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Institut de Formation et de Conseils en Management MAYEBA, La Passerelle du Dév

Institut de Formation et de Conseils en Management MAYEBA, La Passerelle du Développement Humain et de la Croissance Economique Adresse: Hafia Minière, Dixinn, BP: 4806 Conakry- Guinée Web: www.mayeba.org Télé: 664 74 81 13 / 622 00 68 47/669 35 77 59 Email: info@mayeba.org Guide de Communication Orale et Ecrite» 2 Contacts: Web: www.mayeba.org Tel: 664 74 81 13 / 622 00 68 47/669 35 77 59 Email: info@mayeba.org Hafia Minière, Dixinn, BP: 4806 Conakry- Guinée Institut de Formation et de Conseils en Management MAYEBA, La Passerelle du Développement Humain et de la Croissance Economique OBJECTIFS PEDAGOGIQUES ET COMPETENCES ATTENDUES L’objectif global de la présente action de formation est de renforcer les capacités des cadres de la BCRG en Techniques de Communication Orale et Ecrite. Les objectifs spécifiques et compétences attendues sont: 1. Maitriser les principes de la communication écrite 2. Maitriser les formules de civilité et d’allocution 3. Comprendre la structure des différents écrits administratifs 4. Rappel de quelques règles grammaticales et orthographiques 5. Maitriser les techniques de rédaction des documents administratifs 6. Maitriser les techniques de lecture rapide 7. Maitriser les règles de base de la communication orale 8. Comprendre les contextes de la communication orale 9. Comprendre les acteurs de la communication orale 10. Maitriser les comportements et gestes de prose de parole en public 11. Comprendre les similarités et dissemblance entre la communication verbale et non verbale 12. Maitriser les techniques de gestion du trac et du stress 13. Maitriser les techniques de gestion du trac et du stress 14. Maitriser les techniques d’écoute et de persuasion 3 Contacts: Web: www.mayeba.org Tel: 664 74 81 13 / 622 00 68 47/669 35 77 59 Email: info@mayeba.org Hafia Minière, Dixinn, BP: 4806 Conakry- Guinée Institut de Formation et de Conseils en Management MAYEBA, La Passerelle du Développement Humain et de la Croissance Economique Module 1: La Communication Ecrite Section 1 : Principes de la communication écrite 1.1. Pré-test 1.2. Notion de communication La communication est l'action de communiquer, d'établir une relation avec autrui, de transmettre quelque chose à quelqu'un. Elle peut aussi désigner l'ensemble des moyens et techniques permettant la diffusion d'un message auprès d'une audience plus ou moins vaste et hétérogène ou l'action pour quelqu'un ou une organisation d'informer et de promouvoir son activité auprès d'autrui, d'entretenir son image, par tout procédé médiatique. La communication écrite consiste à transmettre un message à son interlocuteur non pas de façon verbale, mais sur un support physique. La communication écrite exige donc d’être complète, lisible et compréhensible. Le vocabulaire utilisé est plus élaboré que dans une communication orale classique. La communication écrite en entreprise peut être :  Pourquoi l'entreprise communique-t-elle? L’entreprise est une organisation ouverte sur l’extérieur. A ce titre, elle ne se définit pas seulement par sa production ou par les services qu’elle apporte mais elle se définit aussi par sa personnalité, son image, ses valeurs, sa réputation. Elle doit répondre aux attentes de son public interne et de ses publics externes qui représentent l’ensemble de ses parties prenantes. Elle doit définir son identité, s’affirmer publiquement, promouvoir son histoire, ses valeurs et sa culture afin de véhiculer une image différenciante face à la concurrence. L’entreprise est ainsi contrainte à communiquer par et avec l’ensemble des parties prenantes avec lesquelles elle est en interaction. La question n’est plus pourquoi communiquer mais comment adapter sa communication à ces différents enjeux et ces multiples publics? 4 Contacts: Web: www.mayeba.org Tel: 664 74 81 13 / 622 00 68 47/669 35 77 59 Email: info@mayeba.org Hafia Minière, Dixinn, BP: 4806 Conakry- Guinée Institut de Formation et de Conseils en Management MAYEBA, La Passerelle du Développement Humain et de la Croissance Economique  Les fonctions de la communication o Fonction informative (fonction de base de communication d’une information sur le référent du message). o Fonction expressive (manifestation de l’état du locuteur, en particulier de son état affectif). o Fonction conative (provoquer une réaction de la part du récepteur, soit sous la forme d’un comportement comme obéir à un ordre, soit sous la forme d’un état d’esprit comme réagir à un discours persuasif ou à une pièce de théâtre). o Fonction métalinguistique (quand le langage se prend lui-même pour objet, c’est-à- dire quand il est utilisé pour parler du langage lui-même, comme dans le cas d’un livre de grammaire française écrit en français). o Fonction d’élaboration de la pensée (énoncer, préciser, développer, illustrer, argumenter une thèse, comme dans l’exercice de dissertation).  