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INSPECTION GENERALE DES FINANCES MANUEL DE PROCEDURES POUR LA REALISATION DES M

INSPECTION GENERALE DES FINANCES MANUEL DE PROCEDURES POUR LA REALISATION DES MISSIONS Page 1 sur 55 STRATEGIE D’INTERVENTION / MANUEL DE PROCEDURES A jour et imprimé le 25/04/14 MANUEL DE PROCEDURES POUR LA REALISATION DES MISSIONS 2010 INSPECTION GENERALE DES FINANCES DIRECTION DE CONTROLE DES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES (DCAP) DIRECTION DE SURVEILLANCE DES CAPITAUX PUBLICS (DSCP) UNITE DE CONSEIL ET D’AUDIT INTERNE (UCAI) Ministère de l’Economie et des Finances - HAITI INSPECTION GENERALE DES FINANCES MANUEL DE PROCEDURES POUR LA REALISATION DES MISSIONS Page 2 sur 55 STRATEGIE D’INTERVENTION / MANUEL DE PROCEDURES A jour et imprimé le 25/04/14 SOMMAIRE 1-DISPOSITIONS LEGALES RELATIVES A L’IGF-------------------------------------------------------------------------------7 1.1. MISSIONS ET ATTRIBUTIONS-----------------------------------------------------------------------------------------------------7 1.2. DISPOSITIONS RELATIVES AUX DIRECTIONS TECHNIQUES ET UNITES------------------------------------------------8 1.2.1.- UNITE DE CONSEIL ET D’AUDIT INTERNE------------------------------------------------------------------------------8 1.2.2.- DIRECTION DE CONTROLE DES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES-------------------------------------------------8 1.2.3.- DIRECTION DE SURVEILLANCE DES CAPITAUX PUBLICS------------------------------------------------------------9 2.- PHILOSOPHIE ET STRATEGIES DE L’INSPECTION GENERALE DES FINANCES _____________________ 11 2.1.- MISE EN CONTEXTE ____________________________________________________________________ 11 2.2.- JUSTIFICATION ________________________________________________________________________ 11 2.3.- OBJECTIFS ___________________________________________________________________________ 11 2.3.1.- OBJECTIF GENERAL _______________________________________________________________ 11 2.3.2.- OBJECTIF SPECIFIQUES ____________________________________________________________ 11 2.4.- LES GRANDES ORIENTATIONS ____________________________________________________________ 13 2.5.- SUIVI DE LA MISSION ET DES RECOMMANDATIONS __________________________________________ 13 2.6.- RENFORCEMENT DES CAPACITES D’INTERVENTION DE L’IGF ___________________________________ 14 2.6.1.- RESSOURCES HUMAINES ___________________________________________________________ 14 2.6.2.- RESSOURCES MATERIELLES _________________________________________________________ 14 2.6.3.- AMENAGEMENT LOCAUX __________________________________________________________ 14 2.6.4.- CODE D’OPERATIONS _____________________________________________________________ 15 2.7.- ACCES AUX INFORMATIONS DE L’IGF ______________________________________________________ 15 3.- CONSIDERATIONS ADMINISTRATIVES __________________________________________________ 15 3.1.- TACHES DU PERSONNEL TECHNIQUE, ADMINISTRATIF ET DE SOUTIEN DANS LE CADRE D’UNE MISSION 17 3.1.1.- TACHES DU PERSONNEL TECHNIQUE _________________________________________________ 17 3.1.2.- TACHES DU PERSONNEL ADMINISTRATIF ______________________________________________ 17 3.1.3.- TACHES DU PERSONNEL DE SOUTIEN _________________________________________________ 17 3.2.- ASPECT ADMINISTRATIF DES DOSSIERS EN CHARGES _________________________________________ 18 3.3.- REUNION HEBDOMADAIRE AVEC LES INSPECTEURS __________________________________________ 18 3.4.- RAPPORT MENSUEL TRANSMIS A LA DIRECTION GENERALE ____________________________________ 18 3.5.- EQUIPE D’AUDITEURS A CONSTITUER POUR CHAQUE MISSION _________________________________ 19 3.6.- DELAI POUR LA REMISE DU RAPPORT APRES CHAQUE MISSION ________________________________ 19 INSPECTION GENERALE DES FINANCES MANUEL DE PROCEDURES POUR LA REALISATION DES MISSIONS Page 3 sur 55 STRATEGIE D’INTERVENTION / MANUEL DE PROCEDURES A jour et imprimé le 25/04/14 3.7.- PRESENTATION DU RAPPORT DE MISSION A LA DIRECTION GENERALE __________________________ 19 3.8.