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Un manuel pour la gestion efficace du club T O A S T M A S T E R S I N T E R N

Un manuel pour la gestion efficace du club T O A S T M A S T E R S I N T E R N A T I O N A L eSecrétaire, L c’est vous! Un manuel pour la gestion efficace du club Révision par Odile Pétillot et Pierre Desrochers, 2006 Comité de traduction du District 61 Sous la direction de Pierre Desrochers © Toastmasters International Inc., 2006 © Toastmasters International Inc., traduction française 2006 P.O. Box 9052, Mission Viejo, CA 92690, U.S.A. (949) 858-8255 • Fax: (949) 858-1207 www.toastmasters.org © 2006. Tous droits réservés, y compris la reproduction de cette publication en totalité ou en partie, et sous quelque forme que ce soit, sans l’autorisation écrite provenant du siège social de Toastmasters International. The Toastmaster et l’emblème de Toastmasters International sont des marques de Toast - masters International enregistrées aux États-Unis d’Amérique, au Canada et dans plusieurs autres pays. Nº de catalogue FR1310E Imprimé aux États-Unis T O A S T M A S T E R S I N T E R N A T I O N A L eSecrétaire, L c’est vous! 2 L E S E C R É T A I R E , C ’ E S T V O U S ! Notes des traducteurs : • Afin de ne pas alourdir le texte et conformément aux règles de la grammaire française, le masculin générique à valeur de neutre est utilisé dans le présent document manuel sans motifs discriminatoires. • Tous les prix sont en dollars US. • En général, les numéros entre parenthèses font référence au numéro d’article du Toastmasters International Supply Catalog (Catalogue de fournitures de Toastmasters International), version papier ou électronique (Online Store), les lettres FR précédant les chiffres indiquent que le document est disponible en langue française. L E S E C R É T A I R E , C ’ E S T V O U S ! 3 La mission du club La mission du club Toastmasters est d’offrir un environ- nement d’apprentissage dans lequel les membres s’encou - ragent mutuellement de façon positive afin de permettre à chacun d’améliorer ses capacités de communicateur et de leader, ce qui générera confiance en soi et développement personnel. La mission de Toastmasters International Toastmasters International est la plus importante association mondiale dont le but est de faire de la communication orale efficace une réalité à l’échelle du globe. Toastmasters offre à tous la possibilité de maîtriser l’art d’écouter, de penser et de parler – des compétences vitales qui facilitent la réalisation personnelle, accroissent le potentiel de leader en chacun de nous, stimulent la compréhension entre humains, et contribuent ainsi à l’amélioration de notre société. Dans l’esprit de cette mission, il est essentiel que Toastmasters International continue d’étendre constamment son réseau de clubs afin d’offrir à un plus grand nombre de personnes, l’avantage de ses programmes. 4 L E S E C R É T A I R E , C ’ E S T V O U S ! Ê tre un Toastmaster signife plus que se concentrer simplement sur son développement personnel. Tous et chacun qui adhèrent à un club Toastmasters prennent un engagement envers leur club, ses membres et l’association tout entière La Promesse du Toastmaster En tant que membre de Toastmasters International et de mon club, je promets ... • D’assister régulièrement aux réunions du club. • De préparer de mon mieux tous mes discours et mes pro- jets de leadership selon les projets des manuels de base et avancés du Programme de communication ainsi que du manuel « Devenir un leader ». • De me préparer à mes tâches et de m’en acquitter. • D’offrir à mes camarades des évaluations constructives et utiles. • De contribuer, au sein du club, au maintien d’un envi- ronnement positif et amical nécessaire à l’apprentissage et au développement de tous les membres. • De servir mon club en tant que dirigeant si l’on me demande de le faire. • De traiter avec respect et courtoisie mes camarades Toastmasters et nos invités. • D’amener des invités aux réunions du club pour leur montrer quels avantages ils pourraient retirer en adhérant. • De me conformer aux directives et aux règles de tous les programmes de forma- tion et de reconnaissance des mérites de Toastmasters. • De maintenir dans toutes les activités Toastmasters un niveau d’excellence fondé sur l’honnêteté. L E S E C R É T A I R E , C ’ E S T V O U S ! 