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Access Partie 2 Initiation aux objets Access Apprendre à faire une base de donn

Access Partie 2 Initiation aux objets Access Apprendre à faire une base de données avec Microsof Access ! Niveau : Intermédiaire - Avancé Date de modification : Mars 2011 Nombre de pages : 8 2 Table des matières 1. Une requête : qu’est-ce que c’est? 3 2.Créer une requête 3 3. Modifier des données à partir d’une requête 5 4. Formulaires 5 5. États 7 6. Gestion des objets Access 8 Remerciements : Catherine Caron, Milène Leduc-Robillard 3 Tutoriel Access – partie 2 – Initiation aux objets Access 1. Une requête : qu’est-ce que c’est? Une requête est une action qui porte sur plusieurs enregistrements. Les requêtes les plus courantes sont les requêtes sélection, qui sont des questions que l'on pose à Access sur la base de données. Exemple : Montre-moi tous les auteurs canadiens ? Autres exemples : - Combien me reste-t-il de crayons en stock? - Qui sont mes 5 plus gros acheteurs cette année? - Quels employés sont mes meilleurs vendeurs? - Quels produits ont été les plus vendus en mars? Note : Il s’agit ici de requête sélection. Il existe d'autres types de requêtes, comme les requêtes suppression, qui suppriment tous les enregistrements correspondant à certains critères. Les requêtes ont essentiellement 3 rôles :  Poser une question.  Modifier automatiquement la base de données (supprimer certains enregistrements par exemple).  Construire d'autres objets d'Access, comme des formulaires. Important : Requête ≠ Table. Une requête, bien qu’elle puisse être présentée visuellement sous forme de tableau, n’est pas une nouvelle table. C’est une nouvelle vue sur les mêmes informations. Par exemple, une requête sélection comme ‘Auteurs canadiens’ est une nouvelle vue sur notre information de la table ‘Auteurs’. C’est une vue restreinte par un critère de nationalité. 2. Créer une requête Nous allons demander à Access de répondre à la question : Quels sont les livres écrits par des auteurs canadiens? 4 o Access2003 : Fenêtre Base de données, onglet Requête, Créer une requête en mode Création Access2007 : Onglet Créer, Bouton Création de Requête. o Access demande, dans la boite de dialogue ‘Ajouter une table’, où sont situés les renseignements utiles pour effectuer la requête. Ici, notre question porte sur l’information contenue dans 2 tables différentes : dans ‘Livres’ (pour les livres!) et dans ‘Auteurs’ (pour la nationalité). o Cliquer sur Auteurs, Ajouter. o Cliquer sur Livres, Ajouter. o Fermer. La requête, actuellement affichée en mode création, se présente sous la forme d'une fenêtre constituée de 2 parties. La partie supérieure contient les tables utilisées pour la requête. La partie inférieure sert à préciser le résultat que l'on attend. La requête doit afficher les champs Titre, Auteur et Nationalité. Un champ s'ajoute très simplement, par ‘Drag&Drop’ : en l'attrapant à la souris et en le relâchant à sa nouvelle position, comme dans l'explication qui suit: o Cliquer sur le champ ‘Titre’ et garder enfoncé le bouton de la souris. Placer le curseur dans l'une des cases de la ligne champ et relâcher le bouton de la souris. De la même manière, placer les champs Nom de Famille et Nationalité. Vos champs sont sélectionnés. o Il faut maintenant indiquer à Access de restreindre l'affichage aux seuls auteurs canadien, autrement dit de saisir les critères de sélection. Saisissez ‘Canada’ sur la ligne Critères, dans la colonne Nationalité. o Fichier / Enregistrer sous " Liste des livres d'auteurs canadiens " / Enregistrer. o Cliquer sur le bouton mode feuille de données. La requête s'exécute et le résultat apparaît sous la forme d'une feuille de données. 