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1 NOTE DE SYNTHESE KNOWLEDGE MANAGEMENT & DROIT La pratique du Knowledge Manage

1 NOTE DE SYNTHESE KNOWLEDGE MANAGEMENT & DROIT La pratique du Knowledge Management en France dans les Cabinets d’Avocats et Directions Juridiques d’entreprises Note de synthèse réalisée à partir des résultats de l’enquête 2006 de Juriconnexion Bénédicte Baudot (Knowledge Management Specialist, Shearman & Sterling LLP) et Agnès Chrissement (Documentaliste juridique, Gide Loyrette Nouel) Note : Pour des raisons de confidentialité, aucun nom d’entreprises ou de cabinets ayant répondu à cette enquête ne sera communiqué. Les chiffres et pourcentages indiqués ont été calculés à partir de l’échantillon des réponses. Si par votre expérience, vous désirez nuancer ou apporter des réflexions supplémentaires aux résultats présentés ci-dessous, vous êtes vivement invité à prendre contact avec le groupe « Knowledge Management & Droit » de Juriconnexion. LA NOTION DE KNOWLEDGE MANAGEMENT : DEFINITIONS Classiquement 1, le concept de Knowledge Management peut s'aborder de différentes manières : par une définition, par la pratique, par son organisation, sa mise en place ou encore dans le détail des moyens qui lui sont consacrés. Parmi les définitions proposées, celles qui ont emporté les meilleurs suffrages sont de nature opérationnelle et économique : « Combiner les savoirs et savoir-faire dans les process, produits, organisations, pour créer de la valeur » (38 %) et « Valoriser le capital intellectuel de la firme » (34%). Les autres significations suggérées, « Apportez-moi l'information dont j'ai besoin, au moment où j'en ai besoin, et si possible sans que j'en fasse la demande » (définition utilitaire) et « Manager le cycle de vie de la connaissance depuis l'émergence d'une idée, formalisation, validation, diffusion, réutilisation, valorisation? » (définition fonctionnelle), n'ont été sélectionnées qu'à, respectivement, 19 et 9%. L'exercice en milieu juridique semble diminuer la pertinence de ces définitions du Knowledge Management qui sont reconnues par ailleurs, dans d'autres secteurs d'activité. L’APPROCHE DU KNOWLEDGE MANAGEMENT 1. Etat des projets de Knowledge Management Sur l'ensemble des structures composant l’échantillon des réponses, 45% signalent des projets en cours de développement dont l'échéance se situe à court terme. Seuls 5% déclarent ne pas avoir de projets dans le domaine. 45% 30% 20% 5% 45% Projet à court terme 30% Projet à moyen terme 20% Projet à long terme 5% Pas de projet actuellement 1 Définitions extraites du Manuel du Knowledge Management : une approche de 2e génération / Jean-Yves Prax. - Paris : Dunod, 2003. - XI-477 p. : ill. ; 25 cm. - (Stratégies et management). Prix de l’Intelligence économique 2003. 2. Activités de Knowledge Management pratiquées Si vous deviez dresser la liste des activités Knowledge Management de votre entreprise, que recouvrirait-elle ? 36% 13% 20% 13% 18% 36% Création de bases de données ou systèmes d’information permettant de gérer les savoirs et savoir-faire en différents domaines d’expertise 20% Création de systèmes de recherche globale de l’information (données accessibles à tous) 18% Gestion de groupes de travail sur des domaines d’expertise précis et rédaction de synthèses reprenant les connaissances ainsi mises au jour 13% Création de systèmes de recherche spécifique de l’information (données accessibles à un groupe de spécialistes ciblés) 13% Mise en relation des personnes par domaines d’expertise ou compétences linguistiques Les résultats donnés ici sont représentatifs des activités de Knowledge Management cumulant les directions juridiques d’entreprises et les cabinets d’avocats. Plusieurs réponses étaient possibles. La pratique du Knowledge Management reste fondamentalement orientée vers la création, l'alimentation et la gestion de procédés de stockage de l'information (69% des réponses). L'animation de groupes de travail ou la mise en relation de détenteurs de compétences restent des pratiques moins courantes. Cette approche qui prend davantage en compte le facteur humain et relationnel de l'échange de connaissances n'est pas (encore ?) véritablement reconnue et répandue (31% des réponses). D’autres activités spécifiques s’inscrivent dans le périmètre du Knowledge Management au sein de certaines structures : - Support technique à la pratique juridique (Practice Support) : présente essentiellement dans les cabinets d’avocats d’origine américaine, cette activité est consacrée au développement de systèmes et de process dédiés à la conduite d’affaires. Elle se traduit concrètement par la mise en place de systèmes d’information spécialisés pour répondre aux besoins de dossiers particuliers. Cette activité est menée par les PSL (Practice Support Lawyers) ou par les Knowledge Managers. 2 - Travail intellectuel réalisé sur la production interne du cabinet, afin de lui apporter une nouvelle valeur ajoutée (synthèses, création de modèles). Cette activité est menée par les avocats ou juristes qui se consacrent au Knowledge Management (KML). - Formation continue des avocats inscrits au tableau de l’ordre. Cette activité s’internalise de plus en plus dans les cabinets. Son organisation est quelquefois confiée aux responsables du Knowledge Management. 