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L e S y s t è me d ' i n f o r ma t i o n Introduction Importance de l’Informat

L e S y s t è me d ' i n f o r ma t i o n Introduction Importance de l’Information dans nos sociétés. Ouvrage de Jeremy Rifkin (l’âge de l’accès, la découverte, 2000) et importance du capital intellectuel. Jean-Yves Prax et la transformation des sociétés vers les compétences intellectuelles. Rapport d’Elie Cohen et de Philippe Aghion sur l’enseignement supérieur et distinction entre pays imitateurs et pays créateurs. La structuration de l’échange se trouve modifié : l'économie des réseaux permet de dépasser ces limites sous l'angle de la connectivité et ceci s’accompagne d’une accélération des rythmes d'innovation et donc de l'obsolescence des produits (ex : loi de Moore). D'où rapidité accrue, vitesse... Effondrement des barrières spatio- temporelles. Deux aspects majeurs de l’information : 1- Cruciale pour la compétitivité des entreprises et de nos économies. 2- Un ensemble de technologies se développent de telle sorte à en faciliter l’usage. Une entreprise mal gérée serait une entreprise qui ne s’intéresserait pas à la valorisation de l’information initiale. Une entreprise bien gérée sera une entreprise qui va valoriser l’information initiale en la faisant circuler et en la stockant. Le cas de Benetton. La bonne gestion de l’information sera source de gains multiples pour l’entreprise. Les systèmes d'information entraînent une modification forte du management des entreprises. Objectifs du cours de système d’information : 1 - Comprendre comment l’information aura un impact sur l’entreprise. 2 - Connaître les nouveaux outils à la disposition de l’entreprise dans le domaine du management de l’information. Chapitre 1. L ’information 1. Définition de l’information Etymologie. Information : élément de connaissance susceptible d’être codé pour être conservé, traité ou communiqué R. Reix "informer c'est fournir des représentations pour résoudre des problèmes ; ces représentations doivent être adaptées au contexte d'utilisation". Nécessité de faire une distinction entre signal et information : le gestionnaire effectue toujours une représentation d’une situation réelle sans connaissance parfaite des « états du monde ». Pour Reix, l'information "est ce qui nous apporte une connaissance, qui modifie notre vision du monde, qui réduit notre incertitude ; c'est un renseignement". L'information comprend deux dimensions : une dimension technique et une dimension 1 sémantique. La pertinence de l’information (Reix) : Qualité : L’accessibilité, La fiabilité, L’exactitude, La richesse de la forme Délais : L’actualité, La ponctualité Quantité : L’exhaustivité, Le degré de finesse et de précision Notion de profit informationnel = (gain de l’information) - (coût de l’information). L’information ne coûte rien lorsqu’elle est répliquée (notamment via une interface numérique). On a tendance à considérer que c’est son obtention qui coûte. 2. La diversité des informations 2.1. Diversité et origine de l’information Plusieurs raisons majeures nous permettent de comprendre ce besoin : - Les obligations légales. - Le besoin de coordination. - La préparation des décisions L’acte de gérer suppose de détenir des informations car gérer c’est décider et on décide en fonction de représentations issues de décisions. - Les informations sont donc diverses et hétérogènes. On peut les classifier selon leur nature, objet, forme, support, caractère collectif,… Les entreprises vont de plus en plus dématérialiser les données de leur support physique (exemple de Schneider en ce qui concerne la dématérialisation de ses factures internes ). De nombreuses sources d'information existent provenant : de l'intérieur de l'organisation, des prestataires d'informations, des institutions nationales ou internationales, des acteurs économiques,… 2.2. La classification de Lesca et Lesca (1995) En fonction de deux paramètres : - le type d’information - le flux d’information 2.2.1. Le type d’information - L’information de fonctionnement - L’information d’influence - L’information d’anticipation 2.2.2. Le flux d’information - Les flux internes à l’entreprise. - Les flux orientés de l’intérieur vers l’extérieur de l’entreprise. - Les flux orientés de l’extérieur vers l’intérieur de l’entreprise. 2.2.3. Synthèse T ype d’information 2 3. La dynamique de l'information 3.1. Le traitement de l’information - La collecte des données. - La saisie des données. - La transformation des données. - Le stockage. - La diffusion. Création d'une mémoire organisationnelle. 