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SOMMAIRE Le dispositif de contrôle interne budgétaire Cadre de référence interm

SOMMAIRE Le dispositif de contrôle interne budgétaire Cadre de référence interministériel Edition de juin 2011 3 Table des Matières INTRODUCTION ........................................................................................ 5 UN CONTEXTE QUI APPELLE LA MISE EN PLACE D’UN CONTROLE INTERNE BUDGETAIRE ..................... 5 L’ENJEU DU CONTROLE INTERNE BUDGETAIRE : LE RESPECT DU VOTE DU PARLEMENT ..................... 5 LES BENEFICES ATTENDUS POUR LES MINISTERES ............................................................ 5 … ET LEURS AGENTS ......................................................................................... 6 L’OBJECTIF ET LA STRUCTURE DU CADRE DE REFERENCE INTERMINISTERIEL DE CONTROLE INTERNE BUDGETAIRE ................................................................................................. 6 1 LE CONTROLE INTERNE BUDGETAIRE (OBJECTIFS, DEFINITION, LEVIERS ET PERIMETRE) ......... 7 1.1 LES OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE BUDGETAIRE .................................................. 7 1.2 LA DEFINITION DU CONTROLE INTERNE BUDGETAIRE .................................................. 7 1.3 LES LEVIERS DU CONTROLE INTERNE BUDGETAIRE .................................................... 7 1.4 LE PERIMETRE DU CONTROLE INTERNE BUDGETAIRE .................................................. 8 1.4.1 Le contrôle interne budgétaire est un sous-ensemble du contrôle interne en général 8 1.4.2 Le contrôle interne budgétaire complète le contrôle interne comptable ................ 11 2 LES COMPOSANTES DU CONTROLE INTERNE BUDGETAIRE ....................................... 13 2.1 UN ENVIRONNEMENT FAVORABLE A LA MAITRISE DES RISQUES ....................................... 13 2.1.1 Des responsables impliqués.......................................................................... 13 2.1.2 Une ou plusieurs instances d’arbitrage et de pilotage de la gestion au sein du ministère ........................................................................................................ 13 2.1.3 Une organisation appropriée ........................................................................ 14 2.1.4 Des responsabilités et des pouvoirs clairement définis ....................................... 14 2.1.5 Des procédures définies et diffusées .............................................................. 14 2.1.6 Des compétences mobilisées ........................................................................ 15 2.2 L’EVALUATION DES RISQUES ......................................................................... 15 2.2.1 La fixation et la diffusion des objectifs ........................................................... 15 2.2.2 L’identification des risques majeurs .............................................................. 16 2.2.3 La gestion des changements ......................................................................... 16 2.3 LES ACTIVITES DE CONTROLE ........................................................................ 17 2.3.1 L’application des règles et procédures ........................................................... 17 2.3.2 L’adaptation continue de l’effort de contrôle aux risques et aux enjeux ................ 17 2.4 L’INFORMATION ET LA COMMUNICATION ............................................................. 17 4 2.4.1 La qualité et la disponibilité des informations et des systèmes d’information .......... 18 2.4.2 La sécurité des informations et des systèmes d’information ................................ 19 2.4.3 La communication ..................................................................................... 19 2.5 LE PILOTAGE DU CONTROLE INTERNE BUDGETAIRE................................................... 20 2.5.1 L’organisation du dispositif .......................................................................... 20 2.5.2 L’évaluation du dispositif de contrôle interne budgétaire ................................... 20 3 LA DECLINAISON MINISTERIELLE DU CADRE DE REFERENCE ...................................... 