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ISET Gabès Enseignante : Mme A. MAALOUL page : 1/11 TP1 : Démarrer avec Access

ISET Gabès Enseignante : Mme A. MAALOUL page : 1/11 TP1 : Démarrer avec Access 2007 Objectifs du TP : Manipuler la fenêtre Access 2007 Créer une base de données Modifier les enregistrements 1. Définition : MicroSoft Access 2007 est un logiciel de gestion de base de données fonctionnant sous windows. Ce type de logiciel permet de gérer des données qui peuvent être organisées en ensemble d’informations connexes. 2. Avantages :  La saisie de données est plus facile et plus rapide ;  La recherche d’informations est plus facile et plus rapide ;  Les données peuvent être affichées et triées de nombreuses manières ;  Sécurité des données ;  Les données peuvent être partagées entre plusieurs utilisateurs ; 3. Terminologie : Base de données : collection structurée de données analogues qui sont stockées sous forme de table dans un fichier. Système de gestion de base de données : un ensemble coordonné de logiciels qui permet de décrire, manipuler, traiter les ensembles de données formant la base. Il assure également la sécurité et la confidentialité des données. Exemples : Microsoft Access, SQL Server, Sybase, Oracle, Informix, DB2, Mysql… Table : ensemble de données organisées en colonnes (champs) et en lignes (enregistrements). Champ : ensemble de données de même nature, comme le nom d’un étudiant, le libellé d’un produit, la quantité commandée d’un article… Enregistrement : ensemble de champs liés, comme toutes les informations sur un client, un étudiant… Clé primaire : est un champ qui définit chaque enregistrement d’une façon unique. 4. Création d’une base de données : Nous allons créer une nouvelle base de données « magasin » ISET Gabès Enseignante : Mme A. MAALOUL page : 2/11 Cliquer sur créer une base de données vide et entrer comme nom de la base « magasin », le fichier créé aura comme extension .mdb 4.1 Création d’une table Access propose 3 méthodes pour créer une table :  Créer une table en mode création : on utilisera cette méthode le plus souvent, elle permet de créer les noms et la structure de chaque champ de la table.  Créer la table à l’aide de l’assistant : Access 2003 propose différents modèles de tables prédéfinis, il reste qu’à personnaliser la table selon les besoins de l’utilisateur. ISET Gabès Enseignante : Mme A. MAALOUL page : 3/11  Créer la table en entrant des données : ce mode permet de saisir directement des informations dans la table sans se préoccuper du nom ou du format des champs, la définition du nom et du format sera faite plus tard. Cliquer sur le mode création : La création s’effectue en remplissant les trois colonnes suivantes : 1. Nom du champ : le nom du champ de la table (1 à 64 caractères) ; 2. le type de données : à choisir entre les 9 types proposés par Access ; 3. description du champ (255 caractères maximum) ; 4.2 Les types de données Les différents types sont : Type Propriétés taille texte Le champ peut contenir n'importe quel caractère alphanumérique (chiffre, lettre, signe de ponctuation). Ce type de données est utilisé pour le texte, mais aussi pour les nombres sur lesquels on n'effectue pas de calculs (code postal, numéro de téléphone) < 256 caractères mémo Le champ peut contenir n'importe quel caractère alphanumérique. Le type mémo est réservé aux champs de type texte susceptibles de contenir plus de 255 caractères < 65.536 caractères numérique Données numériques (non monétaires) susceptibles d'être utilisées dans des opérations mathématiques 1 à 16 octets Date/heure Données de date et/ou d'heure (pour les années comprises entre 100 et 9999) 8 octets monétaire Données monétaires, présentées avec deux chiffres après la virgule, et le symbole monétaire du pays (€ pour la France) 8 octets numéroAuto Numérotation automatique, séquentielle (commençant à 1) ou aléatoire. Souvent utilisée pour générer le code des 4 octets (entier long) ISET Gabès Enseignante : Mme A. MAALOUL page : 4/11 enregistrements Oui/non Variable booléenne (deux valeurs possibles uniquement) 1 bit Objet OLE Pour lier un objet extérieur, ou incorporer un objet dans la base. Souvent utilisé pour les données multimédia. Peut servir pour tout fichier binaire (document Word, feuille de calcul Excel, etc.) < 1 Go Lien hypertexte Permet d'enregistrer des URL de sites web et des adresses de courrier électronique < 2049 caractères La base de données Magasin est formée de ces tables : Dictionnaire de données Champ description Type Numcli Numéro du client numéroAuto Civilité civilité ( Mme, Mlle,Mr) Texte Nom Nom du client Texte Prénom Prénom du client Texte Adrcli Adresse du client Texte Codpos Code postal numérique Ville ville Texte Observ observations Mémo Numprod Numéro du produit numéroAuto Libprod Libellé du produit Texte Qtestk Quantité en stock numérique Puprod Prix unitaire numérique Numfrs Numéro du fournisseur numéroAuto Nomfrs Nom du fournisseur Texte Adrfrs Adresse du fournisseur Texte Numcde Numéro de commande numéroAuto Datecde Date de la commande Date/heure Cderéglée Commande réglée ? Oui/non Qtecdée Quantité commandée numérique Commencer par créer la table client (n’oublier pas de déclarer numcli comme clé primaire de la table). On devrait avoir un écran semblable à cet écran : Client (numcli, civilité, nom, prénom, adr, codpos,ville, observ) ; Produit (numprod, libprod, qtestk, puprod, numfrs) Fournisseur (numfrs, nomfrs, adrfrs) Commande (numcde, datecde, cdereglée, numcli) Lignecommande (numcde, numprod, qtecdée) ISET Gabès Enseignante : Mme A. MAALOUL page : 5/11 4.3 Les propriétés des champs La partie inférieure de la fenêtre du mode création est intitulée « Propriétés du champ ». Ces propriétés se trouvent rassemblées dans l'onglet « Général ». Chaque champ de la table a des propriétés qui dépendent de son type de données, ces propriétés vont déterminer la façon dont les données qu’ils contiennent vont être affichées ou comment les données vont être saisies dans ce champ. La liste des propriétés d'un champ dépend du type de données choisi, mais une propriété donnée peut apparaître pour des types de données différents. Exemples : la propriété « Taille du champ » apparaît pour les types de données « Texte », « Numérique »et « NuméroAuto », la propriété « décimales » , qui indique le nombre de chiffre après la virgule apparaît pour le champ «numérique ». Les principales propriétés sont : Taille du champ ; Format : définit la manière dont les informations s'affichent. Exemple : le format monétaire affiche deux chiffres après la virgule, puis un espace et le symbole de l'euro ; Masque de saisie : guide la saisie des données et exerce un contrôle. Exemple : un code postal français est composé de cinq chiffres ; Légende : définit le nom de l'étiquette dans le formulaire associé à la table. Il est préférable d'implémenter cette propriété au niveau du formulaire lui-même ; Valeur par défaut : valeur qui s'affiche dans le champ avant saisie par l'utilisateur ; Valide si : condition de validité du champ. Exemple : une notation sur 20 doit être comprise entre 0 et 20 ; Message si erreur : ce message s'affiche si la condition de validité précédente n'est pas satisfaite ; Null interdit : le champ correspondant ne peut rester vide lors de la saisie d'un enregistrement ; Chaîne vide autorisée : le champ peut contenir une chaîne ne comportant aucun caractère ; Indexé : un fichier index est associé au champ de telle sorte que les recherches d'information s'effectuent plus rapidement. ISET Gabès Enseignante : Mme A. MAALOUL page : 6/11 Nouvelles valeurs : indique quelle valeur sera la prochaine valeur contenue dans un champ de type NuméroAuto : avec Incrément, la valeur sera égale à la valeur créée dans le précédent enregistrement+1, avec Aléatoire, Access remplira ce champ avec une valeur tirée au hasard (mais qui ne se retrouvera pas dans un autre enregistrement). Pour faire fonctionner correctement certaines requêtes, il est important de bien comprendre la différence entre la valeur Null, une chaîne vide et une chaîne blanche. Un champ d'un enregistrement :  possède la valeur Null si aucune information n'a été introduite, ou si l'information présente a été supprimée ;  contient une chaîne vide si on a défini la valeur par défaut du champ à l'aide de deux guillemets contigus (""), et si aucune information n'a été introduite (ou si l'information introduite a été supprimée) ;  contient une chaîne "blanche", si un ou plusieurs espaces ont été introduits et n'ont pas été supprimés. 4.4 Le Masque de saisie Symbole Signification 0 Chiffre de 0 à 9 obligatoire 9 Chiffre ou espace facultatif # Chiffre ou espace ou + ou - L Lettre de A à Z obligatoire ? Lettre de A à Z non obligatoire A Lettre ou chiffre obligatoire A Lettre ou chiffre facultatif & Caractère quelconque obligatoire C Caractère quelconque facultatif < Passe en minuscules > Passe en majuscules ! Saisie à partir de la droite Par exemple, si on veut saisir 5 chiffres obligatoirement pour le code postale on utilisera comme masque : 00000, si on veut saisir une suite de 3 chiffres et de 3 : 000LL, si uploads/Industriel/ tp-1accessfinal.pdf