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SOMMAIRE INTRODUCTION…………………………………………………………………….. 1 I Explication du thème……………

SOMMAIRE INTRODUCTION…………………………………………………………………….. 1 I Explication du thème………………………………………………………...... 2 II Domaine d’application………………………………………………………... 2 1 La lettre commerciale…………………………………………………... 2 2 La lettre administrative…………………………………………………. 2 III Types de communication……………………………………………………… 3 1 Communication oral……………………………………………………. 3 2 Communication écrite…………………………………………………... 3 IV Ecrits professionnels…………………………………………………………... 3 1 Rédaction commerciale : lettre commerciale…………………………... 3 2 Rédaction administrative……………………………………………….. 6 CONCLUSION……………………………………………………………………….. 18 2 INTRODUCTION Communiquer, c’est entrer en relation avec l’autre par un échange verbal ou écrit, c’est lui transmettre une information, lui exprimer sa pensée ou ses sentiments. La communication implique un échange entre un émetteur et un récepteur. La communication orale permet un échange en temps réel entre deux interlocuteurs. Si le récepteur ne comprend pas le message qu'on lui transmet, il peut réagir et le faire savoir. L'émetteur corrigera sa communication en fonction. De plus, le langage verbal s'accompagne de nombreux autres signes qui accompagne et complète la communication: la position du corps, la position des bras, le ton, l'expression du visage, le regard… Pour la communication écrite, il n'y a pas de simultanéité dans le temps et dans l'espace entre les deux interlocuteurs. L'écrit supporte donc mal les imperfections, car la correction n'est plus possible en temps réel. De plus, la communication écrite ne s'accompagne d'aucun métalangage (langage autour du langage), les mots doivent donc se suffire à eux-mêmes, être autonomes. La communication demande une très grande rigueur car votre lecteur dépendra de vous pour la compréhension du message. Il en sera d'autant plus exigeant et critique. Les fautes d'orthographe, de style, de présentation peuvent heurter votre lecteur et vous empêcher d'atteindre votre objectif de communication. On n'écrit pas comme on parle, et certaines règles de fond et forme doivent être respectées. 3 I- Explication du thème Les techniques d’expression et de communication peuvent être définies comme la manière dont s’expriment un émetteur et un récepteur pour communiquer dans un milieu donné, de telle sorte que l’information véhiculée est perçue de la même façon par l’un et l’autre. La communication orale est le mode de communication le plus répandu. L'expression orale est la plus spontanée et apparemment la plus facile. D'où l'importance des communications orales, qu'elles soient directes (dialogues, entretiens, réunions) ou médiatisées (téléphone, réunion téléphone, messagerie vocale). Dans une situation de communication orale l’émetteur et le récepteur communiquent en temps réel et si un message n’est pas compris la rétroaction est immédiate, chaque personne peut demander des explications ou des précisions. Dès lors, le message supporte plus facilement l’imperfection car son contenu peut être précisé par un jeu de questions-réponses. Cependant l'écrit reste essentiel dans notre environnement. Beaucoup de messages nous parviennent sur des supports écrits : presse, prospectus, pages écrans Minitel, affichage, signalisations, modes d'emploi d'appareils, de produits d'entretien, formulaires divers. La communication écrite est presque toujours différée. Le récepteur lit le message sans l’émetteur et s’il ne le comprend pas, il ne peut pas y avoir explication en temps réel mais en temps différé. Entre temps les malentendus, les rumeurs, les interprétations, les inférences ont le champ libre… Dans ce rapport, l’accent sera mis uniquement sur les écrits professionnels, à savoir la rédaction commerciale spécifiquement la lettre commerciale et la rédaction administrative. II- Domaine d’application 1. La lettre commerciale La lettre commerciale peut être utilisée au sein des entreprises commerciales. Elle s’adresse à des personnes amenées à communiquer régulièrement avec l’extérieur, comme les commerciaux et pour les communications en interne (entre les bureaux, départements etc.). Les PME peuvent jouir de ce moyen de communication. On note toutefois les communications entre succursales. Les lettres commerciales contiennent généralement une transaction commerciale. Il peut donc s’agir d’échanges Business-to-Business, le B2B ou Business-to-Consumer, le B2C. 2. La lettre administrative La lettre administrative est le moyen d’échange à travers des documents qui prennent des appellations diverses selon le cas (lettre, bordereau, compte rendu, procès-verbal, rapport etc.). L’Etat (Administration) dans la dynamique de ses rapports avec les administrés est chargé d’organiser la vie collective de ses citoyens. Les fonctionnaires et agents de l’Etat qui sont les animateurs des structures étatiques se doivent de maîtriser la confection de ces documents au regard des exigences du style Administratif. 4 RECEPTEUR EMETTEUR Message écrit RECEPTEUR EMETTEUR Message oral Rétroaction III- Types de communication Il existe différents types de communication, à savoir : la communication orale et la communication écrite. 