5 On voit alors les livres des 2 auteurs canadiens, Tremblay et Roy. C’est la réponse à notre question ‘Quels sont les livres écrits par des auteurs canadiens?’ On note qu’il n’est pas nécessaire d’afficher la colonne nationalité dans ce cas, puisque tous les champs indiqueront ‘Canada’. Pour retirer l’affichage de la colonne dans le mode feuille de données, retourner en mode Création et retirer le crochet de la ligne ‘Afficher’ dans la colonne du champ ‘Nationalité’. 3. Modifier des données à partir d’une requête Si l'on modifie les données dans la requête affichée, on les modifie aussi dans les tables. o Dans la requête " Liste des livres d'auteurs canadiens ", changer ‘La Lionne blanche’ pour ‘Lionne Blanche’. o Fermer la fenêtre. o Vérifier que le changement de titre effectué dans la requête apparaît aussi dans la table ‘Livres’. Note : la requête apparaît dans la fenêtre Base de données. On peut ainsi la garder et consulter notre liste d’auteurs canadiens tous les jours, sans recommencer notre processus de requête. 4. Formulaires C’est quoi? Un formulaire permet de présenter l'information sous forme de fiche, plutôt que sous forme de feuille de données, comme dans l’exemple classique de la boîte à soulier avec les factures dedans. Une facture = Une fiche. Les formulaires présentent l'information de façon plus agréable et plus conviviale. Il est très facile de créer un formulaire grâce à l’Assistant. Un formulaire peut être enregistré; il est donc ‘‘réutilisable’’. 6 Création instantanée d'un formulaire Access 2003 : o Fenêtre base de données, onglet Table : Sélectionner la table Auteurs o Bouton formulaire instantané (représenté par un petit tableau sur lequel est dessiné un éclair) o Fichier / Enregistrer le formulaire sous... et saisissez " Auteurs " o Fermer Access 2007 : o Sélectionner la table ‘Auteurs’ o Onglet ‘Créer’ o Bouton ‘Formulaire’ -- La flèche suivie d’une * sert à créer un nouvel enregistrement. On peut naviguer à travers les fiches avec les petites flèches. On peut aussi naviguer dans un formulaire avec TAB et SHIFT. -- Les formulaires peuvent être basés sur une table ou sur une requête. Une modification ou un ajout dans un formulaire s’inscrit aussi dans la table correspondante. Sélectionner l’ordre de défilement dans un formulaire Comment voir l’item le plus cher en premier dans un formulaire? Les données en ordre alphabétiques de clients dans un formulaire? o Sélectionner un champ (votre critère de tri), par exemple ‘Nom’ o Cliquer sur le bouton ‘Trier’ (A—Z) Note : l’ordre change dans le formulaire sans changer dans la table correspondante. 7 5. États C’est quoi? Un état sert à présenter/imprimer le contenu d'une table ou d'une requête. Les états sont des outils d'analyse. Création instantanée d'un état Access 2003 : o Fenêtre base de données, onglet Table : cliquer sur la table Livres. o Cliquer sur l'outil ‘État instantané’ (représenté par un petit tableau sur lequel est dessiné un éclair) o Fichier / Enregistrer sous, écrire " Livres " o Fermer. Access 2007 : o Onglet Créer o ‘État instantané’ Avec l’assistant état, on peut décider de présenter les mêmes informations autrement, par exemple comme ceci : 8 C’est une question d’esthétique et de facilitation de lecture. 6. Gestion des objets Access Bref, tables, requêtes, formulaires et états sont les objets qui composent une base de données Access. Ils peuvent copiés, effacés, renommés. Ouverture des objets : fenêtre Base de données, sélectionnez l'objet, cliquer Ouvrir. Imprimer des objets : fenêtre Base de données, Fichier / Imprimer la définition. Copier une table : fenêtre Base de données, onglet Table, table Auteurs. Edition / Copier, puis Edition / Coller et saisir " double " comme nom de table et valider. uploads/Litterature/ cours-access-2007.pdf