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Gestion des approvisionnements 8 Gestion des approvisionnements 1. La fonction

Gestion des approvisionnements 8 Gestion des approvisionnements 1. La fonction approvisionnement Dans la plupart des entreprises, les matières premières, les composants, les fournitures et services divers sont acquis à l’extérieur. La compétitivité et la rentabilité de l’entreprise dépendront des choix ou des arbitrages réalisés à cette occasion. 1.1 Mission de la fonction approvisionnement La mission de la fonction « approvisionnement » est de procurer à l’entreprise, dans les meilleures conditions de qualité, de coûts, de délais et de sécurité, les matières premières, les composants, les fournitures, les outillages, les équipements et les services dont l’entreprise a besoin pour ses activités. 1.2. Tâches de la fonction approvisionnement - connaître les marchés et les sources d’approvisionnement pour toutes les catégories d’achats et surveiller leurs évolutions ; - collaborer à la définition des caractéristiques et spécifications des produits à acheter - rechercher, sélectionner les fournisseurs et négocier avec eux ; - programmer, passer les commandes d’achats ; - suivre les livraisons des commandes ; - contrôler les réceptions des commandes ; - analyser l’utilisation des achats dans les différents services ; - gérer les stocks ; - fournir les informations dans ce domaine à tous les services utilisateurs. 1. 3. Objectifs de la fonction approvisionnement - assurer la sécurité et la régularité des approvisionnements ; - améliorer le rapport qualité/prix des produits achetés ; - limiter et optimiser le niveau des stocks de matières premières et des fournitures. 1. 4. Obligations de la fonction approvisionnement La fonction « approvisionnement » doit concilier, en fonction de la stratégie générale de l’entreprise, les exigences parfois contradictoires des autres fonctions (commerciale, production, financière). Gestion des approvisionnements 9 1. 5. Organisation de la fonction approvisionnement Il y a un grand nombre de possibilités d’organisation et de structures de cette fonction. Dans certains cas, elle est rattachée à la fonction « production ». Sans vouloir définir un modèle normatif d’organisation, cette fonction comprend, généralement, trois services : - un service « Etudes » ; - un service « Achats » ; - un service « Magasins et Stocks ». Organigramme de la fonction approvisionnement Directeur des approvisionnements Service Etude Service Achat Service Magasins et stock Produits et Réception et Matières Contrôle Fournitures et Magasin A Services Magasin B 2. LA FONCTION ACHAT Si le rôle de la fonction approvisionnement est d’assurer la gestion au quotidien des stocks, la fonction achat, concerne plus particulièrement, toutes les relations avec les fournisseurs. Les missions de la fonction achat sont : - à court terme, d’acquérir et de procurer les produits demandés, conformes en quantité, qualité et délai avec un niveau de service en conformité avec la politique d’approvisionnement élaborée par l’entreprise. - à long terme, d’être à l’écoute des évolutions du marché afin de définir et mettre en place une stratégie d’achat, (ex : surveiller les niveaux de prix, apparition de nouveaux fournisseurs…) - La fonction achat repose sur la relation et la négociation avec les fournisseurs Gestion des approvisionnements 10 3. ORGANISATION DES MAGASINS Quelques principes guident l’organisation matérielle : - Les références les plus utilisées sont placées aux endroits les plus accessibles ; -Les manutentions pénibles ou dangereuses sont limitées (on les place éventuellement par terre) ; - Des fiches de stock seront établies ; - Pour un grand nombre de références, une gestion informatisée peut être envisagée; - La codification des articles stockés est un point très important pour une gestion informatisée. 