- FORMATION ET MISE A NIVEAU DES INSPECTEURS ___________________________________________ 19 4.- TYPES DE MISSION ET DEFINITION DES TERMES __________________________________________ 22 4.1.- MISSIONS D’AUDIT _____________________________________________________________________ 22 4.1.1.- TYPES D’AUDIT __________________________________________________________________ 22 4.1.2.- APPROCHE METHODOLOGIQUE _____________________________________________________ 23 4.1.3.- PROCEDURES ____________________________________________________________________ 23 4.2.- MISSION DE CONTROLE _________________________________________________________________ 24 4.2.1.- TYPES DE CONTROLE : _____________________________________________________________ 24 4.2.2.- APPROCHE METHODOLOGIQUE _____________________________________________________ 27 4.2.3.- PROCEDURES ___________________________________________________________________ 27 4.3.- MISSION D’ENQUETE ___________________________________________________________________ 28 4.3.1.- APPROCHE METHODOLOGIQUE _____________________________________________________ 28 4.3.2.- PROCEDURES ____________________________________________________________________ 28 4.4.- MISSION D’OPINION ET AVIS _____________________________________________________________ 28 4.4.1-APPROCHE METHODOLOGIQUE ______________________________________________________ 29 4.4.2-PROCEDURES : ____________________________________________________________________ 29 4.5.- MISSION D’ANALYSE SYSTEMIQUE ________________________________________________________ 29 4.5.1- APPROCHE METHODOLOGIQUE _____________________________________________________ 30 4.5.2-PROCEDURES : ____________________________________________________________________ 25 3.6.- MISSION D’EVALUATION DE POLITIQUE PUBLIQUE ___________________________________________ 25 3.6.1-APPROCHE METHODOLOGIQUE ______________________________________________________ 26 3.6.2-PROCEDURES : ____________________________________________________________________ 26 4.7.- SUIVI DE RAPPORT DE MISSION __________________________________________________________ 31 4.7.1.- APPROCHE METHODOLOGIQUE _____________________________________________________ 31 4.7.2.- PROCEDURES ____________________________________________________________________ 31 4.8.- contrôle de la gestion INTERNE DE L’IGF (par l’UCAI) __________________________________________ 32 4.8.1.- APPROCHE METHODOLOGIQUE ____________________________________________________ 32 4.8.2.- PROCEDURES ____________________________________________________________________ 32 4.9.- MISSION D’ACCOMPAGNEMENT__________________________________________________________ 33 4.9.1.- APPROCHE METHODOLOGIQUE ____________________________________________________ 33 4.9.2.- PROCEDURES ____________________________________________________________________ 34 5.- INITIATION D’UNE MISION ___________________________________________________________ 36 5.1.- PROGRAMMATION STRATEGIQUE / OPERATIONNELLE ________________________________________ 36 5.1.1.- PROCESSUS D’INITIATION __________________________________________________________ 36 5.2.- REQUETE PONCTUELLE _________________________________________________________________ 36 INSPECTION GENERALE DES FINANCES MANUEL DE PROCEDURES POUR LA REALISATION DES MISSIONS Page 4 sur 55 STRATEGIE D’INTERVENTION / MANUEL DE PROCEDURES A jour et imprimé le 25/04/14 5.2.1.- PROCESSUS D’INITIATION __________________________________________________________ 36 6.- LES ETAPES DE REALISATION D’UNE MISSION ____________________________________________ 38 6.1.- PREPARATION DE LA MISSION ___________________________________________________________ 38 6.1.1.- REUNION PREPARATOIRE - (EQUIPE DE LA MISSION) ___________________________________ 38 6.1.1.1.- Définition des objectifs de la mission ___________________________________________________ 38 6.1.1.2.- Elaboration du cadre d’intervention ____________________________________________________ 38 6.1.1.3.