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TABLE DES MATIERES 1. Introduction ............................................

TABLE DES MATIERES 1. Introduction ................................................................................................................................................... 4 2. Une Préparation efficace ............................................................................................................................... 6 2.1. La connaissance ..................................................................................................................................... 6 2.2. La matrice Enjeu Pouvoir ...................................................................................................................... 8 2.3. Préparer sa négociation ........................................................................................................................ 10 2.4. La grille de préparation ........................................................................................................................ 11 3. Convivialité ................................................................................................................................................. 14 3.1. Un climat favorable à l’échange .......................................................................................................... 14 3.2. Préparer la négociation à venir ............................................................................................................ 14 3.3. Initier la négociation ............................................................................................................................ 15 4. Argumentation ............................................................................................................................................. 17 4.1. Consensus ............................................................................................................................................ 17 4.2. Arguments ........................................................................................................................................... 18 a) Trouver ses arguments ............................................................................................................................. 18 b) Formuler ses arguments ....................................................................................................................... 19 c) Conduire l’entretien ................................................................................................................................. 19 4.3. BATNA ............................................................................................................................................... 21 4.4. Gérer les objections ............................................................................................................................. 22 5. Conclusion ................................................................................................................................................... 24 6. Contrat ......................................................................................................................................................... 26 7. Résumé ........................................................................................................................................................ 28 Ce livre blanc a été rédigé par F.C.A., un cabinet de conseil et de formation en Achats et Supply Chain qui accompagne depuis 2013 des PME industrielles et de grands groupes internationaux autour de leurs enjeux achats, approvisionnement, gestion des stocks, logistique, … Notre offre s’articule autour de 3 métiers : • Formation en supply chain ; • Conseil stratégique : audit de votre performance ou diagnostic de votre organisation ; • Achats opérationnels : conduite de plan d’action, prestations, missions de sourcing ou recrutement. 1. Introduction La négociation est un élément fondamental de notre métier. Parfois de manière un peu caricaturale, on attend de l’acheteur qu’il négocie l’ensemble de ses achats pour que l’entreprise se les procure au meilleur prix. La négociation est une compétence, il y a donc une part d’innée et une part d’acquis. Le tempérament a un rôle à jouer (facilité de communiquer à l’oral, de cacher ses émotions, …) mais nous allons voir dans ces prochaines pages que la négociation repose avant tout sur un ensemble de techniques et méthodes qui permettent d’atteindre son objectif. Avec une bonne préparation et un peu d’entrainement TOUT LE MONDE peut devenir un bon négociateur. Pour faciliter l’apprentissage de ces techniques de négociation nous avons construit une méthode autour des 5C : • Connaissance • Convivialité • Consensus • Conclusion • Contrat Je vous propose que nous les balayions ensemble. 2. UNE PREPARATION EFFICACE Tous les professionnels s’accorderont à dire que la préparation est la partie la plus importante d’une négociation. Les études montrent même que 80% du succès d’une négociation repose sur sa bonne préparation. Ce n’est pas par hasard que les négociateurs du RAID, qui interviennent par exemple en cas de prise d’otage, passent des heures à préparer leur dossier, analyser l’histoire du forcené, parlent à sa famille, … avant d’établir un premier contact. Or certains acheteurs, surtout lorsqu’ils sont doués pour la négociation, ne prennent pas ce temps et se retrouvent à négocier « au talent ». Cela fonctionne la plupart du temps mais le résultat de la négociation est-il satisfaisant ? Oublions un instant les facilités que peuvent avoir certains acheteurs et concentrons-nous sur la technique. La préparation est le socle fondamental d’une négociation réussie, elle nécessite de la méthode, des informations et des réflexes (notamment d’anticipation). C’est pour cela qu’à force d’appliquer nos conseils vous allez progressivement développer des automatismes et améliorer vos compétences en négociation. 