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ATELIER DE FORMATION: « ÉLABORATION D’UN DOCUMENT DE PROJET ET GESTION DE PROJE

ATELIER DE FORMATION: « ÉLABORATION D’UN DOCUMENT DE PROJET ET GESTION DE PROJET » Kaliko Beach, 13 au 16 juin 2005 PREPARE PAR : Hans TIPPENHAUER Farah MALEBRANCHE Prepared for: USAID/Haiti Contract No: OUT-AEP-I-00-00019-00 Task Order No: 800 Implemented by Creative Associates International Inc. Élaboration d’un document de projet et gestion de projet CONTENU PREMIÈRE PARTIE DURÉE : 32 HEURES 4 OBJECTIFS 4 METHODOLOGIE 4 MATERIELS ET SUPPORTS DIDACTIQUES 5 FORMATEURS PRINCIPAUX 5 AGENDA 6 GÉNÉRALITÉS 11 DEFINITION D’UN PROJET 11 ORIGINES ET SIGNIFICATION DU TERME 13 CARACTERISTIQUES DU PROJET 13 LE DOCUMENT DE PROJET 15 STRUCTURE DU PROJET 15 I.- STRUCTURER LE PROJET EN FONCTION DES QUESTIONS DE « W » 15 II.-STRUCTURER LE PROJET AUTOUR DE SES DIFFÉRENTES PHASES 17 III.-STRUCTURER LE PROJET AUTOUR DES QUESTIONS AVANT SON LANCEMENT 18 IDENTIFICATION DES SOURCES D’INFORMATIONS ET PLAN D’ACTION POUR LA COLLECTE 20 REDACTION DU DOCUMENT DE PROJET 21 MODELE #1 (PROJET SOCIAL ET/OU COMMUNAUTAIRE) 21 MODELE #2 (PROJET SOCIAL ET/OU COMMUNAUTAIRE) - DETAILLE 22 MODELE #3 (PROJET D’ENTREPRISE) 32 QUELQUES CRITÈRES D’ÉVALATION D’UN DOCUMENT DE PROJET 34 QUELQUES FORMULAIRES DE REQUÊTE DE FINANCEMENT 37 FONDS DE CONTREPARTIE CANADO-HAÏTIEN (FDC) 37 MINISTÈRE DE LA PLANIFICATION ET DE LA COOPÉRATION EXTERNE (MPCE) 53 LISTE D’ELEMENTS INDICATEURS INDISPENSABLES DANS L’ELABORATION DES PROGRAMMES ET PROJETS 53 ______________ Juin 2005 2 FEUILLES DE TRAVAIL 55 Élaboration d’un document de projet et gestion de projet DEUXIÈME PARTIE OUTILS DE GESTION DE PROJET 76 LA PLANIFICATION D’UN PROJET 76 PLANIFICATION DES ACTIVITÉS DU PROJET 76 RAPPORT D'AVANCEMENT 78 LA GESTION DU TEMPS ET DES RESSOURCES HUMAINES 80 GESTION DES PERSONNES RESSOURCES 80 FICHE DE GESTION DU TEMPS DU PERSONEL 81 CONTRAT TYPE 73 LA GESTION DES RESSOURCES FINANCIERES 83 RAPPORT FINANCIER 83 RÉQUISITION DE CHÈQUE 85 REGISTRE DES DÉPENSES 86 REGISTRE DES DÉPLACEMENTS 87 LA GESTION DES RESSOURCES MATERIELLES 88 REGISTRE D'ACHAT DES MATÉRIELS ET ÉQUIPEMENTS 88 REGISTRE D'INVENTAIRE 89 REGISTRE D'ENTRETIEN 90 BIBLIOGRAPHIE ET WEBOGRAPHIE 91 ______________ Juin 2005 3 ÉVALUATION DE LA SATISFACTION DES PARTICIPANTS 92 Élaboration d’un document de projet et gestion de projet DURÉE : 32 HEURES OBJECTIFS Les participants sont sensibilisés à la nécessité et aux techniques de rédaction de document de projet. Les thèmes et chapitres à être pris en compte lors de la rédaction d’un document de projet sont également abordés. Aussi, les participants sont en mesure de : Î Établir un état des lieux, les dysfonctionnements et la problématique justifiant la réalisation du projet ; Î Identifier les intervenants et les bénéficiaires du projet ; Î Présenter une analyse des besoins de la communauté bénéficiaire ; Î Rédiger clairement, en évitant les incompréhensions, des objectifs de projet et des moyens pour y parvenir ; Î Présenter le contexte concurrentiel, la commercialisation et la planification organisationnelle et financière d’un projet ; Î Établir des indicateurs, des catalyseurs et blocages pouvant avoir une influence sur la réalisation du projet ; Î Indiquer les