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Pourquoi et comment organiser un événement Guide pour les communicateurs fédéra

Pourquoi et comment organiser un événement Guide pour les communicateurs fédéraux COMM Collection - N°16 “COMM Collection” est une série de guides pratiques à l'intention des communicateurs fédéraux. Ils sont le fruit de travaux menés par des fonctionnaires fédéraux, actifs dans le domaine de la communication. Le COMMnetKern, composé des responsables communication des services publics fédéraux et présidé par le SPF Personnel et Organisation et le SPF Chancellerie du Premier Ministre, en a validé les contenus et est chargé de leur mise en œuvre. Déjà parus: N° 1 Utilisation efficace du courrier électronique N° 2 COMMtrainings Résidence (épuisé) N° 3 Vision et missions de la communication interne N° 4 Identité visuelle des autorités fédérales belges N° 5 Pourquoi et comment réaliser un rapport annuel N° 6 Les points de contact de l'administration fédérale N° 7 Prévoir et gérer une communication de crise N° 8 Vision et missions de la communication externe N° 9 Concevoir et diffuser une lettre d'information électronique N° 10 Code de déontologie des communicateurs fédéraux N° 11 Pourquoi et comment développer une identité visuelle N° 12 Etablir le plan de communication d’un projet N° 13 Réussir une présentation orale N° 14 Communiquer durablement N° 15 Evaluer des actions de communication A savoir La version électronique de cette brochure est disponible en format PDF sur www.p-o.be>Information générale>Publications. 1 Table des matières Introduction .......................................................................... 3 1. Définition ......................................................................... 5 2. Avant l’événement ............................................................. 6 2.1. Objectif et groupe cible ..................................................... 6 2.2. Choix du type d’événement et du fil rouge .......................... 7 2.3. Equipe d’organisation ....................................................... 9 2.4. Planning ......................................................................... 10 2.5. Choix de la date et du lieu ................................................ 11 2.6. Elaboration du programme ................................................ 13 2.7. Budget ............................................................................ 17 2.8. Plan de communication .................................................... 19 2.9. Risques .......................................................................... 23 3. Pendant l’événement ......................................................... 25 3.1. Feuille de route ................................................................ 25 3.2. Scénario ......................................................................... 26 3.3. Check-lists ...................................................................... 26 4. Après l’événement ............................................................. 29 4.1. Démontage et suivi .......................................................... 29 4.2. Communication ............................................................... 30 4.3. Evaluation ....................................................................... 30 5. Fiches pratiques ............................................................... 32 5.1. Stand de salon ................................................................ 33 5.2. Conférence de presse ....................................................... 38 5.3. Fête du personnel ............................................................ 45 5.4. Journée d’étude/séminaire ................................................. 50 6. Conclusion ....................................................................... 56 7. Annexes ........................................................................... 57 8. Bibliographie .................................................................... 70 2 3 Introduction Cette brochure est composée de deux parties. La première donne un aperçu chronologique des étapes à suivre dans l’organisation d’un événement: la préparation, le jour de l’événement, l’après-événement et l’évaluation. La deuxième partie comporte des fiches pratiques pour l’organisation de quatre types d’événements que l’on rencontre souvent dans l’administration fédérale: • un stand dans le cadre d’une foire, d’un salon, … • une conférence de presse • une fête du personnel • une journée d’étude ou un séminaire Quelques remarques préalables importantes. • Pour les événements internes de plus petite envergure, certaines étapes seront moins élaborées que pour les grands événements. • L’administration fédérale a une mission d’ordre social. Tous les fonctionnaires fédéraux participent à l’amélioration du bien-être social. Nos frais de fonctionnement sont payés avec l’argent du contribuable. Lors de l’organisation d’événements, il nous faut donc toujours bien faire la balance entre les coûts et les “bénéfices”. • Pensez "développement durable" lors de l'organisation de votre événement. Cela ne représente pas plus de travail. C'est une autre approche. Plus d'informations dans la COMM Collection n° 14 "Communiquer durablement". • Lors de l’organisation de votre événement, tenez toujours compte des valeurs et des normes en vigueur au sein de votre organisation. Par exemple: s’il y a une politique contre l’alcoolisme au travail dans votre organisation, tenez-en compte au niveau du catering de votre événement. • Cette brochure se limite à l’organisation d’événements de petite et moyenne envergure. Pour les grands événements destinés à accueillir des milliers de personnes, comme par exemple les fêtes d’ouverture dans le cadre des 175 ans de la Belgique, il est indiqué de faire appel à un organisateur d’événements. Ont activement collaboré à l’élaboration de ce document: Douchka Calcoën Economie, PME, Classes moyennes et Energie Florian De Blaere Personnel et Organisation Jona De Leye Santé publique, Sécurité de la chaîne alimentaire et Environnement Lawrence de Marneffe Institut national d’assurance maladie-invalidité (INAMI) Barbara De Raedt Personnel et Organisation Pascale Mégal Santé publique, Sécurité de la chaîne alimentaire et Environnement Isabelle Tegenbos Personnel et Organisation Merci également à Nathalie Duflos et Danièle Coyette pour leur aide dans la rédaction et la traduction de cette brochure. 