2.1. La connaissance Quel est le pouvoir de décision du vendeur ? Quelles sont ses motivations et celles de son entreprise ? Vous ne pourrez connaitre les réponses à ces questions que si vous vous êtes intéressés à votre interlocuteur… Il ne s’agit pas de préparer une négociation mais de préparer toutes vos futures négociations. Comment ? en notant rigoureusement toutes les informations qui vous paraissent pertinentes, dans un support créé pour chaque fournisseur. Cette Fiche de Renseignements Fournisseur (FRS) sera complétée dans le temps, au fur et à mesure de vos échanges avec les fournisseurs et vous pourrez vous en servir lors de vos futures phases de préparation. Voici un exemple de fiche de renseignement fournisseur Un exemple parmi d’autres : connaissez-vous la date de fin d’année fiscale de votre fournisseur ? Lors d’une négociation ou d’un appel d’offre il n’est pas rare que votre fournisseur vous pose la question « Pensez-vous que la commande pourra être passée avant la fin du mois ? » … question qui peut paraître insignifiante mais qui nous donne une intuition : • La fin de mois ne serait-elle pas la fin de son exercice fiscal ? • Le commercial a-t-il atteint l’objectif qui lui permet de toucher une prime ? • Cet objectif concerne-t-il la marge ou le chiffre d’affaire ? Ces intuitions vous donnent un avantage considérable dans la négociation. Par exemple lors d’une mission, l’achat initial d’une machine de 32K€ est passé à 18K car le commercial était en avance sur son résultat « marge » et en retard sur son chiffre d’affaire. Nous avons utilisé le facteur temps (passage de la commande avant le 31 mars) à notre avantage. Collectez donc toutes les informations qui vous paraissent pertinentes sur votre interlocuteur et son entreprise, celles-ci pourraient vous servir lors de prochaine négociation. Quelques exemples d’informations intéressantes : • Organisation hiérarchique (qui est le chef de qui par exemple) • Répartition par secteur d’activité (Sont-ils dépendant d’un secteur d’activité ? travaillent-ils en grande partie pour l’automobile ? Au contraire pour le secteur de la santé ?) • Objectifs de chiffre d’affaires du commercial • … Apprenez aussi à connaitre vos interlocuteurs • Quelles études ont-ils fait ? Sont-ils plutôt techniques, issus du terrain ou autre ? • Quels sont leurs centres d’intérêt en dehors du travail ? Si besoin de détendre l’atmosphère je pourrais rebondir sur ce sujet (un de mes fournisseur était un amateur de planeur, il suffisait de mentionner ce sport pour qu’il retrouve son sourire) • Quel niveau hiérarchique ? Si mon interlocuteur vient en rendez-vous avec son N+1 je prendrais soin de lui présenter mon directeur achats ou le directeur opération en fonction de son niveau hiérarchique. On trouve déjà beaucoup d’informations par recherche GOOGLE ou sur LinkedIn. Ensuite pour une négociation stratégique, dans les journaux économiques nationaux ou régionaux ou utilisez votre réseau (vous avez peut-être une connaissance qui pourrait vous renseigner en « OFF » sur la situation de la société, les enjeux stratégiques du moment, …). Le marché doit aussi vous être familier. S’agit-il d’un marché ouvert, monopolistique ou oligopolistique ? Le marché est-il mature, en déclin ou au contraire en croissance ? N’hésitez pas à relire notre dossier sur le sourcing et l’analyse du marché fournisseur si besoin. Vous devez aussi avoir une bonne connaissance de VOTRE organisation interne. • Comment les achats sont-ils considérés à l’intérieur de votre entreprise ? Par exemple les achats sont-ils au CODIR 1et peuvent-ils influencer les décisions prises sur la stratégie générale ? • Le fournisseur dispose-t-il d’appuis au sein de votre société qui pourraient interférer dans votre négociation ? La connaissance parfaite de votre entreprise, de sa stratégie, des rouages de prises de décisions vous permettra de gagner en efficacité dans votre négociation. 1 Une Direction des Achats membre du CODIR aura plus de facilités pour échanger et partager avec les autres Directions. Un rattachement à une autre Direction au contraire pourrait ralentir la prise de décision. Et enfin vous connaissez-vous suffisamment ? Se connaitre personnellement en tant que négociateur / négociatrice, permet de consolider ses forces et de palier à ses faiblesses. • Par exemple si je sais que j’ai tendance à trop parler en négociation je vais essayer d’y faire attention et de laisser la parole à mon interlocuteur. • Attention aux impairs culturels si je négocie dans une autre langue ou dans un autre pays. Voir notre formation sur la négociation multiculturelle pour plus d’information. 2.2. La matrice Enjeu Pouvoir La préparation d’une négociation est donc essentielle, mais me rétorquerez-vous : « Qui a le temps de préparer toutes ses négociations » ? Ce n’est pas faux, on ne prépare pas une négociation téléphonique pour obtenir un rabais sur une commande de 2 000€ comme on prépare une négociation face au CODIR de son fournisseur stratégique. Nous recommandons donc de faire le point avant la négociation grâce à la matrice enjeux / pouvoir. L’objectif de cette matrice est de définir la stratégie de négociation et de préparation en fonction du contexte, qui repose sur deux facteurs : • L’enjeu : il n’est pas toujours facile de définir l’importance d’une négociation, en revanche on peut plus facilement estimer la conséquence si la négociation échoue. Par exemple vous devez négocier avec un fournisseur une remise de -3% afin que votre service commercial puisse proposer un rabais à votre client : l’enjeu est fort car si votre négociation échoue vous perdrez un projet. • Votre pouvoir, notamment celui de faire changer le vendeur de position. Si vous pensez ne pas avoir d’argument ou ne pas être capable de négocier avec votre interlocuteur, on peut dire que vous n’avez quasiment pas de pouvoir dans cette négociation. Voici les 6 leviers principaux du pouvoir o Poids = « ma puissance d’achats ». Le montant d’achat est-il pertinent par rapport au chiffre d’affaires du fournisseur ? Comment je me positionne par uploads/Management/ negociation.pdf