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SYSTÈME D'INFORMATION La gestion des archives au sein d’un établissement d’ense

SYSTÈME D'INFORMATION La gestion des archives au sein d’un établissement d’enseignement supérieur et de recherche LES DOSSIERS DE L’AGENCE La gestion des archives au sein d’un établissement d’enseignement supérieur et de recherche LES DOSSIERS DE L’AGENCE décembre 2010 La gestion des archives au sein d’un établissement d’enseignement supérieur et de recherche © Amue 2010 2 Avant propos es établissements d’enseignement supérieur et de recherche produisent un volume important de documents et, de ce fait, sont une source d’informations utiles tant pour les personnes qui participent à leur fonctionnement qu’aux usagers de ce service public, en parti- culier étudiants, enseignants et chercheurs. Pourtant, la mise en place de systèmes de gestion raisonnée des documents des universités n’en est qu’à ses débuts et peu d’établisse- ments se sont dotés d’archivistes pour ordonner, référencer et ranger ces documents stockés dans de bonnes conditions alors qu’ils repré- sentent des kilomètres linéaires. Aujourd’hui, la maitrise de la réglementation propre à la bonne conservation de ces documents ainsi que l’affectation de moyens humains et logistiques pour parvenir à cet objectif apparaissent indispensables. De plus, le contexte actuel de transmission de compétences nouvelles aux établissements, dans le cadre de l’accroissement de leur autono- mie rend également indispensable, la maîtrise des outils réglemen- taires propres à la bonne conservation des documents, ainsi que l’identification et l’amélioration des circuits et des systèmes de circu- lation des documents produits par les établissements. Pour obtenir ce résultat, il est nécessaire de se doter de moyens humains et logistiques en toute connaissance de cause. L La gestion des archives au sein d’un établissement d’enseignement supérieur et de recherche © Amue 2010 3 L’Amue et le Centre informatique national de l'enseignement supé- rieur (CINES), en collaboration avec le Réseau des Archivistes des Universités, Rectorats, Organismes de Recherche et (mouvements) Etudiants (AURORE), ont élaboré ce guide relatif à « La gestion des archives au sein d’un établissement d’enseignement supérieur et de recherche ». L’objectif de ce guide, en dressant le cadre législatif et institutionnel, en présentant les outils de gestion et en identifiant les moyens à mettre en œuvre, est d’apporter : • aux directions des établissements dépourvus d’un tel service, les éléments indispensables à la conduite d’une réflexion menant à la mise en place d’une démarche cohérente de gestion des archives et de leurs structures, • aux directions des établissements déjà pourvus d’un service spécifique, des réflexions pour l’évolution de ce dernier. Nous souhaitons que ce guide soit un outil utile à toute réflexion menée sur la gestion des archives au sein d’un établissement d’ensei- gnement supérieur et de la recherche. Christian MICHAU Directeur par intérim de l’Amue La gestion des archives au sein d’un établissement d’enseignement supérieur et de recherche © Amue 2010 5 Sommaire général PARTIE 1 Fiches thématiques 1. Définition et intérêts de l’archivage 2. Environnement légal et juridique des archives 3. Les acteurs des archives 4. Le rôle de l’archiviste 5. Le traitement des archives administratives 6. Le traitement des archives pédagogiques 7. Le traitement des archives scientifiques 8. La conservation des archives 1ère partie : les locaux 9. La conservation des archives 2ème partie : la conservation préventive 10. La valorisation des archives 11. Les réseaux de correspondants archives 12. Politique d'archivage et démarche qualité 13. L’archivage électronique 14. Panorama de la fonction Archives dans les établissements d’enseignement supérieur en 2008-2009 PARTIE 2 Annexes 1. Profil de poste générique d'un archiviste 2. Glossaire Remerciements Liste des parutions 9 12 15 20 23 25 27 30 32 35 37 39 48 57 69 72 79 80 1 Fiches thématiques 1 La gestion des archives au sein d’un établissement d’enseignement supérieur et de recherche © Amue 2010 9 Fiches thématiques 1 Fiche n°1 Définition et intérêts de l’archivage Définition des archives L’article L.211-1 du Code du patrimoine1 (Loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives) donne dans son article premier, une définition des archives, quel que soit leur statut juridique : « Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité. » Toute activité humaine engendre la production de documents. Ces activités, en fonction de leur nature, possèdent une utilité juridique définie dans le temps. Ce délai s’appelle délai de pres- cription. 