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C O L L E C T IO N «L e s d ia g n o s tics d e l’e m p lo i te rrito ria l» h

C O L L E C T IO N «L e s d ia g n o s tics d e l’e m p lo i te rrito ria l» h o rs s é rie n °9 Bilan social et tableaux de bord: des outils de pilotage au servic des ressources humaines Karine Fontaine-Gavino Adrien Zambeaux 3 Avant-propos La gestion du personnel se modernise au sein des collectivit territoriales pour tendre vers une véritable gestion des ress humaines. Celle-ci passe par le développement des compét gestion des emplois, le plan de formation, l’évolution profes le recrutement. Pour parfaire cette modernisation, le CIG me disposition des outils de management. Ce nouveau numéro hors série de la collection «les diagnost l’emploi territorial» se penche sur deux outils essentiels de ressources humaines: le bilan social et les tableaux de bord de pilotage doivent permettre de mieux appréhender les ph observés et d’accompagner les collectivités dans leur prise Cette plaquette vous donne des pistes pour élaborer et dév outils. En espérant qu’elle vous aidera dans votre gestion quotidie en souhaite bonne lecture. Le président du CIG petite couronne Jacques Alain Bénisti, Député-Maire de Villiers-sur-Marne Sommaire 1 - Avant-propos ..................................... p 3 2 - Pourquoi cette plaquette? •Une politique RH dynamique ............ p 4 •Bâtir un système de pilotage ............. p 5 • Quels outils pour quelles informations? ....................... p 6 •Les acteurs et les destinataires ........ p 7 •T ableau récapitulatif ........................... p 8 3 - Le Bilan Social • Définition ............................................. p 9 • Objectifs .............................................. p 10 • Contenu .............................................. p 11 • Des logiques distinctes ...................... p 15 • Exploitation et limites ....................... p 15 4 - Les tableaux de bord . • Définition ............................................. p 16 • Objectifs .............................................. p 16 • Elaboration et contenu ...................... p 16 • Agir grâce aux tableaux de bord ...... p 18 • Exemples de tableaux de bord ......... p 19 5 - Annexes . •Les principaux indicateurs .................. p 23 •Les graphiques .................................... p 26 •La pyramide des âges ......................... p 27 6 - Bibliographie ...................................... p 29 4 1/ Une politique des ressources humaines dynamique Pourquoi cette plaquette Information/constat Dégager les données nécessaires à la connaissance permanente de la situation Action Choisir et mener des actions conformes à la décision Évaluation Evaluer la conformité des résultats par rapport à la décision Décision Formuler des décisions sous forme d’objectifs En ressources humaines comme dans les autres domaines, la qualité des décisions est d des informations détenues en amont. Pour construire une politique des ressources huma dynamique, il est donc primordial de se doter d’outils performants permettant de faire c Si ce document leur est consacré, nous rappelons toujours que le quantitatif (statistique est au service du qualitatif (décisions adaptées aux objectifs recherchés). < < Pour: •Répondre aux besoins •Améliorer la qualité du service rendu •Etre en conformité avec la réglementation Des leviers: •Le recrutement •La gestion des effectifs •La mobilité •La carrière •La rémunération •La formation •La prévention •Les relations sociales •L’organisation Des exigences: •Une meilleure gestion du personnel •Permettre l’évolution des compétences 5 2/ Bâtir un système de pilotage Définition du système de pilotage:un système de pilotage est l’agrégation d’indicateurs qui per l’information nécessaire à la prise de décision. Pour mettre en place un système de pilotage de la fonction ressources humaines, il convient de met outils de pilotage. Pour cela il est nécessaire: •d’identifier les principales missions concernées, •de préciser les résultats attendus, •de définir les informations et les indicateurs pertinents nécessaires pour atteindre les objectifs. Lorsque les objectifs et le champ de l’observation ont été déterminés, il est important de repérer les disponibles à la DRH, mais aussi dans les services et directions. Les résultats de l’observation doive à l’échelon pertinent: certains indicateurs sont suivis au niveau de la DG et de la DRH, d’autres sont différents niveaux des services opérationnels. Ils aident les encadrants de proximité et les responsa jouer tout leur rôle. Système de pilotage de la fonction ressources humaines Suivre les variables Détecter des évolutions significatives Anticiper des situation < < < Déterminer l’objectif de chaque indicateur •délimiter les frontières de l’observation (l’objet, les agents concernés, le service) •définir la durée de l’observation •définir le sens de l’évolution attendue (augmenter, diminuer, maintenir) •quantifier la mesure Élaborer le tableau de bord •élaborer les indicateurs •anticiper et dégager les tendances •croiser les indicateurs et désigner les corrélations Repérer les sources d’informations •les sources d’informations internes (base de données du personnel, des