Les objectifs des écrits administratifs Les écrits administratifs, bien que de construction et de forme différentes, ont tous pour objectif de : – transmettre et diffuser l’information ; – donner et demander des renseignements ; – donner ou transmettre des instructions ; – constater ; – rendre compte ; – émettre un avis, produire un rapport ; – préparer les documents à la signature du supérieur hiérarchique.  Vers qui l'entreprise communique–t-elle? La communication d’entreprise s’adresse à deux publics distincts: - des publics internes: les salariés de l’entreprise, les délégués syndicaux, les membres du comité d’entreprise, ses dirigeants, , etc. ; - des publics externes qui constituent l’ensemble de l’environnement de l’entreprise : o les publics externes proches: les actionnaires, les partenaires financiers, les fournisseurs, les distributeurs, les élus locaux et collectivités locales, les clients, le consommateur final o les publics externes éloignés: les prospects, le grand public, les milieux financiers, les milieux de l’enseignement, les pouvoirs publics, les associations de consommateurs, les médias. C’est à partir de l’examen des attentes de communication de ces publics, que l’entreprise va dégager ses priorités, les moyens adaptés et la chronologie de sa communication. Rien n’est laissé au hasard, l’entreprise devra bâtir une stratégie de communication et élaborer un véritable plan de communication. 5 Contacts: Web: www.mayeba.org Tel: 664 74 81 13 / 622 00 68 47/669 35 77 59 Email: info@mayeba.org Hafia Minière, Dixinn, BP: 4806 Conakry- Guinée Institut de Formation et de Conseils en Management MAYEBA, La Passerelle du Développement Humain et de la Croissance Economique  Quels sont les objectifs de la communication interne? La communication interne est très souvent assimilée aux techniques de management au sein de l’entreprise. L’objectif global de la communication interne est d’assurer un équilibre entre demande et offre d’information dans l’organisation. A travers la présentation de projets concrets, d’objectifs réels et de modalités de réalisation, elle vise à motiver et fédérer les employés autour d’un projet collectif. Elle repose donc sur l’établissement et le maintien d’un dialogue, la volonté de transparence, de clarté, de pédagogie, de rapidité, l’engagement sur le long terme et l’anticipation. Les 3 principaux objectifs de la communication interne sont: - participer au projet économique et social de l’entreprise en l’accompagnant - conseiller le management en l’accompagnant dans son rôle d’information et de dialogue - fédérer les acteurs de l’entreprise et développer le sentiment d’appartenance Il existe 3 types de communication Interne : - Descendante : l’information est émise par la direction de l’entreprise vers les salariés. - Ascendante : l’information remonte des salariés vers la direction de l’entreprise, de façon organisée, provoquée ( ?) ou spontanée. - Interactive ou transversale : en liaison avec l’organisation en réseau de l’entreprise, le travail par projet transversaux conduit à l’émergence d’une communication intermétiers en complément des deux précédents types. Exemples d’outils : Groupes de concertation, cercles de qualité, blog, forum experts, journal interne.  Quels sont les objectifs de la communication externe? La communication externe permet non seulement de faire connaître le nom de l’entreprise et développer sa notoriété mais aussi, et surtout, elle permet de l’associer à des actions emblématiques, des valeurs fortes, des engagements. La communication externe a pour objectif de diffuser un discours construit, véhiculer une image voulue ou souhaitée de l’entreprise, d’exposer son positionnement spécifique sur un marché concurrentiel et de faire valoir ses atouts dans des champs de compétences spécifiques. A l’inverse de la communication interne, elle s’adresse à l’ensemble des acteurs extérieurs de l’entreprise ayant des degrés de proximité variés. Les 3 principaux objectifs de la communication externe sont : 1 - Objectif d’identification et capitalisation : notoriété, mémorisation, information. 2 - Objectif commercial : soutien des stratégies marketing. 3 - Objectif social : réponse à des besoins de proximité exprimés par l’environnement. Il existe 2 types de communication externe : 1.1- La communication marketing ou communication commerciale 6 Contacts: Web: www.mayeba.org Tel: 664 74 81 13 / 622 00 68 47/669 35 77 59 Email: info@mayeba.org Hafia Minière, Dixinn, BP: 4806 Conakry- Guinée Institut de Formation et de Conseils en Management MAYEBA, La Passerelle du Développement Humain et de la Croissance Economique C’est souvent le premier type de communication développé par l’entreprise car elle vient en support de sa démarche de vente 1.2 La communication corporate ou communication institutionnelle Cette communication s’appuie sur les valeurs de l’entreprise et non pas sur les spécificités du produit ou de la marque. Elle décrit les performances de l’entreprise, son rôle social, sa technicité, ses résultats commerciaux, son management, son éthique. 1.2. Le principe de respect de la hiérarchie dans les écrits uploads/Management/ guide-de-communication-orale-et-ecrite-brouillon 2 .pdf