1 Définition des archives publiques Ce sont les documents qui procèdent de l’activité (article L. 211-4 du code du patrimoine) : G de l'Etat, des collectivités territoriales et locales, des établissements et entreprises publics (EPIC, EPA, etc.) ; G des organismes de droit privé chargés de la gestion des services publics ou d'une mission de service public (société mixte, entreprise privé ou association avec une délégation de ser- vice public) ; G les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels (notaires, huissiers, greffes des tribunaux...). 2 Le statut d’archive des documents Tout document est une archive dès sa création : ¢ Les archives constituent la mémoire des nations et des sociétés2 ; elles fondent leur iden- tité et sont un élément clé de la société de l’information. En témoignant des activités menées et des décisions prises, elles assurent à la fois la continuité des organismes et la jus- tification de leurs droits, ainsi que de ceux des individus et des États. Parce qu'elles garantissent l'accès des citoyens à l'information administrative et le droit des peuples à connaître leur histoire, les archives sont essentielles à l'exercice de la démocratie, à la responsabilisation des pouvoirs publics et à la bonne gouvernance. ¢ Le mot français archives correspond à deux termes anglais : « records », qui désigne les documents en cours de création ou utilisés quotidiennement, et « archives », qui s’ap- plique uniquement aux documents qui ne sont plus nécessaires au travail courant et ont été transférés dans un dépôt d’archives. 1 Code du patrimoine : version consolidée au 14 juillet 2010 http://www.legifrance.gouv.fr/affichCode.do?cidTexte=LEGITEXT000006074236 2 Conseil international des archives http://new.ica.org/1059/actualits-vnements/la-dclaration-universelle-des-archives-adopte-par-lassemble-gnrale-oslo.html 2.1 Le cycle de vie des archives Il comporte trois étapes successives, dites théorie des trois âges : Archives courantes (actives) Ce sont les documents utilisés pour le traitement quotidien des affaires et dont la conservation est assurée par le service d’origine. L’état d’archives courantes correspond au moment de la création des documents et des dossiers. Il dure tant que ces documents sont immédiatement et quotidiennement utiles aux affaires qui ont nécessité leur création. Archives intermédiaires (semi-actives) Ce sont les documents qui, n’étant plus d’usage courant, doivent néanmoins être conservés temporairement pour des besoins administratifs ou juridiques. La phase d’archives intermédiaires est celle où ces documents et ces dossiers cessent d'être d'un usage, sinon quotidien, du moins régulier. Ils répondent alors aux besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes et ce jusqu’à l’échéance des délais de prescription légaux appelées aussi durée d’utilité administrative (DUA). À l'issue de cette durée de conser- vation, les archives intermédiaires font l’objet d’un tri et sont soit conservées définitivement soit éliminées. Archives définitives (inactives) Ce sont les documents qui, après évaluation, sont conservés indéfiniment, pour la documen- tation historique de la recherche. Ces archives définitives (ou historiques) sont transférées vers le service public d'archives compétent (archives nationales, archives départementales, archives communales, archives régionales). La gestion des archives au sein d’un établissement d’enseignement supérieur et de recherche © Amue 2010 10 TEMPS Archives courantes Archives intermédiaires Archives définitives ou destruction Création Gestion Conservation La gestion des archives au sein d’un établissement d’enseignement supérieur et de recherche © Amue 2010 11 Fiches thématiques 1 2.2 Valeur essentielle des documents La loi française ne se contente pas de définir les archives ; elle se prononce également sur les raisons qui justifient leur conservation. L’article L.212-2 du Code du patrimoine : « la conservation des (archives) est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche. » Le document a valeur de preuve : patrimoniale, juridique, administrative, historique. La loi attribue deux valeurs essentielles aux archives : Une valeur opérationnelle : chaque document d’archives est utile à la gestion courante des affaires de toute organisation. Cette valeur opérationnelle est appelée valeur primaire par les archivistes. Une valeur de témoignage de l’activité des universités : les archives portent la trace des activités d’une personne physique ou morale, et peuvent donc être utilisées pour en reconsti- tuer le cours. Cette valeur, qui fait des archives la matière première privilégiée de l’histoire, est appelée valeur secondaire. 3 Intérêt de l’archivage L'enrichissement ininterrompu des fonds, au fil des générations, confère aux archives publiques une valeur patrimoniale indiscutable, à l'égal des collections des musées et des bibliothèques. De nombreuses activités culturelles se développent à partir des fonds d'archives : publications, expositions, conférences et colloques, ateliers et animations. Ces activités contribuent à la démo- cratisation des pratiques culturelles, qui constitue l'une des priorités de l'action gouvernementale. C’est par une uploads/Management/ gestion-archives-web.pdf