3.2. Le processus de communication Le processus par lequel une information passe d'un émetteur à un récepteur se nomme communication. Communication : « échange et circulation d’informations dans un réseau reliant des émetteurs et des récepteurs ». Modèle de Shannon et Weaver pour Bell. Problèmes de communication : - Problèmes techniques - Des problèmes sémantiques - Des problèmes organisationnels et / ou psychologiques : - La rétention d'information - La réduction de l’incertitude - L'effet de halo : tendance à généraliser une première impression qu’on a de quelqu’un. Deux phénomènes en découlent : La distorsion orientée et l'effet de rejet. L’information se désagrège tout au long du processus de communication : loi de l’entropie dans la circulation de l’information. Chapitre 2. Les systèmes d’information 1. Eléments de compréhension des systèmes d’information 1.1. Définition Définition d'un système d'information (Reix) : "Un système d'information est un ensemble organisé de ressources : matériel, logiciel, personnel, données, procédures permettant d'acquérir, traiter, stocker, communiquer des informations (sous forme de données, textes, images, sons, etc…) dans des organisations". Ces ressources sont interreliées. Un logiciel n’est pas un système d’information. C’est un composant. Le système d’information est donc par nature : - Hétérogène - Complexe - Evolutif Existence de différents types de systèmes d’information. Il va exister des SI intégrés et des SI non intégrés. 3 SI intégré : entreprise qui va réussir à unifier sur une même plateforme de traitement l’ensemble des ressources dédiées au traitement de l’information. Rôle du Département Système d’Information (DSI). 1.2. Différence entre système d’information et système informatique : la place de l’organisation Un système d'information peut être manuel ou même informel. Il ne faudra pas confondre « système d'information » et « système informatique ». Pour Laudon et Laudon il existe une perspective technique et une perspective comportementale. Problème de la mise en place d’un SI perfectionné qui ne correspond pas aux attentes des utilisateurs. 2. L'intérêt des systèmes d'information pour la gestion de l'entreprise Le ministère de l'économie, des finances et de l'industrie retient plusieurs vagues d'apparition des technologies de l'information et de la communication (SESSI, 2001 : 5) : - Années 60 : automatisation des processus administratifs - Années 70 : automatisation des processus de production - Années 80 : automatisation du travail individuel de bureau - Années 90 : la mise en réseaux des micro-ordinateurs professionnels - Années 2000 : automatisation des échanges 2.1. Implications des systèmes d’information Elargissement de son champ d’application en largeur, en longueur et en profondeur. Découpage de l’entreprise en trois catégories encastrées : Département - Fonction - Tâches T ransversalité et interdépendance accrue entre les stratégies globales de l’entreprise, les règles et les procédures, d’une part, et les logiciels, le matériel et les bases de données comme les systèmes de communication. Deux dynamiques majeures concernant les systèmes d'information : - Une généralisation du traitement en temps réel - Une forte interconnexion des réseaux Modification de la perspective spatio-temporelle de l’entreprise. Les SI vont aider à la prise de décision de l'organisation (avant, pendant, après) En fonction de la situation dans l'organisation, les caractéristiques des SI seront différentes : - Si la décision est stratégique, - Si la décision est opérationnelle. Aussi, les SI auront un impact sur la décision pour plusieurs raisons (Reix) : un plus grand nombre de participants va intervenir dans la prise de décision, l’intelligence de l’organisation s’accroît. 4 2.2. La modification de l’entreprise sous l’impact des SI De façon générale, on va pouvoir constater que les SI vont avoir des effets marquants sur l’organisation : - Réduction des coûts - Création de valeur ajoutée - Modification de l’organisation des processus : (reengineering), formalisation et standardisation de l’entreprise. - Modification des outils de travail - Modification des procédures - Modification du métier des utilisateurs - L'aplatissement des entreprises - La modification du degré de centralisation de la décision - La dissociation du siège et du lieu de travail - La flexibilité de l'entreprise est plus forte - La finesse des analyses aide les gestionnaires - Nouvelle définition des frontières organisationnelles L'entreprise classique + SI = entreprise virtuelle (Lefebvre et Lefebvre, 1999), entreprise numérique (Isaac, 2000), organisation informationnelle (Milliot, 1999) ou encore entreprise étendue, dématérialisée, de cyber-entreprise (Champeaux et Bret, 2000). But : développer et faciliter la transmission des connaissances, des savoirs au sein de l'entreprise et vers ses partenaires privilégiés, tout en dématérialisant ce processus. Milliot (1999) et modification de l'organisation selon : 1- Une logique de flexibilité reposant sur un mode organique 2- Une logique réticulaire 3- Une logique d'ouverture globale 2.3. L ’ère du e-management - Les SI vont toucher toutes les activités de l’entreprise ; - L’entreprise va se trouver modifier dans son organisation : Selon Isaac (2003 in Kalika et al.), « Les technologies de l’information entraînent (…) une gestion nouvelle de l’information. Dans la mesure ou le management repose en grande partie sur la gestion de l’information, il semble inéluctable que les pratiques managériales soient appelées à évoluer et donnent naissance à un management électronique, appelé e-management ». Effets du e-management : - Plus grand degré uploads/Management/ cours-le-systeme-dinformation.pdf