4. Gestion des stocks Le succès d'une organisation est déterminé, entre autres, par sa capacité de proposer le bon produit (ou service) au bon moment et au bon endroit. Un stockage intelligent contribue de manière décisive à cet objectif stratégique. On distingue, en général, différents types de stockage : - stocks de produits finis; - stocks d'entrants de fabrication (matières premières, pièces sous-traitées); - stocks de pièces de rechange et de produits pour la maintenance des équipements de production; - stocks d'outillages et d'accessoires; Vu l'investissement considérable que constituent les stocks, il est impératif, pour toute entreprise, de tenter de les minimiser. Cette minimisation très souhaitable implique : - la diminution drastique (voire la disparition ) des pannes de ressources; ceci explique l'intérêt de plus en plus grand accordé aux problèmes de maintenance; - l'élimination des rebuts; ceci justifie l'importance stratégique de la philosophie qualité dans l'entreprise; - la réduction de la taille des lots de fabrication; ceci requiert des temps et coûts de changement de série (set up) aussi faibles que possible. Gestion des approvisionnements 11 4.1. Inventaire des stocks Opération très simple dans son principe, l’inventaire des stocks présente des difficultés pratiques de réalisation. Il n’est pourtant pas compliqué, sachant que l’on avait 11 articles en magasin le 1er juillet, que l’on en a acheté 12 et consommé 8 au cours du mois, de conclure qu’il doit en rester 15 le 31 juillet, c’est-à-dire : 11 + 12 – 8. (si l’on connaît le stock en début et en fin de période ainsi que les entrées, on en déduit les sorties, ou consommations : 11 + 12 – 15 = 8 bouteilles, c’est-à-dire : stock initial + entrées – stock final = consommations). A propos de ce calcul, les « spécialistes » parlent d’inventaire permanent. Ses résultats doivent être confrontés périodiquement à ceux d’un inventaire physique : il s’agit d’aller voir sur place si les 15 bouteilles sont bien là. 4.2. L’évaluation de la valeur des stocks Les éléments constitutifs des coûts d’entrée peuvent enregistrer, au cours d’une même période, des variations plus ou moins importantes, du fait d’un éléments externe (prix d’achat, par exemple), ou d’un élément interne (par exemple : variation des quantités consommées pour une période donnée, variation des salaires, etc). Il en résulte que les entrées successives de matières ou de produits finis en magasin au cours d’une période donnée ne sont pas nécessairement chiffrées à une même valeur unitaire. Comment, dans ces conditions, calculer la valeur unitaire à appliquer aux sorties de matières et de produits semi-finis ou finis ? Il est, en effet, pratiquement impossible, le plus souvent, d’isoler matériellement dans le magasin les quantités correspondant aux différentes entrées d’une même matière, ou d’un lot de produits finis, afin de déterminer à quelles entrées correspondront les sorties du magasin. Les entreprises utilisent diverses méthodes pour calculer la valeur des sorties de stock. Parmi les méthodes traditionnelles on distingue : *Les méthodes dites d’épuisement des lots ; *La méthode du coût moyen pondéré. Le Plan Comptable laisse à l’entreprise le choix de la méthode. Gestion des approvisionnements 4.2.1. Méthode d’épuisement des lots a- Méthode dite du « premier entré, premier sorti » ou F.I.F.O (First in, First out) Cette méthode considère que les matières ou les produits entrés les premiers doivent sortir les premiers. On évalue donc les sorties de magasin au coût des entrées les plus anciennes. Par voie de conséquence, en fin de période, le solde en magasin (stock existant) est chiffré au coût des entrées les plus récentes. b- Méthode dite du « dernier entré, premier sorti » ou L.I.F.O (Last in, First out) Cette méthode est très exactement l’inverse de la précédente. Elle considère que ce sont les produits entrés les derniers qui doivent être sortis les premiers. On évalue donc les sorties de magasin au coût des entrées les plus récentes. Par voie de conséquence, en fin de période, le solde en magasin est chiffré au coût des entrées les plus anciennes. 4.2.2. Méthode du coût pondéré (C.M.P) Cette méthode consiste dans son principe à calculer pour chaque nature de matières ou de marchandises le coût moyen unitaire pondéré en divisant le coût total des entrées successives par leur quantité totale et à appliquer ce coût ainsi déterminé aux sorties de la période considérée. uploads/Management/ l-x27-entreprise-et-gestion-dentreprise-2.pdf