5 ommaire S 6 Le secrétaire, c’est vous! 7 Les étapes pour réussir 7 Formation des dirigeants de club 7 Maintenir à jour la liste des membres 8 Avertir le siège social de tout changement - Membres du Comité de direction (Bureau) 9 Gérer la correspondance du club 9 Gérer la documentation du club 10 Procès-verbaux 10 Participer aux réunions du Comité de direction (Bureau) 10 Prévoir votre remplacement en cas d’absence 10 Former votre successeur 11 Le Programme du Club remarquable 13 L’occasion de démontrer votre leadership 14 Calendrier/Liste de vérification du secrétaire 17 Annexes 18 Outils pour réussir 19 Compte-rendu d’une réunion régulière 21 Procès-verbal d’un comité 23 Fiche de renseignements sur les clubs et leurs dirigeants 24 L’équipe des dirigeants de votre club 27 Amender les statuts et règlements de votre club 29 L’organisation Toastmasters 30 Le siège social de Toastmasters International-Références 31 Index 6 L E S E C R É T A I R E , C ’ E S T V O U S ! À titre de secrétaire, vous devez tenir à jour des dossiers détaillés et précis sur les activités du club, y compris la liste des membres et la correspondance avec le siège social et tout autres correspondants. Le poste de secrétaire entraîne certes de nombreuses responsabilités, mais il est en même temps très gratifiant. Tout au long de votre mandat, vous aurez l'occasion d'ac- quérir et de mettre en pratique des techniques de leader- ship qui pourront vous être utiles dans la vie courante. Vous apprendrez à définir des objectifs, à préciser les moyens pour les atteindre, à élaborer des stratégies, à déléguer des tâches et à récompenser les gens pour leurs efforts. Vous travaillerez au sein d'une équipe constituée du président, du vice-président à la formation, du vice- président au recrutement, du vice-président aux relations publiques, du secrétaire, du trésorier, de l’huissier et du président sortant. Il vous incombe à tous de rendre votre club dynamique et agréable pour tous ses membres et de devenir un Club remarquable. Vous y parviendrez par la tenue de réunions efficaces du comité de direction, par la détermination précise des objectifs recherchés, par une planification appropriée et par un suivi méthodique des progrès accomplis. En planifiant votre mandat, vos activités et vos objec- tifs, souvenez-vous que Toastmasters est une association à caractère bénévole. Comme toute organisation de ce type, elle dispose de fonds limités. Il arrive que les mem- bres bénévoles ne soient pas remboursés pour certaines dépenses encourues pendant l'exercice de leurs fonc- tions, comme par exemple des frais de téléphone et de consommation d'essence. Vous devez demander une autorisation avant d'effectuer une dépense et joindre les reçus et autres documents requis lors de la réclamation. Vous trouverez dans ce manuel tous les renseigne- ments essentiels dont vous avez besoin : • un aperçu de vos responsabilités en tant que secré- taire ; • des explications détaillées sur la façon d'assumer ces responsabilités ; • des techniques de leadership appropriées ; • une description de votre rôle aux réunions du club ; • en annexe, la liste des fournitures pour vous aider à remplir votre mandat. Ce manuel vous sera donc précieux tout au long de votre mandat. Cependant, il ne constituera pas votre seule source de renseignements. En effet, ce manuel fait référence, au fil des pages, à des documents que vous aurez probablement avantage à consulter et que vous pouvez commander au siège social. Vous trouverez en annexe la liste exhaustive de ces documents. Le Calendrier/Liste de vérification vous sera particulière- ment utile, il montre les activités et événements qui vous concernent mois par mois. Les programmes de forma- tion des dirigeants de club organisés par votre district, traités ci-après, sont également disponibles. e secrétaire, c’est vous ! L L E S E C R É T A I R E , C ’ E S T V O U S ! 7 Hors des réunions du club : 1. Participer aux sessions de formation organisées par le district. 2. Tenir à jour la liste des membres et la remettre au trésorier pour lui permettre d'envoyer les cotisations au siège social. 3. Transmettre la liste des dirigeants du club au siège social dans les dix jours suivant l'élection, soit en ligne, par le site Web ou par courrier électronique. De plus, avertissez immédiatement le siège social de tout changement concernant un dirigeant du club. 4. Gérer la correspondance du club. 5. Gérer les dossiers du club uploads/Management/ le-secretaire-c-x27-est-vous.pdf