- Méthodologie de la mission ___________________________________________________________ 38 6.1.1.4.-Responsabilités des membres de l’équipe la mission _______________________________________ 39 6.1.1.5.- Planification entrevues et visites de terrain ______________________________________________ 40 6.1.2.- ORGANISATION DE LA MISSION – (MATERIELS ET FOURNITURES) _________________________ 40 6.1.2.1.- Collecte informations préalables _______________________________________________________ 40 6.1.2.2.- Préparation des outils de mission ______________________________________________________ 41 6.1.2.3.- Préparation et expédition des correspondances de formalisation de la mission _________________ 42 6.1.2.4.- Organisation de la logistique du déplacement ____________________________________________ 42 6.1.2.5.- Rapport d’étape/ Document de support à la phase terrain __________________________________ 42 6.2.- REALISATION DE LA MISSION ____________________________________________________________ 43 6.2.1.- REUNION ET INVENTAIRES _________________________________________________________ 43 6.2.1.1.- Lancement de la mission- Réunion avec l’encadrement stratégique de l’entité __________________ 43 6.2.1.2.- Rencontre avec l’encadrement opérationnel et le personnel de l’entité sous observation. _________ 43 6.2.1.3.- Etat des lieux cueillette de données ____________________________________________________ 43 6.2.1.4.- Rencontres avec d’autres concernés- (interne- externe) ____________________________________ 44 6.2.1.5.- Collecte d’informations complémentaires _______________________________________________ 44 6.2.2.- RESTITUTION INFORMATIONS- (SUR LE TERRAIN) ______________________________________ 44 6.2.2.1.- Classement préliminaire des informations _______________________________________________ 44 6.2.2.2.- Constats préliminaires- Inventaire des problèmes _________________________________________ 44 6.2.2.3.- Réunion de validation des informations- Précisions et corrections ____________________________ 44 6.2.2.4.- Rapport d’étape ____________________________________________________________________ 45 6.2.2.5.- Réunion clôture- Phase « terrain » _____________________________________________________ 45 6.3.- RAPPORT DE MISSION __________________________________________________________________ 45 6.3.1. LA REDACTION DU RAPPORT DE MISSION ____________________________________________ 45 6.3.1.1.- Classement des informations __________________________________________________________ 45 6.3.1.2.- Analyse des informations _____________________________________________________________ 45 6.3.1.3.- Rédaction du rapport intérimaire ______________________________________________________ 45 6.3.1.4.- Analyse des réactions au rapport intérimaire _____________________________________________ 46 6.3.1.5.- Rédaction du rapport final ____________________________________________________________ 46 6.3.1.6.- Montage fichier d’informations (Enregistrement)__________________________________________ 46 6.3.2.- LA TRANSMISSION DU RAPPORT DE MISSION _________________________________________ 46 6.3.2.1.- Transmission du rapport intérimaire (RI) à l’ordonnateur de mission __________________________ 47 6.3.2.2.- Transmission du rapport intérimaire (RI) à l’entité sous observation et aux principaux intervenants _ 47 6.3.2.3- Transmission officieuse de la synthèse du rapport final (RF) intégrant les réactions de l’entité _____ 47 6.3.2.4- Présentation du rapport (RF) à l’ordonnateur de la mission __________________________________ 47 6.3.2.5- Transmission du rapport final aux parties concernées, incluant recommandations de la mission ____ 47 INSPECTION GENERALE DES FINANCES MANUEL DE PROCEDURES POUR LA REALISATION DES MISSIONS Page 5 sur 55 STRATEGIE D’INTERVENTION / MANUEL DE PROCEDURES A jour et imprimé le 25/04/14 6.4.