mécanismes et mesures pour l’évaluation a posteriori du projet ; Î Adapter les outils de base de gestion de projet ; Î Utiliser les outils de base de gestion de projet. METHODOLOGIE La méthodologie propose un axe pratique par l’apprentissage participatif et actif à travers les ateliers pour développer le savoir, le savoir-faire, le savoir agir et le savoir-être. Les techniques suivantes sont utilisées : • Des exposés magistraux permettant aux participants de se familiariser avec la structure et l’élaboration d’un document de projet ; ______________ Juin 2005 4 • Des ateliers sont constitués et des exercices pratiques réalisés afin de favoriser la compréhension, l'assimilation et l'adaptation des techniques et des outils. Élaboration d’un document de projet et gestion de projet MATERIELS ET SUPPORTS DIDACTIQUES Î 1 Vidéo projecteur (les modules sont résumés sur des fiches de présentation Microsoft PowerPoint®) ; Î Tableaux à feuilles pour les ateliers et exercices individuels ou en commun (5 tableaux pour une session de 30 participants) ; Î Un guide d’élaboration de document de projet (1 document/participant) ; Î Des canevas et plans types sur disquette (1 disquette/association). FORMATEURS PRINCIPAUX Hans Tippenhauer ______________ Juin 2005 5 Richard Mathelier Élaboration d’un document de projet et gestion de projet AGENDA ______________ Juin 2005 6 HEURES/DUREE Contenu/Activité d’apprentissage Support didactique JOUR 1 8 :00 – 8 :45 o Propos d’introduction et présentation des formateurs o Exposé des objectifs de l’atelier o Présentation de l’agenda de la session o Vidéo projecteur (Microsoft PowerPoint) 8 :45 – 9 :15 o Présentation de chaque participant – Exercice pour rompre la glace et favoriser une meilleure interaction o Chaque participant est invité du même coup à présenter ses attentes par rapport à cet atelier o Tableau à feuilles : les attentes sont inscrites par le formateur sur les feuilles qui sont ensuite affichées jusqu’à la fin des ateliers pour évaluer le niveau de satisfaction des expectatives des participants. 9 :15 – 9 :30 o Définition des règles du jeu (logistique, méthodes d’apprentissage) o Vidéo projecteur (Microsoft PowerPoint) 9 :30 – 10 :00 Exercice individuel : Remue-méninges autour du niveau des connaissances et du niveau de familiarité des participants avec les concepts lies à la structure et à l’élaboration des documents de projets. o Tableau à feuilles : Les mots clés sont inscrits sur le Flipchart et les discussions sont entamées autour de ces mots clés. 10 :00 – 10 :15 Pause 10 :15 – 12 :00 Synthèse et discussions : Présentation magistrale autour des définitions, structures et plans de documents de projet. o Vidéo projecteur (Microsoft PowerPoint) 12 :00 – 1 :00 Pause 1:00 – 5 :00 Atelier : Exercice pratique sur la structure du projet et la recherche des sources d’informations. Synthèse : Présentation en plénière des résultats des travaux et exposé magistral sur la structure d’un projet. o Vidéo projecteur (Microsoft PowerPoint) o Tableau à feuilles : Les exercices pratiques. o Outils : Grilles – Structure autour des questions en W/Structure autour des phases/Structure autour de questions avant le lancement 5 :00 Synthèse des thèmes du jour et clôture o Évaluation des objectifs pédagogiques du