4 5 1. Définition Avant d’entamer le chapitre relatif à l’organisation proprement dite d’un événement, il est important de connaître la définition de la notion d’"événement". Qu’est-ce qu’un événement? Le Petit Larousse le définit comme suit: "Fait important, marquant". Il s’agit d’une définition générale et très large. La définition de Jan Verhaar (2004)1 est plus détaillée et cerne bien les différents aspects d’un événement: "Un événement est un fait particulier, déterminé dans l’espace et dans le temps, planifié intentionnellement par un initiateur (individu, groupe ou organisation) et axé sur un groupe cible défini, dans le but de réaliser un objectif déterminé sous une forme choisie délibérément". Tous les éléments de cette définition sont importants et seront abondamment explicités dans les chapitres suivants. Selon leur envergure, nous pouvons classer les événements en trois catégories: • petits événements: jusqu’à 500 visiteurs • événements moyens: entre 500 et 5 000 visiteurs • grands événements: plus de 5 000 visiteurs. 1. Verhaar, J., Projectmanagement 1 - Een professionele aanpak van evenementen, Boom, 2004. 2. Avant l’événement Tout événement demande une bonne préparation. Il s’agit en effet de déterminer quel type d’événement vous souhaitez organiser, de savoir qui organise l’événement, de choisir une date et un lieu, d’établir un programme et un calendrier et de préparer les actions de communication. Une bonne préparation est un gage de réussite. 2.1. Objectif et groupe cible A l’origine de nombreux événements, on trouve souvent une impulsion du style "Il faut qu’on organise quelque chose, ça fait longtemps". Avant de vous jeter avec enthousiasme dans les préparatifs, posez-vous les questions: "Pourquoi faut-il organiser un événement? Dans quel but? Quel résultat voulons-nous atteindre?". L’objectif sera déterminant pour le type d’événement que vous organiserez, l’atmosphère que vous voulez créer et le contenu de votre programme. Voici quelques objectifs possibles pour vos événements: • diffuser des informations • échanger des connaissances, des informations, des expériences • établir des contacts avec les utilisateurs • organiser une formation • définir une politique • améliorer une image • favoriser l’esprit d’équipe • développer un réseau • remercier le personnel • motiver le personnel • recruter du personnel • ... Trois remarques importantes • L’objectif d’un événement n’est pas toujours identique au motif de l’événement! Un exemple: à l’occasion du déménagement de vos services dans un nouveau bâtiment, vous organisez une réception d’inauguration pour les 6 7 membres du personnel et leur famille. Le déménagement est le motif de l’événement. L’objectif de celui-ci peut être de remercier le personnel et leur famille pour le travail effectué et les motiver à continuer sur leur lancée à l’avenir. • Une fois l’objectif défini, il peut arriver que l’on constate que l’organisation d’un événement n’est pas le meilleur moyen d’atteindre cet objectif précis. Si tel est le cas, osez le dire à ce moment-là! • Outre l’objectif, il importe également de définir l’atmosphère que vous souhaitez créer. La stratégie, les normes et les valeurs de l’organisation ont une grande influence sur l’ambiance souhaitée. Un exemple: si l’organisation se positionne comme "partenaire", il faudra choisir un événement interactif. Si la stratégie consiste à fournir des produits et des services de qualité, la qualité devra bien sûr transparaître lors de l’événement. Si l’organisation entend promouvoir la valeur "Diversité", votre événement devra être empreint de diversité. Pour organiser un événement réussi, il vous faut également analyser le groupe cible de l’événement. Les questions suivantes peuvent vous aider à définir votre groupe cible de manière détaillée: • qui sont-ils? • qu’est-ce qui les intéresse? • quelles sont leurs attentes? • quelles sont vos attentes à leur égard? • quelles pourraient être leurs résistances? • quelle est leur plus grande préoccupation? • … 2.2. Choix du type d'événement et du fil rouge Il existe de nombreuses types d’événements. Le tout est de choisir le bon, celui qui répondra le mieux à vos besoins. Essayez de décrire ce que vous voulez en une seule phrase et veillez à y intégrer tous les éléments décrits au point 2.1. Exemple: l’objectif consiste à impliquer dans l’organisation, de façon informelle, les collaborateurs et leur famille. Vous pouvez atteindre cet objectif en organisant une fête du personnel pour tous les collaborateurs et leur famille (groupe cible) et en mettant l’accent sur les aspects "accueil" et "diversité". Lorsque vous avez rédigé cette phrase, organisez un mini-brainstorming avec des collègues. Chaque idée formulée sera ensuite confrontée aux élé- ments repris dans la phrase pour vérifier si elle répond à l’objectif de base. Penchez-vous également sur les types d’événements que vous avez organisés par le passé. Veillez à ne pas tomber trop vite dans la répétition. Soyez créatifs dans l’organisation d’événements annuels uploads/Management/ pourquoi-et-comment-organiser-un-evenement.pdf