3. Raisons de la mise en place d'un système de Knowledge Management Quelle demande ? Quels besoins ? Quels bénéficiaires ? Demande La demande d’outils de Knowledge Management émane de personnes différentes en fonction des structures : - Avocats ou juristes souhaitant gagner du temps, de l’efficacité, de la fiabilité et de la productivité. - Knowledge Managers (ou quelquefois service de documentation) suggérant la création de systèmes destinés à donner une valeur ajoutée à l’information produite par la structure. La finalité des outils de Knowledge Management est de tirer le meilleur parti du savoir-faire interne afin de fournir un travail de qualité toujours croissante. Dans les cabinets d’avocats, l’affirmation d’une réputation d’excellence par la qualité des consultations délivrées aux clients est une problématique majeure. Besoins Conservation des savoirs et préservation d'un capital intellectuel. Cet aspect est essentiel pour pallier la perte de données due au départ d’avocats. Accès au "savoir-faire" interne avec une grande facilité de recherche dans le corpus des documents Partage de l’information. Dans les cabinets d’avocats, c’est à la condition expresse que le partage se fasse entre praticiens d’un même domaine juridique ou entre les bureaux ayant des pratiques proches. Cette réserve est due à la spécificité des documents relatifs à un domaine de droit qui seraient inadaptés voire « dangereux » à utiliser dans un autre contexte Création d’une « doctrine interne » constituant une valeur ajoutée par rapport à la concurrence Identification des compétences de chacun, dans un but de mise en relation d’avocats ou de juristes dans un domaine particulier (langue, pratique juridique spécifique) Partage des connaissances et de l’information à l’occasion d’évolutions règlementaires (normes ISO, loi Sarbanes-Oxley, etc.). Bénéficiaires Les bénéficiaires des systèmes de Knowledge Management sont les avocats et les juristes. La particularité des cabinets d’avocats tient à ce que les bénéficiaires indirects des systèmes sont les clients eux-mêmes. 4. Organisation du Knowledge Management Quelle organisation a été adoptée dans votre structure pour gérer les connaissances et le savoir-faire ? Il apparaît ici opportun de séparer les résultats émanant des directions juridiques d’entreprises de ceux provenant des cabinets d’avocats. En se reportant au tableau ci-dessous, nous pouvons remarquer que l’organisation y est exactement inversée : Cabinets Dir. Jur. Knowledge Management Lawyer (activité menée directement par les juristes) 26% 13% Knowledge Manager (service spécifiquement dédié au Knowledge Management) 26% 13% Documentalistes spécialisés au sein du centre de documentation 26% 0% Adaptation de la structure en place* 11% 37% Autres** 11% 37% * sous-entend qu’aucun aménagement particulier n’a été réalisé pour introduire l’activité de Knowledge Management. ** il s’agit le plus souvent d’un cumul des différentes fonctions détaillées dans les quatre premières lignes du tableau pour la durée de mise en place des systèmes. LE CONTENU DES SYSTÈMES & LES PROCESS 5. Données capitalisées et contenu des systèmes Quelles données sont capitalisées (ou mériteraient de l'être) par un outil ou un système d'information ?* 16% 21% 21% 27% 15% 27% Contrats, actes, clauses, modèles 21% Notes, mémos 21% Autres (voir liste ci-après) 16% Mails, courriers 15% Conclusions, précédents *Plusieurs réponses étaient possibles. 3 De même que pour l’organisation du Knowledge Management, une présentation séparée des réponses des cabinets d’avocats et des directions juridiques d’entreprises concernant les données capitalisées est intéressante : Cabinets d’avocats Direct. Jur. Mails, courriers 13% < 24% Notes, mémos 23% > 19% Conclusions, précédents 24% > 14% Contrats, actes, clauses, modèles 27% > 24% Autres (voir liste ci-après) 19% < 13% Les modèles de contrats, les actes et les clauses sont intégrés en priorité dans des systèmes de Knowledge Management. Cela dénote un souci de conserver trace écrite du savoir et du savoir- faire pour en tirer une valeur ajoutée et garantir un travail de qualité toujours croissante. D’autres éléments sont également intégrés dans les systèmes* : Consultations juridiques, supports de formation, produits documentaires, dossiers thématiques mis à jour, retours d'expérience, comptes-rendus de participation à des groupes de travail externes, mise en relation de personnes en interne (en fonction d’un profil de compétence), coordonnées de contacts externes. Dans les directions juridiques, les décisions de justice dont l’entreprise est partie y trouveront également leur place, accompagnées de leurs commentaires. * Certains de ces contenus sont traditionnellement davantage gérés par les services de documentation. 6. Spécificités du Knowledge Management juridique Le Knowledge Management juridique présente des caractéristiques qui dérivent directement et simultanément de la pratique effective du droit et de la culture juridique. Elles sont uploads/Management/ knowledge-management-amp-droit-en-france-note-de-synthese-2006.pdf