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Processus et ERP La mise en œuvre d’un ERP Processus et ERP Janvier 2011 1 Jean

Processus et ERP La mise en œuvre d’un ERP Processus et ERP Janvier 2011 1 Jean-François Bourdeau Sommaire Les processus : principaux concepts 1 3 Le BPR et les ERP Les ERP : principaux concepts et marché 2 Processus et ERP Janvier 2011 4 La mise en œuvre d’un ERP 5 La conduite du changement 6 Les métiers liés aux ERP La mise en œuvre d’un ERP 3 principales phases Contenu des 3 phases Lien entre les phases 1 (Cadrage et étude des besoins) et 2 (consultation) Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cadrage Pré étude marché des progiciels Etude des besoins – Objectifs Etude des besoins – processus Cahier des charges Cahier des charges - quelles questions ? Processus et ERP Janvier 2011 Cahier des charges - quelles questions ? Cahier des charges - grille d’évaluation Réunions d’étude des besoins Cahier des charges – Niveau de lecture Cahier des charges fonctionnel Cahier des charges technique Cahier des charges technique – Interfaces Cahier des charges projet Cahier des charges fonctionnel- Recommandations Cahier des charges - Pourquoi décrire l’existant ? Comment budgéter un projet ERP ? – paramètres à prendre en compte 3 La mise en œuvre d’un ERP Phase 2 – Consultation Quels sont les choix à réaliser ? Processus et soumissionnaires Grille d ’évaluation des offres Analyse et comparaison des offres Dossier de choix Contractualisation Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre Présentation de la méthode ASAP Description des cinq phases de la méthode ASAP Les principaux livrables méthode ASAP Phase préparation Processus et ERP Janvier 2011 Phase conception (« blue print ») Gestion des écarts fonctionnels (« gap analysis ») Phase réalisation Phase préparation à la production Phase mise en production Pilotage du projet Organisation du projet Les instances de pilotage Risques projet : causes d’écueil Maîtrise des coûts Statistiques sur échecs projets ERP Facteurs clés de succès d’un projet ERP 4 3 principales phases Contenu des 3 phases Un cadrage et une étude des besoins pour : Définir clairement et formuler les objectifs du projet Estimer le budget du projet analyser les processus métiers existants (« as is »), déterminer celui ou ceux qui sont impactés par le projet Définir les processus cibles (« to be ») Définir les fonctionnalités attendus selon les processus Un projet de réalisation et de mise en œuvre pour : Mettre en œuvre les évolutions organisationnelles et humaines (Organisation, processus, activités et compétences) réaliser la solution technique (infrastructure, Applicatifs, télécom…) développer les services connexes ; tester, recetter, valider par un pilote puis déployer. Un projet ERP se déroule en 3 phases successives Une consultation pour : Sélectionner la solution ; Sélectionner les partenaires nécessaires pour les projets de réalisation ; Contractualiser les accords ; Organiser et cadrer les projets de réalisation et de mise en œuvre ; Lancer les projets de réalisation et de mise en œuvre Processus et ERP Janvier 2011 Projets de réalisation Projets de réalisation et mise en œuvre et mise en œuvre Consultation Consultation • Documents de consultation • Dossier de choix • Notification Organiser et cadrer la consultation Lancer les projets de la phase 2. • Cadrage • Estimation budgétaire • Expression des besoins • Cadrage de la phase 2 • Lancement de la phase 2 Cadrage Cadrage Etude des besoins Etude des besoins • Dossier de cadrage / budget • Cahier des charges fonctionnel • Cahier des charges technique • Cahier des charges projet • Cadrage • Conception • Réalisation • Test, recette • Pilote et déploiement Ingénierie du changement Ingénierie du changement • Cadrage • Rencontre des différents fournisseurs qui présenteront leur réponse selon le cahier des charges • Choix des fournisseurs • Solution technique • Solution opérationnelle • Solution validée par le pilote • Solution déployée 5 3 principales phases Lien entre les phases 1 (Cadrage et étude des besoins) et 2 (consultation) Projets de réalisation Projets de réalisation et mise en œuvre et mise en œuvre Consultation Consultation Cadrage Cadrage Etude des besoins Etude des besoins • Objectifs • Périmètre • Contraintes majeures • Organisation du projet • Ou, le cas échéant, d’un couple progiciel / Pré étude Pré étude marché des marché des progiciels progiciels • Liste progiciels couvrant le domaine • Acteurs du marché à consulter • Etat de l’art Processus et ERP Janvier 2011 Choix du progiciel Choix du progiciel Consultation Consultation Etude des Etude des besoins besoins Cadrage Cadrage Offres Grille de cotation des offres Dossier de choix • Organisation du projet • Etude macroscopique des processus couple progiciel / intégrateur Cahier des charges Grille d’évaluation progiciels personnalisée 6 Grille d’évaluation de progiciel prédéfinie Pré étude Pré étude marché des marché des progiciels