- SUIVI ET EVALUATION DES RECOMMANDATIONS (PHASE POST-MISSION) ________________________ 48 6.4.1- RECEPTION DU PLAN D’ACTION ELABORE PAR L’INSTITUTION CONCERNEE __________________ 48 6.4.1.1- Rédaction du calendrier de suivi et transmission aux parties concernées _______________________ 48 6.4.1.2- Préparation d’une grille d’évaluation pour apprécier les améliorations apportées par l’institution __ 48 6.4.1.3- Visite de suivi post évaluation- Selon le calendrier d’activités de l’IGF __________________________ 49 6.4.1.4- Rapport de suivi-rencontre avec le management stratégique ________________________________ 49 7.- LE RAPPORT DE MISSION ____________________________________________________________ 51 7.1.- OBJECTIFS DU RAPPORT DE MISSION ______________________________________________________ 51 7.2.- PRINCIPES GENERAUX DU RAPPORT DE MISSION ____________________________________________ 51 7.3.- COMPOSITION DU RAPPORT DE MISSION __________________________________________________ 52 ANNEXE DECRET CREANT L’IGF__________________________________________________________________56 INSPECTION GENERALE DES FINANCES MANUEL DE PROCEDURES POUR LA REALISATION DES MISSIONS Page 6 sur 55 STRATEGIE D’INTERVENTION / MANUEL DE PROCEDURES A jour et imprimé le 25/04/14 1- DISPOSITIONS LEGALES RELATIVES A L’IGF 1.1. MISSIONS ET ATTRIBUTIONS-----------------------------------------------------------------------------------------------------7 1.2. DISPOSITIONS RELATIVES AUX DIRECTIONS TECHNIQUES ET UNITES------------------------------------------------8 1.2.1.- UNITE DE CONSEIL ET D’AUDIT INTERNE------------------------------------------------------------------------------8 1.2.2.- DIRECTION DE CONTROLE DES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES-------------------------------------------------8 1.2.3.- DIRECTION DE SURVEILLANCE DES CAPITAUX PUBLICS------------------------------------------------------------9 INSPECTION GENERALE DES FINANCES MANUEL DE PROCEDURES POUR LA REALISATION DES MISSIONS Page 7 sur 55 STRATEGIE D’INTERVENTION / MANUEL DE PROCEDURES A jour et imprimé le 25/04/14 1-DISPOSITIONS LEGALES RELATIVES A L’IGF 1.1. MISSIONS ET ATTRIBUTIONS DE L’IGF Article 2 : L'IGF a pour missions :  de vérifier, contrôler, assurer l’audit technique, administratif, financier et comptable à priori et à posteriori sur l’ensemble de l’Administration publique nationale,  d’étudier toutes questions, d’exécuter toute mission relative aux finances publique, à la comptabilité publique, aux programmes d’investissement public, aux marchés publics, aux patrimoines de l’Etat et des Collectivités locales ainsi que celles liées à la discipline budgétaire et financière. Article 3 : L'IGF joue également auprès du Ministre de l’Économie et des Finances le rôle de conseil et, à ce titre, produit des recommandations dans tous domaines relevant de sa compétence. Article 4 : Sur instruction du Ministre du MEF, l’IGF peut, à titre exceptionnel, réaliser toute étude, mener toute enquête liée à son domaine de compétence sans préjudicier au principe constitutionnel de l’indépendance des pouvoirs. Article 5 : Les attributions générales de l'IGF sont les suivantes: - Veiller au respect et à l’application des normes et procédures de comptabilité publique, telles que définies dans le Décret sur la Préparation et l’Exécution des Lois de Finances et l’Arrêté du 16 Février 2005 portant Règlement Général de la Comptabilité Publique; - S’assurer du rapprochement entre la comptabilité Centrale du Trésor Public et la comptabilité des Administrations publiques ; - Vérifier périodiquement l'état du compte général et des comptes spéciaux du Trésor ; - S’assurer, avant la soumission des comptes annuels aux formalités d’approbation administrative, juridictionnelle et parlementaire, de la conformité des écritures passées et des documents établis avec les normes et procédures en vigueur; - Assurer la vérification de la gestion des ordonnateurs des ministères, des collectivités territoriales, et des organismes publics, entreprises publiques ou mixtes; - Assurer la vérification de la gestion financière et comptable de tout organisme qui reçoit une subvention du Trésor Public ou d’un organisme uploads/Management/ mesicic4-hti-igf-man-pdf.pdf