1- Communication orale Une bonne communication orale fait appel à la rhétorique c'est-à-dire l’art de bien parler, en combinant avec succès la parole, la mimique, la respiration, le maintien corporel et le regard. 2- Communication écrite Bien rédiger c’est: - donner la bonne information (utile, complète, exacte et actuelle) ; - traiter un seul sujet par écrit (un seul objectif); - tenir compte du destinataire ; - être cohérent dans sa démarche (élaborer un plan) - Enchaîner ses idées grâce à des paragraphes limpides (une seule idée par paragraphe); - Rédiger des phrases courtes et fluides (ne pas abuser des pronoms relatifs) ; - Enrichir son style (sobriété, clarté, concision) ; - Choisir un vocabulaire précis, concret, positif ; - Nuancer son expression (s’exprimer avec finesse); - Respecter les règles de conjugaison ; - Ponctuer correctement (la ponctuation essentielle à l'intelligibilité d'un texte : absente, elle rend l'écrit difficile à comprendre ; mal placée, elle peut entraîner des erreurs de lecture très graves); - Utiliser convenable la majuscule (la majuscule doit être employée avec soin); - Soigner la mise en page (Avant de s’attacher à lire, le lecteur perçoit le document dans sa globalité. Il faut donc qu’il ait envie de découvrir le message. ) IV- Ecrits professionnels Nos recherches porteront sur deux types de rédaction professionnelle, la rédaction commerciale principalement la lettre commerciale et la lettre administrative. 1- Rédaction commerciale : Lettre commerciale Dans un contexte d’entreprise, on ne peut pas toujours faire les choses à sa manière. Pour paraître professionnel et sérieux auprès des clients, il est important de recourir à la rédaction commerciale tout en soignant sa lettre commerciale. Outre quelques mentions incontournables qui doivent être incorporées à la lettre, quelques bonnes pratiques sont importantes à adopter. a- Définition : Qu’est-ce qu’une lettre commerciale ? Une lettre commerciale est une lettre d'une entreprise à une autre, ou entre ces organisations et leurs clients ou autres parties externes. Le style général de la lettre dépend de la relation entre les parties concernées. La lettre commerciale a pour fonction d'amorcer ou de poursuivre une relation commerciale avec un client. C'est une communication qui a plusieurs objectifs: - Informer le consommateur de l'existence et/ ou des qualités d'un produit ; - Séduire le consommateur pour l'accrocher, l'attirer ; - Influencer le consommateur en provoquant l'achat. La lettre commerciale a un but stratégique : les procédés linguistiques, stylistiques, esthétiques utilisés servent cet objectif. 5 b- Caractéristiques de lettre commerciale - L’en –tête donne l’adresse de l’expéditeur avec quelques renseignements supplémentaires sur l’entreprise : numéro de téléphone, l’adresse mail, etc. Dans certains cas, on y trouve aussi la forme juridique de la société et le capital social. - La vedette comprend l’adresse du destinataire qui doit être écrite selon un schéma précis: le titre du destinataire, le prénom et le nom de la personne en question ou/et la raison sociale de l’entreprise, le numéro et le nom de la rue, le code postal placé avant le nom de la ville. - L’objet fait la synthèse du contenu de la lettre. - La date, généralement placée au – dessous de la vedette, se compose des éléments suivants: le nom de la ville suivi d’une virgule, l’article LE, le jour en chiffres, le mois en tous lettres et en minuscule, l’année en chiffres. - L’appel (ou appellation). L’appel peut être neutre et s’adresser à une entreprise en général ou en fonction du destinataire. - Le corps de la lettre doit être clair et précis et doit suivre un certain ordre logique avec une introduction, un développement et une conclusion. - La formule de politesse doit reprendre, placé entre deux virgules, l’appel qui est présent au début de la lettre: Madame, Messieurs … - La signature en caractères d’imprimerie accompagne généralement la signature manuscrite. - Les pièces jointes indiquent les documents qui sont inclus dans la même enveloppe qui contient la lettre. Parfois on peut trouver aussi un post scriptum (P.S.) utilisé quand on souhaite ajouter un détail important qui a été oublié ou que l’on désire mettre en évidence. L’adresse postale et adresse mail, le nom complet de l’entreprise, la forme juridique de l’entreprise et montant de son capital, le SIRET de l’entreprise. Mais nous pouvons inscrire bien plus d’éléments permettant d’identifier l’entreprise à savoir le SIREN (Système d’Identification au Répertoire des ENtreprises) le numéro de TVA intracommunautaire et les coordonnées bancaires de l’entreprise. c- Différents types d’écrits commerciaux Toute communication écrite dirigée vers l’extérieur entre deux partenaires commerciaux peut être considérée comme une lettre commerciale. Il peut s’agir de : bons de commande, offres, confirmations de commande, devis ou tarifs, accusés de réception, facture, justificatifs, lettre publicitaire. Pour toutes ces communications, une certaine cohérence dans la forme est recommandée afin que le client puisse directement identifier uploads/Management/ devoir-ecrits-professionnels.pdf