jour JOUR 2 8 :00 – 8 :15 Rappel des thèmes du jour précédent et présentation des objectifs du jour o Vidéo projecteur (Microsoft PowerPoint) Élaboration d’un document de projet et gestion de projet HEURES/DUREE Contenu/Activité d’apprentissage Support didactique ______________ Juin 2005 7 8 :15 – 9 :45 Atelier : Exercices pratiques sur la rédaction de document de projet. Synthèse : Les différents chapitres sont passés en revue et discutés en plénière en regard des indicateurs d’évaluation des documents de projets. o Vidéo projecteur (Microsoft PowerPoint) o Tableau à feuilles : Les exercices pratiques. o Outils : Plans de documents de projets/Formulaires de requête de financement 9 :55 – 10 :00 Pause 10 :00 – 12 :00 Atelier : Exercices pratiques sur la rédaction de document de projet. Synthèse : Les différents chapitres sont passés en revue et discutés en plénière en regard des indicateurs d’évaluation des documents de projets. o Vidéo projecteur (Microsoft PowerPoint) o Tableau à feuilles : Les exercices pratiques. o Outils : Plans de documents de projets/Formulaires de requête de financement 12 :00 – 1 :00 Lunch 1 :00 – 3 :00 Atelier : Exercices pratiques sur la rédaction de document de projet. Synthèse : Les différents chapitres sont passés en revue et discutés en plénière en regard des indicateurs d’évaluation des documents de projets. o Vidéo projecteur (Microsoft PowerPoint) o Tableau à feuilles : Les exercices pratiques. o Outils : Plans de documents de projets/Formulaires de requête de financement 3 :00 – 3 :15 Pause 3 :15 – 4 :45 Atelier : Exercices pratiques sur la rédaction de document de projet. Synthèse : Les différents chapitres sont passés en revue et discutés en plénière en regard des indicateurs d’évaluation des documents de projets. o Vidéo projecteur (Microsoft PowerPoint) o Tableau à feuilles : Les exercices pratiques. o Outils : Plans de documents de projets/Formulaires de requête de financement 4 :45 – 5 :00 Synthèse et évaluation o Vidéo projecteur (Microsoft PowerPoint) o En plénière, sur un tableau à feuilles : les notions, les outils et techniques sont résumées et discutés. 5 :00 Clôture. JOUR 3 8 :00 – 8 :15 Rappel des thèmes du jour précédent et présentation des objectifs du jour o Vidéo projecteur (Microsoft PowerPoint) 8 :15 – 9 :45 Exposé : Outils de gestion des ressources (détermination des objectifs généraux et spécifiques / planification des activités de projet) o Vidéo projecteur (Microsoft PowerPoint) o Tableau à feuilles : Les exercices pratiques. Élaboration d’un document de projet et gestion de projet HEURES/DUREE Contenu/Activité d’apprentissage Support didactique ______________ Juin 2005 8 o Outils : Plans de documents de projets/planification des activités/Objectifs généraux et spécifiques de projets/Rapport d’avancement/Budget 9 :55 – 10 :00 Pause 10 :00 – 12 :00 Atelier : Exercices pratiques sur la détermination des objectifs et la planification des activités de projet o Vidéo projecteur (Microsoft PowerPoint) o Tableau à feuilles : Les exercices pratiques. o Outils : Plans de documents de projets/planification des activités/Objectifs généraux et spécifiques de projets/Rapport d’avancement/Budget 12 :00 uploads/Ingenierie_Lourd/ atelier-sur-elaboration-de-projet-et-gestion-de-projet.pdf