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GipCar – Gestion du parc de véhicules 24/09/08 - 1/31 Gestion de parc de véhicu

GipCar – Gestion du parc de véhicules 24/09/08 - 1/31 Gestion de parc de véhicules logimot 155-157 cours Berriat 38028 Grenoble cedex 1 FRANCE Téléphone : (+33) (0)4.76.70.94.70 Fax : (+33) (0)4.76.70.93.22 E-mail : info@logimot.com Site Web : www.logimot.com GipCar – Gestion du parc de véhicules 24/09/08 - 2/31 logimot 155-157 cours Berriat 38028 Grenoble cedex 1 FRANCE Téléphone : (+33) (0)4.76.70.94.70 Fax : (+33) (0)4.76.70.93.22 E-mail : info@logimot.com Site Web : www.logimot.com Table des matières 1 - Présentation du logiciel……………………………………………………. Page 3 2 - La gestion du parc de véhicules…………………………………………. Page 5 Description d’un véhicule Généralités……………………………… Page 6 Informations Techniques……………… Page 7 Photographie…………….……………… Page 7 Entretiens planifiés………..…………… Page 8 Liens entre véhicules…………………. Page 8 Description d’engins………………….. Page 9 Etat d’un véhicule………………………. Page 9 Les cartes….……………………………. Page 10 Informations d’acquisition..……………. Page 11 Assurance…….…………………………. Page 11 Les sinistres…..…………………………. Page 12 Les interventions…..……………………. Page 12 Les utilisations………………..…………. Page 13 Les amendes……………..…………. Page 14 Les réservations…………………………. Page 14 Les consommations.……………………. Page 15 Les budgets……………..………………. Page 15 Les dépenses et recettes………………. Page 16 Le plus de données…..…………………. Page 17 Les opérations.…………………………. Page 17 Commentaires……..……………………. Page 18 3 - Gestion par thèmes………………………………………………………….Page 19 4 - Les Entités………………………………………………………………..…. Page 20 5 - Les Tiers……….……………………………………………………………. Page 21 6 - Le personnel………………………………………………………………… Page 21 7 - Les utilisateurs de GipCar………………………………………………… Page 22 8 - Les stocks de pièces détachées et consommables..………………. Page 23 9 - Les événements et la main-courante……………………………………. Page 25 10 - Les éditions………………………………………………………………….. Page 26 11 – Le Requêteur (version simplifiée)……………………………………….. Page 27 12 - Le Requêteur (version avancée)…….…………………………………… Page 28 13 – Les Analyse de données………………………………………………….. Page 29 14 – GipCar c’est aussi……………..………………………………………….. Page 30 15 - Aspects techniques de GipCar………………………………………….. Page 30 GipCar – Gestion du parc de véhicules 24/09/08 - 3/31 1 – Présentation GipCar est un logiciel de gestion du parc de véhicules de l'entreprise. Il permet : - la description des véhicules constituant le parc de l'entreprise: o Immatriculation, informations sur la carte grise, o Affectation dans l’entreprise, o Utilisation : véhicule de fonction ou de service, o type de véhicule : voiture, fourgon, camion,... o marque, modèle, puissance, nombre de places, énergie,..... o longueur, largeur, hauteur, poids,..... o équipements : climatisation, pneus spéciaux,..... o photographie, o mode d'acquisition: achat, location courte, leasing, location longue durée, o pour véhicule en location : informations sur le loueur et le contrat, o informations sur le contrat d'assurance, o dates: d'acquisition, de 1ère mise en circulation, o Détenteur du véhicule, chauffeur attitré ou occasionnel, o Description générale de l’état d’un véhicule : dysfonctionnements, problèmes de carrosserie,….. o particularités de gestion pour les véhicules de type engin : pelles mécaniques, grues, remorques….. o possibilité de rattachement de véhicules entre eux : une remorque avec un camion…. o Echéancier des entretiens et contrôles techniques prévus, o Gestion du kilomètrage, o Gestion de l’historique des détenteurs de véhicules de fonction, o Gestion des taxes associées : vignette, patente,….. (suivant le pays d’origine), etc..... - l'enregistrement des utilisations faites des véhicules : Qui a utilisé un véhicule, à quelle date et dans quel but ? - la gestion des interventions sur les véhicules : o pour réparations, o pour révisions, o pour contrôles techniques, etc..... - la gestion des consommations des véhicules : o carburant, o péages autoroutiers, o abonnements, etc..... - la gestion des amendes, - l'enregistrement des budgets et des dépenses pour chaque véhicule et pour chaque nature de charges: o carburant, o entretiens et réparations, o assurance, GipCar – Gestion du parc de véhicules 24/09/08 - 4/31 o péages autoroutiers, etc... - la gestion des stocks de consommables et de pièces détachées, - la gestion des réservations des véhicules, avec des possibilités d'éditions de plannings graphiques, - la gestion des contrats d'assurances des véhicules et des sinistres, - la gestion de documents de type traitement de texte, tableur, image, PDF.....associés à chaque véhicule, contrat, fournisseur. Des fonctionnalités supplémentaires sont également prévues : - l'édition à tout moment d'états pré-programmés, - la production instantanée d’Analyses et d’Extractions des données, - l'utilisation d'un requêteur permettant : o la confection d'états non prévus au catalogue, o l'extraction des données pour production de fichiers à destination d'un tableur, o la production de graphiques, o - etc..... - une analyse d'événements : C'est une procédure automatique provoquant l'analyse des données