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LES METHODES ET OUTILS DE GESTION MODULE 5 CNUCED/TrainForTrade - «Certificat d

LES METHODES ET OUTILS DE GESTION MODULE 5 CNUCED/TrainForTrade - «Certificat de Gestion Moderne des Ports ». Version septembre 2004 UN Copyright 2004 68 SOUS MODULE 5c - L'INFORMATISATION ET L'EDI DANS LES PORTS Avec le développement considérable des échanges internationaux, l'information est devenue de nos jours un facteur vital de tout système de production. Toute organisation a besoin en permanence d'obtenir, d'analyser, et d'échanger de l'information. Et pourtant, l'information ne peut être traitée comme les autres ressources si l'on veut exploiter toute sa richesse et gérer sa complexité. En effet, la complexité et le volume des flux d'information augmentent alors que le commerce devient de plus en plus global et que de nouvelles industries et réseaux de distribution apparaissent. Ceci est accéléré par le développement de nouvelles méthodes de production ou stockage qui multiplient le nombre de livraisons demandant fiabilité et régularité. En plus, avec l' "outsourcing" et la sous-traitance, la transmission d'information doit être fiable et rapide pour sa diffusion aux partenaires horizontaux (fournisseurs, producteurs, transporteurs) et verticaux (sous-traitance). Dans ce contexte, le traitement de l'information par des documents écrits s'avère lent, cher et peu fiable, voire impossible à gérer. Ainsi, plus que de la simple technologie, les systèmes d'information constituent de nos jours des outils de production et gestion, permettant la flexibilité de la production, la vitesse des échanges et l'élimination de coûts inutiles de manipulation des marchandises; ils apparaissent comme l'outil d'aide à la décision des gestionnaires. L'information dans les ports La vitesse et la fiabilité des échanges d'information sont essentielles pour coordonner, entre les différents acteurs de la chaîne de transport, le temps et lieu précis des services garantissant les meilleurs résultats, et fournir les informations dont le gestionnaire a besoin pour faire fonctionner le système. A. Flux d'information dans les ports L'information dans un port circule entre les différents acteurs sous forme de flux d'information. Les deux principaux acteurs que sont le transitaire et le consignataire du navire, doivent coordonner les flux d'information provenant de diverses sources. La circulation de l'information dans un port est illustrée par la figure ci-dessous, fournie par le réseau d'information du port de Rotterdam1. Ce schéma montre les différents acteurs et les flux de données circulant entre eux. 1 Site Internet du port de Rotterdam: http://www.port.rotterdam.nl LES METHODES ET OUTILS DE GESTION MODULE 5 CNUCED/TrainForTrade - «Certificat de Gestion Moderne des Ports ». Version septembre 2004 UN Copyright 2004 69 En ce qui concerne les gestionnaires du port, une part importante de leur travail consiste à organiser, planifier et gérer l’utilisation des ressources (personnel, matières, machines, capitaux) selon le schéma suivant. On comprend donc que l’information est nécessaire pour le suivi de toutes ces activités. Le flux d’informations dans une chaîne de rétroaction pour “piloter” une activité Flux d'information du port de Rotterdam Plan Exécution Décision Surveillance Organisation Calendrier Budget Objectifs Instructions Résultats Ecarts Objectifs Objectifs Buts Comparaison (Résultats) (Buts) LES METHODES ET OUTILS DE GESTION MODULE 5 CNUCED/TrainForTrade - «Certificat de Gestion Moderne des Ports ». Version septembre 2004 UN Copyright 2004 70 B. Problèmes d'information dans les ports Un certain nombre de problèmes portuaires récurrents sont liés soit à un manque d'informations, soit à des retards ou des délais trop longs dans l'obtention des informations. Les ports sont en général particulièrement exposés aux problèmes suivants: - les autorités et exploitants portuaires manquent d'information sur les navires et les marchandises dont l'arrivée est prévue, ce qui les empêche de planifier les opérations et de prendre les dispositions administratives et techniques requises. - les autorités portuaires manquent d'informations pour facturer les services relatifs aux navires et aux marchandises, ce qui entraîne des retards dans la livraison de ces dernières. - les exploitants portuaires manquent d'informations sur l'emplacement des marchandises dans le port, ce qui retarde la livraison des marchandises à l'importation ainsi que les opérations de chargement des navires en ce qui concerne les marchandises exportées. - les expéditeurs et les transitaires ne disposent pas des informations et des documents nécessaires pour le dédouanement des marchandises, ce qui retarde leur livraison. - les transporteurs intérieurs manquent d'informations sur les marchandises qui sont disponibles pour la livraison, ce qui entraîne des retards dans la mise à disposition du matériel de transport. - les autorités et exploitants portuaires manquent d'informations sur les marchandises arrivant par route et par rail, ce qui retarde la réception des marchandises et la mise à disposition du matériel de transport intérieur. C. L'appel à l'informatique, les systèmes d'information et l'EDI Avec l'augmentation du volume des échanges et