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Mise en place du dispositif de Contrôle Permanent Cadre règlementaire -la mise

Mise en place du dispositif de Contrôle Permanent Cadre règlementaire -la mise en place des structures permanentes de suivi et de reporting de ces risques. A cet effet, la commission bancaire de l’Afrique centrale (COBAC) souligne en son Article2 du REGLEMENT R-2001/07 relatif au contrôle interne dans les établissement de crédit entré en vigueur en janvier 2003, la nécessité pour les établissement de crédit sous- régionaux de se doter d’un système de contrôle interne constitué d’un contrôle permanent de premier niveau ou contrôle opérationnel subdivisé, s’il y a lieu, en plusieurs échelons et d’un contrôle de deuxième niveau constitué par la fonction Audit Interne. Face à cette évolution réglementaire, l’Union Les récents scandales financiers, crises d’entreprises, et les manipulations comptables survenus dans l’espace économique ont eu pour effet l’évolution des réglementations (CRBF 97-02 ; Loi de sécurité financière etc..) obligeant les institutions financières et bancaires à revoir leur dispositif de contrôle. En Afrique et plus particulièrement dans la sous région CEMAC, les autorités de tutelle emboîtent le pas en prenant un certain nombre de dispositions encadrant l’exercice des activités bancaires dans leur espace, pour coller à la donne internationale. Dans ce sens, les dispositifs encadrant l’exercice de ces activités ont donc été largement renforcés en vue de répondre à deux grands objectifs communs : -la détection précoce des risques encourus et leur prévention ; Gabonaise de Banque (U.G.B) par la publication d’une note interne de cadrage le 23/09/2010 émanant de la Direction générale s’est doté d’un dispositif de Contrôle Permanent efficace dont les missions principales sont de garantir le respect des procédures, la sécurité de traitements des opérations et la mise en œuvre des contrôles à priori et à postériori… Fonction centrale/Département du contrôle permanent La fonction de contrôle permanent est assurée par une équipe de contrôleurs entièrement dédiée au déploiement d’un dispositif de contrôle efficace. Cette équipe est composée d’un responsable de service et de trois (3) contrôleurs chargés entre autre de la réalisation des contrôles de 2ième dégré-2ième niveau (2.2). Le déploiement du contrôle permanent étant un projet transverse à l’entreprise, l’ensemble des fonctions et métiers de la banque y contribue à des degrés divers. A ce titre le contrôle permanent est assuré : - au 1er degré : de façon courante, à l’initiation d’une opération et au cours du processus de validation de l’opération, par les opérationnels eux-mêmes, la hiérarchie au sein de l’unité, ou par les systèmes automatisés de traitement des opérations ; Ces contrôles s’appuient au quotidien sur le respect de l’ensemble des procédures, mémentos et note d’organisation etc.…de la banque -au 2ème degré - 1er niveau par des agents distincts de ceux ayant engagé l’opération, pouvant exercer des activités opérationnelles et qui ont un positionnement hiérarchique supérieur; Ces contrôle 2.1 sont réalisés au sein des directions, département, service et agences par des collaborateurs dédiés dits « contrôleurs dédiés » chargés non seulement de la remontée des informations au moyens d’outils appropriés (tableau de restitution), de l’exécution des contrôles (selon un planning prévisionnel), mais aussi de tout incident opérationnel capable de faire obstacle au traitement normal des opérations (fiche de remonté d’incident). Pour répondre aux objectifs qui leur ont été assignés, les contrôleurs dédiés ont reçu des formations adéquates et utiles quant aux outils permettant l’exécution des contrôles. C’est donc une équipe des contrôleurs compétents et rompus à la tache. -au 2ème degré - 2ème niveau par des agents exclusivement dédiés aux fonctions spécialisées de contrôle permanent de dernier niveau (contrôle des risques crédit, contrôle comptable, contrôle de la conformité…), sans pouvoir d’engagement impliquant une prise de risques, afin d’éviter d’être juge et partie. Les contrôles s’inscrivent dans la démarche globale de la maîtrise des risques de toutes natures (Crédit, financiers, opérationnels, informatiques,…) jugés significatifs. A ce titre, ils doivent : -Couvrir des zones de risque sensibles et être proportionnés aux enjeux (rapport coût du risque / coût du contrôle), être documentés, mis en œuvre et leur résultat tracé (formalisation / historisation), -Permettre de déclencher des alertes et des actions correctrices dès lors que la stratégie de l’entreprise n’est pas correctement appliquée (risque, business plan, …) ou qu’un dispositif, un processus, une procédure ou encore une règle de fonctionnement n’est pas respecté stricto sensu. - Veiller à l’intégrité et à la fiabilité des données cela étant possible par une systématisation des contrôles et à la fiabilité des outils informatisés. Processus d’élaboration des contrôles et indicateurs associés en vue de leur pilotage Le processus d’élaboration des contrôles et indicateurs en vue de leur pilotage peut se schématiser de la manière ci-dessous. CONTRÔLES & INDICATEURS Identification des zones de risque Analyse des activités et des processus RISQUES Référencement / traçabilité des contrôles Mesure des résultats de contrôle Couverture des zones de risque par des contrôles Qualification des indicateurs Constitution du plan de contrôles PILOTAGE Tableaux de bord Reporting Identification des contrôles Construction et référencement des indicateurs Appréciation des résultats de contrôle Analyses métiers Information du management local et central et ligne métier Compilation des indicateurs clés Le suivi des contrôles se fait au moyen de tableaux de bord permettant de s’assurer de façon permanente de l’exécution effective des contrôles à échéance définit d’accord partie, de déceler des anomalies survenant dans le traitement des opérations au quotidien par les collaborateurs opérationnels et de mettre en place des actions correctives. Au final l’information remontée par les directions opérationnelles via les outils déployés par le contrôle permanent permet de diligenter des actions relatives à la mise à jour des procédures au sein de la banque pour garantir la fiabilité de l’information. De même la remontée rapide des incidents auprès de l’entité Contrôle Permanent permet non seulement la prise en charge rapide du désidérata relevé mais également assurer le relai au management pour une prise de décision urgente en cas de besoin. L’année 2010 a donc été une année d’ancrage du dispositif contrôle permanent au sein des différentes unités de la banque. Son déploiement implique la formalisation progressive des fiches de contrôles déclinées en différents de contrôle en vue de s’assurer de la bonne tenue de l’exercice d’une quelconque activité au sein de l’Union Gabonaise de Banque. A ce jour, il convient donc de dire que le dispositif de contrôle permanent n’est pas encore suffisamment huilé du fait de la réticence de certains collaborateurs à s’adapter au changement. uploads/Management/ dispositif-du-controle-permanent-2020.pdf