23 3.1 LES ACTEURS DU DISPOSITIF ......................................................................... 23 3.1.1 Les acteurs du contrôle interne budgétaire au sein du ministère .......................... 23 3.1.2 Les instances ministérielles ......................................................................... 24 3.1.3 La mission d’appui au contrôle interne budgétaire (MACIB) ................................. 25 3.1.4 L’articulation entre contrôle interne budgétaire et modalités d’exercice du contrôle financier par le CBCM......................................................................................... 25 3.2 LES GRANDES ETAPES DE LA MISE EN PLACE DU DISPOSITIF DE CONTROLE INTERNE BUDGETAIRE .... 26 3.2.1 Le cadrage du projet .................................................................................. 26 3.2.2 La sensibilisation des acteurs au projet .......................................................... 26 3.2.3 Le recensement et la hiérarchisation des risques .............................................. 27 3.2.4 L’élaboration de la politique de CIB et du plan d’actions .................................... 27 3.2.5 LE DEPLOIEMENT DU DISPOSITIF DE CONTROLE INTERNE BUDGETAIRE ............................... 28 3.3 LE SUIVI DU DISPOSITIF DE CONTROLE INTERNE ...................................................... 28 ANNEXES ............................................................................................ 29 LES FICHES D’AIDE A L’ELABORATION DES MATRICES MINISTERIELLES DE CONTROLE INTERNE BUDGETAIRE ET LES MATRICES DE CONTROLE INTERNE BUDGETAIRE ......................................................... 31 ILLUSTRATION DE LA METHODOLOGIE DE CARTOGRAPHIE DES RISQUES BUDGETAIRES A L’ECHELLE DE PLUSIEURS PROGRAMMES D’UN MINISTERE .................................................................. 37 GENERALITES –QU’EST-CE QUE LE CONTROLE INTERNE ? .................................................. 43 5 INTRODUCTION UN CONTEXTE QUI APPELLE LA MISE EN PLACE D’UN CONTROLE INTERNE BUDGETAIRE La mise en place du contrôle interne budgétaire est nécessaire : - pour garantir le respect des principes établis dans le référentiel de comptabilité budgétaire (circulaire n°DF- MNC-09-3004 du 22 janvier 2009 du ministre du budget, des comptes publics et de la fonction publique) ; - pour contribuer à la fiabilité de la comptabilité générale de l’Etat, qui est alimentée, notamment, par la comptabilité budgétaire ; - pour contribuer à la soutenabilité des finances de l’Etat. Le déploiement de l’application CHORUS facilite la mise en œuvre de ce dispositif, dans la mesure où le système rendra disponibles les données nécessaires au pilotage budgétaire par la production d’informations conformes à la LOLF et complètes. Ce déploiement conduit en parallèle à redéfinir l’ensemble des organisations financières des ministères, en identifiant les fonctions à remplir et les acteurs associés. Par ailleurs, l’organisation d’un contrôle interne comptable a sensibilisé les ministères aux problématiques et aux méthodes du contrôle interne. En outre, la réforme du contrôle budgétaire de 2005 suppose le développement du contrôle interne notamment budgétaire dans les ministères. La responsabilité de la régularité juridique des opérations incombe en effet désormais exclusivement aux ministères. Les modalités de visa du contrôle financier doivent prendre en compte les dispositifs de contrôle interne en vue d’assurer l’atteinte des objectifs de qualité de la comptabilité et de soutenabilité budgétaires, par le biais de la qualité de la programmation budgétaire de la gestion et de l’organisation de la chaîne de la dépense. La RGPP en a tiré les conséquences en actant en 2007 l’expérimentation de nouvelles formes d’exercice de la surveillance de la soutenabilité budgétaire par le contrôleur budgétaire et comptable ministériel (CBCM) par le biais d’une instance, de type comité financier (cf. infra 2.1.2), chargée d’examiner la programmation budgétaire de la gestion et les projets d’engagements à enjeu. La mise en place du contrôle interne budgétaire dans les ministères sera prochainement obligatoire : Le CMPP du 30 juin 2010 