les interactions entre un nombre toujours plus grand d'acteurs, les méthodes traditionnelles de traitement et transmission de l'information (documents écrits, calculs manuels, etc.) sont souvent dépassées, insuffisantes et coûteuses: les échanges prennent beaucoup de temps, requièrent de beaucoup de personnel, les erreurs sont nombreuses. L'utilisation d'ordinateurs permet de résoudre en partie ces problèmes jusqu'au moment où il faut transmettre les résultats aux partenaires. Si cet échange se fait par les méthodes traditionnelles (rapports et formulaires papier, re-entrée manuelle de données), le problème de fond est loin d'être résolu. Les systèmes d'information (avec des données partagées entre utilisateurs et applications) ou l'échange automatisé de données entre ordinateurs apparaissent comme la solution pour le traitement efficace de la ressource "information". Pour un port, on peut identifier deux domaines d'application: - l'informatique et les systèmes d'information pour le traitement de données à l'intérieur du port, c'est-à-dire l'informatique de gestion (masse salariale, personnel, comptabilité et finance, stocks, statistiques et indicateurs, maintenance, etc. jusqu'à l'aide à la décision). LES METHODES ET OUTILS DE GESTION MODULE 5 CNUCED/TrainForTrade - «Certificat de Gestion Moderne des Ports ». Version septembre 2004 UN Copyright 2004 71 Il existe des systèmes industriels de gestion automatiques (contrôle des accès, contrôle à distance,…) - l'échange de données informatisé (EDI, "Electronic Data Interchange") si le transfert de données se fait entre entreprises de la communauté portuaire: le navire, la marchandise, les services annexes, le suivi, etc. SECTION I: L’apport de l'informatique dans les ports A. Généralités : Systèmes d'information (SI) et informatique 1. Equipements informatiques Traditionnellement, l'ordinateur a deux composants principaux: le hardware (matériel) et le software (logiciel). Grâce à eux, il est capable de recevoir une information d'une source externe, de mémoriser cette information, de réaliser des calculs ou opérations avec elle et, finalement, de fournir ou de présenter l'information. Le mot anglais hardware fait référence à la partie "dure" ou matérielle, c'est-à-dire aux éléments physiques, matériels et tangibles: - dispositifs d'entrée: dispositifs permettant d'introduire une information dans l'ordinateur (clavier, scanner, microphone, lecteur de disquettes, lecteur CD-ROM, etc.) - Unité Centrale: se charge de réaliser des calculs et des opérations avec l'information. - dispositifs de mémorisation: dispositifs permettant de garder l'information (disques magnétiques, CD-ROM, disquettes, etc.) - dispositifs de sortie: dispositifs permettant d'extraire l'information de l'ordinateur (écrans, imprimantes, haut-parleurs, etc.) Le terme software désigne la partie intangible ou logique, c'est-à-dire les éléments (programmes) qui permettent que l'ensemble réalise ses fonctions de manière adéquate: - le logiciel d’exploitation: fourni par les fabricants d'ordinateurs, il agit directement sur la machine. - le logiciel de fonctionnalité: il est confectionné par les programmeurs des entreprises pour donner aux ordinateurs les fonctionnalités requises (logiciels d'applications, etc.). En simplifiant2, on peut dire que les ordinateurs peuvent être classés en deux catégories: les ordinateurs personnels les équipements multi-usagers - microprocesseurs Intel (actuellement Pentium IV, Centrino) ou AMD - 64 MB de mémoire vive, jusqu'à 2GB - 60 - GB de disque, jusqu’à 400GB - systèmes d'exploitation: Windows de Microsoft (les plus récents étant -- et - serveurs de données et applications - les configurations comprennent un ample éventail en fonction de l’usage et du nombre d’usagers - systèmes d'exploitation: Windows 2003 Server ou - - de Microsoft), UNIX, LINUX. Dans le cas des ordinateurs pour plus de 1000 2 Il existe aussi les simples terminaux et les équipements spécialisés (par exemple, pour la médecine), qui ne feront pas l'objet de ce cours. LES METHODES ET OUTILS DE GESTION MODULE 5 CNUCED/TrainForTrade - «Certificat de Gestion Moderne des Ports ». Version septembre 2004 UN Copyright 2004 72 WindowsXP); OS/2 d’IBM (très minoritaire), Macintosh (très puissant et très introduit dans un segment minoritaire de la population) et le LINUX. usagers: - principaux fabricants: IBM, Sun, HP, NEC - systèmes d'exploitation: Solaris pour les serveurs, AIX, -AS/400, Windows2003 6 Server. les ordinateurs personnels les équipements multi-usagers - microprocesseurs Intel (actuellement Pentium IV) - 64 MB de mémoire vive, jusqu'à 2GB - 10 GB de disque, jusqu’à 100GB - systèmes d'exploitation: Windows de Microsoft (les plus récents étant Windows 2000 et WindowsXP); OS/2 d’IBM (très minoritaire), Macintosh (très puissant et très introduit dans un segment minoritaire de la population) et le LINUX. - serveurs de données et applications - les configurations comprennent un ample éventail en fonction de l’usage et du nombre d’usagers - systèmes d'exploitation: Windows 2000 Server ou Advanced Server (basé sur l'ancien Windows NT de Microsoft), UNIX, LINUX. Dans le cas des ordinateurs pour plus de 1000 usagers: - principaux fabricants: IBM, Sun, HP uploads/Management/ methodes-et-outils-de-gestion-des-ports.pdf