autres services fonctionnels, des services opérationnels, les études, les enquêtes…) •les sources d’informations externes (centres de gestion, autres collectivités, guide des ratios, études et enquêtes des organismes de conseils). Présenter les outils de pilotage pour une communication efficace Le choix de la forme de présentation dépend: •de la cible •du message à faire passer •de l’effet escompté •des règles de communication courante 6 3/ Quels outils pour quelles informations? Le document du rapport sur l’état de la collectivité (REC) récapitule, selon une liste d’indicateu blement par un décret ministériel, des données chiffrées relatives aux différentes caractéristiques d emploi (effectifs par cadre d’emplois, âge, sexe), temps de travail, absentéisme, formation, relation action sociale, hygiène et sécurité. Le document du rapport sur l’état de la collectivité est complexe et se révèle d’un maniement très l document présente des chiffres bruts qu’il convient ensuite de présenter pour une lecture claire. A partir des mêmes informations que celles contenues dans le rapport, le bilan socialfait apparaîtr les éléments essentiels: ainsi une pyramide des âges des hommes et des femmes travaillant dans la plus parlante qu’un tableau de répartition des effectifs par sexe et par âge. Le bilan social, documen d’analyse, devient alors un outil de gestion des ressources humaines. Ce travail de recherche, de m de contrôle des informations produites, permet à l’employeur de disposer d’informations chiffrées ré informations constituent autant d’indicateurs: elles font apparaître les résultats des politiques suivie d’interroger les évolutions en cours et concourent à décider de nouvelles orientations. Pour contribuer au système d’aide à la décision, le bilan social doit s’enrichir d’outils de gestion tels de bord.Ces derniers contribuent au pilotage des ressources humaines: informer, prévoir, organise en œuvre, évaluer. > Par glissement et de manière abusive on parle souvent de bilan social pour désigner des collectivités. > Le REC correspond à la seule obligation légale. Passé lointain Analyse rétrospective Rapport sur l’état des collectivités et bilan social = Outils d’information et de concertation Les tableaux de bord = Outil de pilotage et d’aide à la décision Modélisation = Outil de projection Constat et action Anticipation Passé proche Présent Futur proche Futur lointain 7 4/ Les acteurs et les destinataires Le rapport sur l’état des collectivités (REC) Le bilan social Les tableaux de bord Les centres de gestion Les collectivités Le CSFPT (conseil supérieur de la fonction publique territoriale) La DGCL (Direction Générale des Collectivités Locales) L’observatoire du CNFPT (Centre national de la fonction publique territoriale) Les élus La direction générale La direction des ressources humaines Les responsables des services Les organisations syndicales Les agents/les administrés La direction générale Les responsables des services La direction des ressources humaines Collectent, contrôlent, transmettent le REC au CSFPT Etablissent le REC Instance paritaire de consultation nationale destinataire du REC Elle constitue le lien administratif et technique entre l’État et les collectivités locales. Elle élabore les textes officiels relatifs au statut de la FPT et notamment élabore la circulaire relative au REC Il travaille sous l’égide du CSFPT et élabore la synthèse nationale Décident d’une politique de ressources humaines Propose la mise en œuvre d’une politique des ressources humaines Elabore le bilan social Destinataires Destinataires Destinataires Destinataires Destinataires Produit les tableaux de bord et les transmet aux services concernés Acteurs et destinataires Rôle 8 OBLIGATION PERIODICITÉ OBJECTIF INFORMATIONS PRESENTÉES COMMUNICATION Délais de parution OUTIL • d’information • de planification • de concertation • de communication et promotion Obligation légale T ous les 2 ans Favoriser le dialogue social Disposer de données locales et nationales Générales et systématiques Données réglementaires Photographie à un instant T – pas de comparaison dans le temps Exprimées en données brutes Ni commentaire ni graphique Ciblée Représentants du personnel La préfecture Le CSFPT Avant le 30 juin des années paires oui non oui non Pas d’obligation légale Annuelle Favoriser le dialogue social S’adaptent aux spécificités de la collectivité Photographie à un instant T + évolution dans le temps T raitement statistique + croisement d’indicateurs Informations commentées et présentées visuellement Outil de communication et de promotion pour encadrants, organisations syndicales et agents Représentants du personnel Au plus tôt de l’année N+1 oui oui oui oui Pas d’obligation légale Au choix, selon les thèmes et les destinataires Aide à la décision Informations significatives et rapides ciblées en fonction des points clés de décision des responsables Photographie à un instant T + évolution dans le temps + projections par rapport à un objectif fixé T raitement statistique + croisement d’indicateurs Informations commentées et présentées visuellement Ciblée pour les «décideurs» Immédiat oui oui non non Rapport sur l’état de la collectivité uploads/Management/ bilan-s.pdf