fait en effet obligation aux ministères de mettre en place, sous trois ans, des dispositifs de contrôle et d‘audit internes, notamment budgétaires et comptables. Un prochain décret, découlant en outre des travaux de l’IGF relatifs à l’audit dans les administrations publiques françaises et étrangères, devrait instituer l’obligation pour les ministères de déployer des dispositifs généraux de contrôle et d’audit internes. Le projet de décret relatif à la gestion budgétaire et comptable publique, qui réforme le décret de 1962 portant règlement de comptabilité publique, précise l’obligation de mise en place dans chaque ministère d’un dispositif de contrôle interne en matière comptable d’une part, budgétaire d’autre part. Il en formule les objectifs et prévoit que les cadres de référence en sont définis par le ministre chargé du budget. L’ENJEU DU CONTROLE INTERNE BUDGETAIRE : LE RESPECT DU VOTE DU PARLEMENT La gestion des politiques publiques par les ministères a des objectifs : - de performance (efficacité, qualité de service, efficience), fixés par le Parlement, présentés dans les projets annuels de performance (PAP) annexés au projet de loi de finances et déclinés en objectifs opérationnels dans les services ; - de régularité (conformité aux lois et règlements), qui sont d’ordre public ; - de fiabilité du compte rendu, qui permet le contrôle démocratique. La mise en œuvre du contrôle interne renforce l’assurance pour les ministères d’atteindre ces objectifs. Les objectifs dont le contrôle interne budgétaire vise à s’assurer de l’atteinte ressortent des objectifs de régularité et de fiabilité du compte rendu pour ce qui concerne le respect des lois de finances et de programmation des finances publiques : - la qualité de la comptabilité budgétaire permet de rendre compte au Parlement de l’usage qui a été fait de son autorisation et de fonder sur des éléments fiables une analyse, un pilotage et une évaluation de la gestion ; - la soutenabilité budgétaire permet de s’assurer que la gestion s’organise de manière à respecter l’autorisation parlementaire dans ses dimensions annuelle et pluriannuelle (l’objectif étant d’éviter un budget ultérieur si contraint qu’il ne permet aucune réorientation politique). Les normes dont le contrôle interne budgétaire s’assure de l’application doivent donc permettre de partager les conditions : - d’établissement des différents éléments de la comptabilité budgétaire, - de maîtrise de la soutenabilité budgétaire, dans le respect des grands principes des finances publiques. LES BENEFICES ATTENDUS POUR LES MINISTERES - Fluidification de la gestion : réduction des délais de réalisation des activités, donc des coûts. - Exécution de la plus grande part possible du budget alloué. - Optimisation des choix de gestion par rapport aux objectifs poursuivis. - Meilleure visibilité donnée au gestionnaire. 6 - Amélioration de la qualité de la budgétisation (par rapport à la stratégie et aux objectifs). - Adaptation des contrôles aux risques et aux enjeux. … ET LEURS AGENTS - Clarification et sécurisation des tâches assignées aux agents, en levant les facteurs d’incertitude sur les règles à appliquer ou les procédures à respecter, grâce notamment à la documentation et à la traçabilité des opérations à effectuer. - Organisations de travail mieux définies et moins variables, opérant dans un calendrier prévu et respecté. - Allégement des tâches par la mutualisation des bonnes pratiques et le partage d’un socle commun de méthodes prédéfinies. L’OBJECTIF ET LA STRUCTURE DU CADRE DE REFERENCE INTERMINISTERIEL DE CONTROLE INTERNE BUDGETAIRE L’objectif du cadre de référence interministériel de contrôle interne budgétaire est de proposer aux ministères un cadre méthodologique global permettant aux directeurs en charge des affaires financières, en accord avec leur secrétaire général, de définir leur propre dispositif de contrôle interne budgétaire : - à partir des objectifs du contrôle interne budgétaire ; - en déclinant les principes reconnus en matière de contrôle interne. Le cadre de référence interministériel a vocation à être articulé avec : - uploads/Management/ dispositif-de-controle-interne-cricib-juin-2011.pdf