progiciels Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cadrage Définir les objectifs du projet Objectifs stratégiques avant tout Associer des indicateurs de réussite mesurables à chaque objectif (taux de retour client…) Ces indicateurs devront survivre à la phase d’initialisation : ils seront par la suite présents dans le cahier des charges, et mesurés périodiquement après la mise en œuvre du système. Cadrer le périmètre du projet Domaines fonctionnels à couvrir Domaines fonctionnels à exclure Géographique : entités de l'entreprise concernées Processus et ERP Janvier 2011 Réaliser une étude macroscopique des processus Etude rapide, visant à avoir un aperçu de l’organisation du ou des domaines fonctionnels impactés Cerner la complexité du projet Valider son périmètre Identifier dès le départ certains risques organisationnels Définir les équipes (comité de pilotage, groupe projet…) Comité de pilotage : instance décisionnelle Equipe projet et responsable du projet : chef d ’orchestre Editeur, Intégrateur, Conseils retenus ou à consulter Cerner les contraintes majeures : Budget, Ressources, Planning, jalons, deadline Etablir un premier planning global du projet, destiné à être mis à jour 7 Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Pré étude marché des progiciels Objectifs : Connaissance de l’état de l’art des progiciels du domaine Recherche et acquisition de grilles de choix standards pour le domaine Faire une présélection des progiciels répondant aux principaux critères Première évaluation budgétaire Cadrage • Préparation et organisation des entretiens (expression des besoins et attentes) 10 éditeurs Comment et où trouver l’information sur les progiciels ? Cabinets de conseil Salons Les revues professionnelles d’informatique Comparatifs du CXP Le Web (CXP, 01 informatique, groupe IDC…) Les éditeurs de progiciels Les relations Processus et ERP Janvier 2011 Méthode d'analyse des réponses éditeurs Présélection besoins et attentes) • Analyse des processus AS IS/ Dysfonctionnements identifiés • Fonctionnalités nécessaires • Définition des choix discriminants pour présélection, pondération Best practices, standards techniques, pérennité éditeur, support, couverture fonctionnelle, volumétrie données … • Etude des offres du marché • Contacts téléphoniques éditeurs • Short-list selon critères sélectionnés 2 éditeurs 8 Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Etude des besoins - Objectifs Objectifs : Produire le cahier des charges Fédérer et motiver autour du projet (étape propice à la communication) Déterminer les traits de l’organisation cible Préparer les personnels au travail qu’ils auront à effectuer pour la mise en œuvre du nouveau système A qui est-il destiné ? Aux éditeurs et intégrateurs, qui auront à vérifier s’ils peuvent faire une offre couvrant les besoins exprimés Processus et ERP Janvier 2011 les besoins exprimés A l’entreprise, pour laquelle il devient un document de référence 9 Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Etude des besoins – processus Compilation Compilation Arbitrages Arbitrages Réunion groupes Réunion groupes Réunion Réunion Etude des Etude des besoins besoins Pré étude Pré étude marché des marché des progiciels progiciels Cadrage Cadrage • Présentation de la méthode • Présentation périmètre • Présentation contraintes • Fonctionnel • Technique Processus et ERP Janvier 2011 Compilation Compilation Arbitrages Arbitrages Comité Pilotage Comité Pilotage Réunion groupes Réunion groupes de travail de travail Réunion Réunion initialisation initialisation Grille d’évaluation de progiciel prédéfinie Eléments cahiers des charges Critères de choix des solutions Ecarts par rapport aux objectifs et contraintes du projet Attendus non solutionnables par solution informatique => Autres traitements Cahier des charges Grille d’évaluation progiciels personnalisée 10 Phase 1 - Cadrage et étude des besoins Cahier des charges La rédaction du cahier des charges fonctionnel passe par une analyse approfondie des processus métiers de l’entreprise, des contraintes et des besoins. Sur certains projets, on a deux phases d’analyse : Une analyse générale qui définit les processus de gestion existants et qui décrit les éventuelles nouvelles fonctions et règles de gestion à mettre en place dans le cadre de l'implémentation de l'ERP. Une analyse plus détaillée qui, d'après les fonctions et principes de gestion retenus, va plus loin en précisant les caractéristiques des données (libellé, format…), les contrôles à mettre en place (sur montants, dates, ...),description précise des changements entre l'existant et la cible… Tout dépend bien sûr du périmètre fonctionnel étudié : analyse des processus de vente ou d’achat, études des dates de facturation, des types de facture, des Processus et ERP Janvier 2011 vente ou d’achat, études des dates de facturation, des types de facture, des critères d’agrégation, des règles d’édition des factures, d’imputation et de restitution des données. uploads/Ingenierie_Lourd/ erp-4-la-mise-en-oeuve 1 .pdf