente représente un produit pour l’entreprise (à l’inverse d’une charge lors d’un achat). a) la vente des prestations de services C’est la vente de services et le produit de cette vente est considéré par le plan comptable comme une prestation de services dans un compte de racine 706. b) la vente de marchandises La vente de biens n’ayant pas subi de modification dans le processus de fabrication est considérée comme de la vente de marchandises et associée à un compte de racine 707. Les factures sont émises en deux exemplaires : un pour le client, un pour la comptabilité, un dans le dossier de chaque client. Les factures doivent porter les mentions obligatoires suivantes : Raison sociale de l’entreprise Dénomination sociale suivie ou précédée par la forme juridique SA SARL (par exemple) Adresse de l’entreprise Enonciation du capital social Numéro d’immatriculation au RCS Nom et adresse de l’acheteur Date de la vente Quantité, dénomination des produits ou services rendus Prix unitaires hors taxes Frais de facturation imputés à l’acheteur Mention du taux de TVA Mention du global de la TVA Mention des rabais, remises ou ristournes accordés Mention de l’option exercée en matière d’exigibilité TVA Numéro d’ordre interne Clause de réserve de propriété Numéro de TVA Intracommunautaire Les conditions de règlements ainsi que les clauses concernant le retard de paiement. Document non contractuel - 8 - Un numéro d’ordre est attribué à chaque facture. Les numéros doivent obligatoirement se suivre. On attribue un préfixe FC pour facture. Les factures sont classées dans le dossier en attente de comptabilisation. 1.2.3.Ventes au comptoir les ventes au comptoir Toutes les opérations effectuées dans la journée doivent être comptabilisées quotidiennement. Toutes les pièces de caisse doivent être pointées : les factures avec les tickets de caisse, Editer les documents doubles du commerçant : les factures le double des documents de caisse Ces doubles sont conservés dans un dossier classé chronologiquement avec le journal de caisse de la journée. Imprimer le journal de caisse avant la comptabilisation. Document non contractuel - 9 - La comptabilisation s’effectue tous les jours par la procédure automatisée du logiciel. La Tenue de la caisse Chaque jour est compté le fond de caisse : le montant est inscrit dans le logiciel. Chaque mouvement de fond doit être comptabilisé. On distinguera les mouvements d’entrée et de sortie. Le soir on procédera à une clôture de caisse pour constater les fonds effectivement présents. Une remise en banque est effectuée chaque jour et comptabilisée dans le livre journal. Document non contractuel - 10 - Les ventes en compte client Les factures sont enregistrées chronologiquement mois par mois dans le classeur….. La comptabilisation s’effectue de la façon suivante : Dans le journal des ventes Le numéro de pièce est porté sur la pièce de la façon suivante VE0602001 - VE : pour vente - 06 pour l’année 2006 - 02 pour le mois de février - 001 pour la première facture. Chaque compte client doit être étudié et justifié chaque mois à l’aide du lettrage des écritures. La comptabilité établit chaque mois une uploads/Industriel/ procedures-generales-commercecomptoir.pdf