de l'application, pour information des utilisateurs de certains actions à prendre. Exemples : - un contrôle technique est prévu à une certaine date pour un véhicule, quelques jours avant cette date, une alerte est positionnée ! Ces alertes sont positionnées dans un fichier spécial : la main-courante ! - la possibilité d' envoi de messages via le système de messagerie de l'entreprise, notamment utilisé dans la gestion des réservations, - la possibilité de programmer l'édition automatique de certains états fréquemment utilisés : les scénarios d'impression ! - une gestion d'utilisateurs, permet de restreindre l'accès à GipCar et à certaines fonctionnalités ! GipCar – Gestion du parc de véhicules 24/09/08 - 5/31 2 - La gestion des véhicules L’accès aux véhicules et aux données qui sont associées s’effectue simplement depuis un écran unique de gestion : Sur cet écran est listé l’intégralité du parc de véhicule et une série de boutons donnent accès aux données associées à chaque véhicule : - Utilisations, - Consommations, - Interventions, - Réservations, - Coûts engendrés, - Amendes, - Etc….. Des boutons situés en haut de l’écran permettent la gestion des fichiers généraux : - fichier des fournisseurs : Concessionnaires automobiles, Compagnies d’assurance, Loueurs de véhicules, Compagnies pétrolières, Sociétés d’autoroutes, ….. - fichier du personnel de l’établissement : Pour la gestion des chauffeurs, des utilisateurs des véhicules, des réservations. GipCar est pourvu d’une fonctionnalité d’intégration d’un fichier du personnel. - fichier des entités : GipCar – Gestion du parc de véhicules 24/09/08 - 6/31 Utilisatrices des véhicules : Agences, Services, Usines, Succursales,….. - Fichier des stocks de pièces détachées ou consommables : Courroies, Bougies, Pneumatiques, Huile, Produit divers,….. Pour obtenir la description d’un véhicule, un double-clic dans la liste suffit ! Description d’un véhicule Ci-dessous, les images des écrans donnent un aperçu des informations de description d’un véhicule : Cet écran est composé d’un zone d’onglets, chaque onglet donne accès à des informations spécifiques ou à des données rattachées. Dans la barre de menu de cet écran, des boutons permettent : - d’assurer la gestion des documents associés au véhicule : La gestion des document permet d’associer à un véhicule des documents de type traitement de texte, tableur ou image. Ainsi des courriers à échanger avec un concessionnaire automobile peuvent être rédigés (par le traitement de texte standard de l’établissement), ils seront conservés et accessibles par un simple clic sur le bouton approprié ! - d’éditer une fiche de description du véhicule : Elle reprend la description complète du véhicule. - d’éditer une fiche de l’état actuel du véhicule : Elle contient tous les incidents et dégradations relevés sur un véhicule. GipCar – Gestion du parc de véhicules 24/09/08 - 7/31 - d’éditer une fiche livre de bord : Celle-ci est à placer dans le véhicule et le personne l’utilisant se doit de remplir cette fiche pour l’utilisation qu’elle a faite du véhicule. Le premier onglet : Description, décrit les informations principales d’un véhicule. Description d’un véhicule, onglet : Informations techniques Description des informations techniques d’un véhicule. GipCar – Gestion du parc de véhicules 24/09/08 - 8/31 Description d’un véhicule, onglet : Photographie Description d’un véhicule, onglet : Entretiens planifiés GipCar – Gestion du parc de véhicules 24/09/08 - 9/31 Cet écran affiche la liste des entretiens et contrôles prévus pour un véhicule, ces informations sont utilisées dans le mécanisme général de GipCar de traitement des événements. Quelques jours avant une date de prochain contrôle une information de rappel est placée dans le fichier des actions à mener : La main-courante ! Description d’un véhicule, onglet : Liens Les données de cet écran permettent le lien de véhicules entre eux: - une remorque est associée à une voiture, - une pelle mécanique est associée à un camion contenant une plate-forme de transport, etc….. Description d’un véhicule, onglet : Engins Cet onglet permet la description d'informations techniques spécifiques liées à des engins. Description d’un véhicule, onglet : Etat du véhicule Cet onglet permet une représentation graphique des incidents et dégradations relevés sur le véhicule. GipCar – Gestion du parc de véhicules 24/09/08 - 10/31 En cliquant dans l’image sur le nom d’un élément du véhicule (porte, feu, aile, moteur,…..), la liste des éléments du véhicule est alors positionnée sur l’élément sélectionné. Dans la ligne ainsi obtenue, on peut ainsi noter un dysfonctionnement, une dégradation,….. Dans l’image chaque élément pour lequel un état à été relevé, est repéré par un rond rouge. Lors de la validation de l’introduction d’une utilisation, l’état noté dans l’onglet ci-dessus est automatiquement reporté sur l’onglet : état de l’écran de description du véhicule. Description d’un véhicule, onglet : Cartes GipCar – Gestion du parc de véhicules 24/09/08 - 11/31 Dans cet onglet, sont notés les numéros des cartes équipant le véhicule : uploads/Management/ logimot-gestion-de-parc-de-vehicules.pdf